摘要:本文通过对联通公司的采购战略、组织结构、采购方式及采购流程相对详细的介绍,分析出联通采购过程中面临的主要问题,对联通采购体系优化的价值分析基础上,提出联通应进一步推行集中采购、强化供应商管理、加强采购统计与反馈、推行信息化管理等手段进行采购流程优化,在此本文还创新性地提出第三方物流体系参与联通物流体系的建议,使用可行性分析进行判断。通过采购模式的革新,新联通在经营发展上会有更大的发展前景。
关键词:采购模式 流程优化 物流体系再造
0 引言
电信业是国民经济战略性产业,作为基础行业,电信业的发展关系着国家信息产业服务水平,奠定了其他行业发展的基础。2008年电信业重组重磅出击,中国网通1900亿资产和中国联通的GSM业务合并成立新联通公司,而原联通CDMA业务划分至新电信名下。从独家垄断到双寡头市场,从全方位业务包干到各公司分管各自业务,从移动独占市场到三足鼎立,电信业的市场竞争格局不断进行着调整,而电信行业的多次变革使得联通集团的采购体系也发生了多次变化,原先单一的计划体制已不断向流程化、统一化、专业化发展。重组后联通公司停滞不前的业务状况略有好转,但公司在成本管理上仍面临较大压力。采购作为公司经营管理中最大额支出之一,是新联通采购管理中需重点控制的环节。只有通过采购模式的革新,新联通在经营发展上才能看到新的曙光。
1 新联通公司采购管理现状分析
1.1 新联通采购的战略 联通采购要求各级采购实施单位从降低物资生命周期综合使用总成本的角度出发,综合考虑物资的购买价格、配套设施、运行维护、升级更新、替代等因素,研究物资供应市场变化趋势,逐步积累信息,分析得出合理的物资采购成本,优化采购方案,科学组织采购实施,提升采购品质。联通总部按照移动主设备、传输设备、交换设备、数据设备、配套设备、IT软硬件等专业设置了相应的产品采购经理,要求各省对应设置产品采购经理。总部会针对不同产品,建立虚拟采购经理团队,共同研究采购案例,积累数据,形成采购方案模版库,逐步实现信息共享,为提高集中采购管理水平奠定基础。
1.2 新联通采购管理流程 采购需求阶段由采购需求部门负责提出采购需求,组织编制技术规范书。采购需求的主要内容包括:项目名称、需求物资、采购预算等。启动采购需具备如下条件之一:可研批复、费用预算批复、绿色通道批复、所属单位的签报或管理层会议纪要。联通主要施行的是集中采购管理方式,但集中采购模式推行亦考虑了分权。①采购流程。采购计划需需求部门申请,填写采购申请单,送交领导签字,送审经市级领导同意,若简单物资采购相关财务部门审批即可,若物资战略性重要程度较高,送交采购与物流中心组织采购后,由公司领导签字后与供应商签订采购合同与订单。②采购方式联通采购方式主要分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、优先谈判、直接采购等。
2 新联通采购管理问题分析
2.1 采购计划管理能力不足 现行的采购模式下,由于市级以上机构才具备采购权,而一类、二类物资需集团或省公司才能采购,导致部分市级公司不得不配备大量的必需性物资,由此占用了大量的库存成本,另一方面,由于技术更新速度快,原先的部分库存物资因技术淘汰无法使用,造成了较大浪费。
2.2 分散采购导致采购成本过高现象仍存在 目前总公司对各地区的集中管控力度不够,由于网通公司新并入中国联通,管理模式的对接也是当前的较大压力,因此我国北方地区很多物资仍使用分散采购的方式,由于分散采购引发的系列问题,如讨价还价能力弱、采购人员素质要求高、不便于公司总部核算控制等,目前采购成本过高现象仍存在。
