浅谈企业科技档案管理工作
摘 要：文章简述科技档案管理工作和科技档案的形成、积累、整理与归档及科技档案的保管、借阅。
关键词：科技档案；管理；工作
科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。科技档案是记述和反映企业基本建设、生产技术、工程经营以及科学研究等活动的历史记录。各级要建立健全科技档案工作制度，按照集中统一管理的原则，实行科学管理，推进本企业科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。下面结合科技档案管理的工作实践，谈谈主要做法和体会。
一、科技档案责任保证体系
建立一个自上而下的责任保证体系和监督管理，是保证科技文件材料完整、准确、齐全的重要措施。由分管领导或有关部门负责人担任，配备专兼职档案人员组成，对全公司科技档案工作进行全面管理。
二、建立健全科技档案管理制度
科技文件材料来源广泛，构成复杂，形成和承办周期长，为了保证它的完整、准确、系统和安全，必须建立健全有关的规章制度，并严格贯彻执行。
贯彻执行国家《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《国有企业文件材料归档办法》和本企业制定关于《科技档案管理实施细则》等。
档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，建立健全科技档案工作的组织领导体系，明确档案工作分管领导。机关各业务部门及基层所属各项目在内的纵向到底、横向到边的由专职档案人员组成的档案管理网络体系。
要明确专兼职档案人员。要配备热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具有相应的专业知识和业务工作能力人才。科技档案管理人员必须实行“三纳入”，将科技档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划；纳入企业管理重要日程与制度；纳入相关人员职责和考核范围。对档案文字材料进行集中统一管理，保证科技档案系统完整、准确和安全性。
三、科技档案文件材料形成与归档范围
（一）基本建设档案：承揽工程任务形成的投招标文件、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同和协议，施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告，补救措施及评价材料；开工报告及批复、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、工程数量汇总表，竣工决算或末次验工计价表及审定书等。
（二）科学研究档案：在科研、技术交流、成果推广应用、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究等工作中形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结和审批、鉴定、评议、推广等作为依据的文件材料，以及专刊、论文、工程技术总结、著作、优秀工法、QC成果材料等。
（三）设备仪器档案：因施工生产、产品制造、养护维修、等各项活动需要而购置、进口、自制、安装、使用和储备的机械、非机械动力设备、仪器仪表设备的图纸、说明书（外文材料包括原文和译文）、操作规程、规范、检查验收资料；进口或订购国内机械设备、仪器仪表过程中形成的购置报告、审批文件、订货合同、发票；机械设备、仪器仪表调拨转让通知，设备报废文件及批复，技术经济指标统计资料及机械设备事故调查分析等文件材料。
（四）生产技术档案：在大型机具、设备、桥梁、混凝土和金属构件、水泥、专用与非专用工具、器材等产品的设计、试制、试验、新造、改造、修理等各阶段形成的设计图、说明书、计算书、记录、工艺文件、工艺装备，以及作为各阶段依据和审批鉴定的文件材料。
（五）房地产档案：基地的扩建、改建、大修、抗震加固等工程的全部设计、施工、监理、竣工文件，给排水、电力、采暖等工程的总平面布置图、座落总平面布置图、地下管线图、地形地质资料、地亩图及购地文件、地方批准文件、规划和施工许可证、统计表、土地使用证、房屋所有权证和与地方政府签订的协议，以及与房地产有关的评估资料、产权变更文件资料等。
（六）铁路保障档案：战时铁路工程保障任务的划分调整，战区内铁路线路保障资料及一、二级重点目标（枢纽、桥梁、隧道、车站）的抢修方案，战备物资、器材的储备，战备科研项目，战时铁路工程保障计划、铁路战备输送方案，铁路抢修（含国内外）的设计、计划、总结，以及平时铁路抢险救灾等活动中形成的科技文件材料。
四、科技档案文件材料的整理归档
项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到“三同步”：即布置施工任务与布置竣工文件编制同步、工程施工进度与竣工文件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。
凡归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清晰，反差良好。严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。科技文件材料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良。
归档的科技文件材料，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅按国家标准绘制。
科技文件材料的整理应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。一个独立项目的科技档案，可以组成一个保管单位，也可组成若干个保管单位。
五、科技档案的保管和借阅
归档的科技档案必须保持其历史的真实面，不得任意修改。借阅科技档案时，应严格执行科技档案借阅制度。借阅科技档案的人员，认真登记、签字。归还科技档案时，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。档案工作人员要详细检查、注销、并注意收集、积累利用效果实例。
科技档案管理至关重要，因此，在管理的后续发展中，要不断提高管理人员素质，加强对科技档案管理作用的重视，严格管理体系，促进科技档案管理水平的提高。