浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

摘 要:本文针对事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施研究,将从事业单位档案管理工作的重要性入手,结合事业单位档案管理工作中存在的突出问题,以此提出事业单位档案管理突出问题的具体解决措施。希望本文的研究,能为提升我国事业单位的档案管理水平提供参考性建议。

关键词:事业单位;档案管理工作;突出问题;解决措施

随着我国事业单位不断改革创新,事业单位各个部门的管理工作也在求得新方法和新手段。以事业单位档案管理工作为例,为了加强其管理工作的规范性,使其成为事业单位发展建设的有效推动力量,必须从事业单位领导的重视程度开始,不断端正档案管理人员的工作态度。虚心发现工作中存在的突出问题,采取相应的措施进行解决,促进其良好发展。

1 事业单位档案管理工作的重要性

档案管理工作是事业单位管理工作中的重要部分,其担任的职责重大。从最基本的管理职责上看,档案管理工作需要根据国家相关法律和制度,对各部门的档案材料进行收集、整理、立卷和归档等[1]。除此之外,事业单位管理工作还需要开展档案史料编研工作,并办理单位相关的档案业务工作,负责其他档案业务工作。事业单位档案管理工作具有较高的要求,比如需要收集齐全完整的文件材料,并要科学的整理和归档。事业单位档案管理工作需要具有高度的责任心,其工作内容会涉及到方方面面。因此,事业单位档案管理工作十分重要。

2 事业单位档案管理工作中存在的突出问题

(一)事业单位缺乏对档案管理的重视

事业单位缺乏对档案管理的重视,是许多事业单位存在的问题。尤其单位领导一旦忽视档案管理工作的重要性,就无法为档案管理部门设立科学的硬件设施,同时也不会对档案管理人员进行定期培训[2]。这就使档案管理人员缺乏必要的理论水平和操作技能,专业性比较滞后,无法跟上时代的发展。在信息化时代,若档案管理工作较为落后,将抑制其他行业和部门的工作效率。这些都来源于对档案管理缺乏重视,导致工作效率和水平越来越低。

(二)事业单位缺乏管理意识及较高综合素质

事业单位缺乏管理意识及较高的综合素质,也是事业单位档案管理工作中存在的突出问题。档案管理,主要是对事业单位的档案信息进行精细化的整理,具有一定的现实意义。这些信息资料,可以为行政单位的行政决策提供科学依据,并影响社会未来经济趋向,具有十分重要的地位[3]。但是,许多事业单位对于该方面并没有清晰的管理意识,档案管理责任心不强,档案管理的整体水平也相对较低,影响了档案资料发挥积极作用。

(三)事业单位管理制度并不健全

事业单位管理制度不健全,其主要原因是没有建立起相关的责任制度。该方面的问题,对档案管理工作造成了严重的制约,阻碍了其管理工作的良好开展。事业单位制度不健全表现在很多方面。同时,在组卷工作时,缺乏系统的管理,有些档案也没有卷内目录。这些问题的出现,都是由于事业单位档案管理的过程中,其收集、整理、保管的过程中,没有科学的制度规范,管理人员也疏于管理,降低了档案管理第存在价值。

3 事业单位档案管理突出问题的解决措施

(一)对档案管理工作做到足够的重视

为使档案管理工作得以顺利进行,应设定较为健全的管理制度和管理体系,使其充分的得到具有合理性以及科学性的规范。针对档案管理工作在开展的过程中,应严格按照档案管理所制定的要求来实施管理工作。鉴于此,为使档案管理工作得到足够的重视,应创建较为完整的档案管理体系以及相关档案管理制度,更好的为事业单位的发展起到促进作用。就现今我国事业单位的档案管理工作而言,不仅管理水平得到了一定的提升,其档案管理的方式也得以有效提升。由于档案管理体系以及相关制度未能得到高度重视,使其在开展的过程中受到限制,这就需要事业单位加大对档案管理体系及规章制度的重视程度,为适应不断变化的档案管理工作打下基础,进而为事业单位的长远发展做出巨大的贡献。

(二)应当不断提升档案管理人员的思想意识和素质

不断提升档案管理人员的思想意识和素质,就是针对事业单位的档案管理人员,应定期组织其进行相关知识的培训,这不仅能有效提升档案管理人员的管理意识,使其在档案管理工作中能够秉着正确的工作态度,还能深层次的认识到档案管理工作的重要性。除此之外,为使档案管理人员的综合素质得以提升,应将档案管理人员的专业知识作为事业单位的培养重点,以此来有效提升档案管理人员的思想意识和综合素质。

(三)建立健全完善的事业单位档案管理工作制度

为使事业单位的档案管理工作能更好的适应不断变化的时代,应建立健全完善的事业单位档案管理工作制度,使其档案管理的设施得到良好的建設,从而使档案管理水平得到大幅度提升。事业单位的各个部门为使现代化建设跟上时代快速发展的步伐,应当运用信息管理系统以及资源管理系统等较为先进的技术方式,使得档案资源将采取电子档案的形式进行妥善保管。除此之外,对于科技技术的飞速发展,应创建现代化档案管理体系,运用计算机技术来对电子档案进行管理,从而为事业单位的档案管理人员提供诸多便利条件。

(四)档案管理人员在各个环节做好交接班工作

事业单位应当在各个环节中做好交接班工作,针对出现的问题或是有疑惑的问题,严格按照档案管理的规章制度进行处理。若档案管理人员存在离职情况,应当在各个环节中做好交接班工作,并确保在离职过后与事业单位的领导常有联系,保证在出现问题时能够进行有效的交流,从而降低问题的发生机率。因此,为使事业单位的档案管理工作能够顺利进行,应使档案管理人员在各个环节的交接班工作得到有效保障,并重视档案的管理工作,采取正确的方式定期检查档案的保管情况,从而使存在问题的档案做出及时修复的补救工作。

4 结论

信息化社会新形势下,事业单位的管理部门,应当加强档案管理工作的重视。为了促进档案管理工作良好发展,本文针对事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施研究,是从事业单位档案管理工作的重要性入手,对事业单位档案管理工作中存在的突出问题进行了分析,包括事业单位缺乏对档案管理的重视,事业单位缺乏管理意识及较高综合素质,事业单位管理制度并不健全等重要内容。最后,本文提出了以下几点事业单位档案管理突出问题的解决措施。第一,对档案管理工作做到足够的重视;第二,应当不断提升档案管理人员的思想意识和素质;第三,建立健全完善的事业单位档案管理工作制度;第四,档案管理人员在各个环节做好交接班工作。希望本文的研究,能为提升我国事业单位的档案管理水平提供一份借鉴,进而促进其发挥应有的价值。

参考文献

[1]杨万欢.地方本科高校转型发展背景下档案管理工作的开展——以长沙C高校为例[J].兰台世界,2017,02:72-74.

[2]杨辰毓妍,赵旭.“图书馆、情报与档案管理”学科知识结构布局分析——基于国家基金项目计量分析视角[J].情报科学,2017,03:63-68.

[3]王向女,谢诗艺.美国工业遗产档案管理现状及启示——以美国奥利弗钢铁公司为例[J].档案学研究,2016,02:22-26.