2.3 缺乏事后反馈和统计分析 目前联通的统计工作仅限于主要报表的统计和汇总工作,对于采购前以及采购过程中产生的各种数据和文档,联通很少对其进行分析,更不可能用统计分析结论指导物资采购管理工作。另外在采购完成后,采购的反省和反馈工作不够到位,没有相对有利的奖惩措施,即使采购供应商出现质量问题,由于通信行业的特殊性,设备可能已经开始使用,对后期有很多无端的不利影响,使用部门反应给采购部门的信息不够具体详细,采购部门也不使用相应的奖惩措施施行对供应商或采购人员的奖惩,有时候财务部门会在付给款项上进行拖欠,但这无疑是加大了恶性循环。
3 新联通采购体系重组再造策略研究
3.1 进一步推行集中采购 联通施行的采购过程中,十分注重采购方式的优化、权衡采购的各个方面,并尽量使用招投标等方式进行,由于采购金额大、谈判能力强,有助于建立良好的供应商关系,联通具体操作过程中北方的分散采购现象仍然较明显,但由于南北整合、联通与网通本实力悬殊不大的公司进行合并,很容易造成企业文化等方面的兼容冲突,由此,集中采购是必然推行的,但需要循序渐进的进行。
3.2 强化供应商管理 供应商考核不应仅是采购管理相关部门的工作,集团应做好教育宣传,动员其它部门参与供应考核与监督中,联通的考核虽涉及供货周期、产品质量等系列问题,但因采购部门工作繁琐,繁忙,导致到各需求部门寻求产品质量意见很有难度,而各部门主动反馈产品质量意见也甚少,因此包括采购部门、需求部门、质量检查部门、具体使用部门等多元主体参与的供应商考核显得十分必要。由于每个供应商对于企业的重要性并不相同,因此对于不同的供应商,不应该一味寻找与供应商的优化和强化,可根据企业实际情况将供应商进行分类。
3.3 加强采购统计及反馈 联通总公司应建立采购专业综合统计指标,分为管理指标和专业指标,其中包括采购金额、采购项目数量、采购订单数量、采购合同数量、采购方式占比、采购时限等内容。这些指标将全面反映各单位的采购工作情况,以便及时发现并解决采购工作中存在的问题。总部需要求各省分公司,做好数据统计工作,认真分析统计结果,了解采购工作状况,对工作中存在的问题进行改进,提高采购管理水平。对采购管理的考核需强化是否在集团批复范围内采购;是否根据集团价格执行;是否集中签约等,另一方面还应加大对供应商信息的统计与反馈。
3.4 推行信息化管理 经过多年发展,电信类的各大企业都是用了相关的信息化系统,因此流程和信息化的对接相对较好,业务自动化、无纸化操作较多、企业人员计算机应用能力和综合素质有所提升、系统运作能力也不断上升,企业竞争优势日益增强,三大运营商基本都设立了专门的信息中心。通过对比和移动的差距,强化采购业务流程化运作,通过跨部门之间的系统集成方案,努力打造与外部商务信息对应的平台,同时注意知识共享下的学习型组织创建,这些对增强采购管理,提高联通核心竞争力有很大作用。
3.5 新联通采购管理创新与发展
3.5.1 建立战略合作关系 中国联通已相继与渠道商如苏宁电器建立战略性合作伙伴关系,以借助苏宁电器的销售渠道促进联通业务发展,同时联通已和中国平安于2010年5月11日签署战略合作协议,正式建立全面战略合作伙伴关系。双方约定在基础通信服务、行业应用、合作开发、金融及保险、联合营销等领域全面深化战略合作,共同研究基于高速移动数据网络和智能手机的各种交互式应用,借助于双方的客户关系和资源扩大市场份额。
3.5.2 发展回收物流 在经济发展与资源短缺、环境污染之间的矛盾日益突出的情况下,发展循环经济,建设节约型社会,大力开展回流产品管理已引起世界各国的高度关注。中国联通要进一步节约成本,应大力发展回收物流,即产品再利用或废品销售再循环。在开展回收物流时,联通可根据物料的价值进行分类,在充分收集了废旧及淘汰产品的相关信息后,根据每个产品的不同可利用程度,对产品进行相关处理。
作者简介:沈峻(1973-),男,江苏苏州人,上海理工大学管理学院08级MBA。研究方向:运营管理。