【摘要】房地产开发企业内部档案包含经营管理档案及基建档案，采用有效的档号编制方法有利于档案的存放和查阅。
【关键词】房地产开发企业；经营管理档案；基建档案；档号
房地产开发企业内部档案主要分为企业经营管理档案及基建档案两大类。企业经营管理档案是指企业在企管运营、行政、人力资源、财务管理活动中形成的历史的原始记录；基建档案是指建设工程从酝酿、决策到建成使用的全过程中直接形成的应归档保存的文字、图表、声像等不同形式与载体的文件材料。
企业经营管理类档案整理可参考文书档案的整理方法；基建类档案的整理可参考科技档案的整理方法。因为这两类档案包含内容的性质不同，在档号的编制上给企业档案管理人员造成一定程度的困扰。
文书档案的档号编制一般采用“全宗号—(目录号)—年度—保管期限—案卷号”；科技档案档号编制一般采用“全宗号—大类代号—项目代号—案卷号”。文书档案档号对“年度、保管期限”有所强调，说明此类档案可以从年度、保管期限上进行区分；科技档案档号不强调“年度、保管期限”，说明此类档案反映的内容时间跨度长，保管期限无明显的区分。
房地产开发企业的档案管理人员面对这两类完全不同的档案，如何有效地编制档号，既能保证档号具有“唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性”，又能保证一个公司内部档案的档号具有“统一性”？
我认为：应从以下几方面考虑：
一、理清档号的作用
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。既然为了满足存、取需要，全宗号、类目号是不可少的，从档号中必须反映出档案具体属于哪一类。要起到统计监督作用，案卷号是必不可少的，可以显示出此类档案顺序号。至于“保管期限、年度”，则不是什么必备内容。如果房地产开发企业每年度的经营管理类档案较多，必须按年度整理，则可以在该类档案的档号中加“年度”，反之则不必。保管期限完全没必要进档号，因为房地产开发企业内部真正关心档案保管期限的只有档案管理人员（关注档案是否该销毁），其他人对此根本没有概念。
以本人所供职的山东恩马实业集团为例，经营管理较为规范，每年度形成的经营管理类文件资料较多，很有必要将年度纳入此类档案的档号中。而本公司房地产开发项目从立项至开工、竣工、销售、入住，约需三年时间，之后还有约三年的售后服务，时间跨度较长，以项目为单位整理基建类档案即可，没必要在档号中体现年度。
二、建立归档文件类目表
房地产开发企业有个特点，基于纳税、核算、行政管理的属地管辖需要，每开发一个项目，便注册一个公司。这样，从公司名称便可以将归档文件进行第一层分类，可将类目表的第一类设为公司名称代码，并以此来标识全宗号。
以山东恩马实业集团为例，有多家控股子公司用于开发房地产项目，按如下方法编制全宗号：
青岛恩马房地产开发有限公司： EMDC
青岛文景置业有限公司：WJZY
山东林蔚房地产开发有限公司：LWDC
山东恩马实业集团有限公司：EMSY
……
以公司名称进行第一层类目区分后，第二层类目建议分为两类，即：企业管理QG、地产项目DC，用以区分经营管理档案、基建档案。
三级及以下类目则需根据房地产开发企业经营管理及项目管理的实际情况，进行详细分类，尽可能层级分明、完整系统。本人经多年在房地产开发企业工作，建议按如下分类：
1、企业管理：QG
1.1经营管理：JY
1.1.1经营决策JYJC；1.1.2战略规划ZLGH；1.1.3企业文化QYWH；1.1.4组织架构ZZJG；1.1.5制度流程ZDLC；1.1.6信息化XXH；1.1.7督察督办DCDB；1.1.8计划管理JHGL；1.1.9品牌管理PPGL
1.2行政管理：XZ
1.2.1 收发文SFW；1.2.2法务管理FWGL；1.2.3工商管理GSGL；1.2.4资产管理ZCGL；1.2.5用印管理YYGL；1.2.6安全保卫AQBW；1.2.7后勤福利HQFL； 1.2.8档案图书管理DATS；1.2.9其它行政事务QTXZ
1.3人力资源管理：RL
1.3.1员工档案 YGDA； 1.3.2人力资源规划RLGH；1.3.3招聘与配置ZPPZ；1.3.4培训PX；1.3.5考核KH；1.3.6薪资管理XZGL
1.4财务管理：CW
1.4.1会计凭证KJPZ；1.4.2会计账簿KJZB；1.4.3会计报表KJBB；1.4.4 融资RZ；1.4.5审计SJ；1.4.6财务分析CWFX
1.5 合同管理：HT
1.5.1行政管理类XZGLL；1.5.2人力资源类RLZYL；1.5.3财务审计类CWSJL；1.5.4企管运营类QGYYL；1.5.5投资开发类TZKFL；1.5.6物业管理类WYGGL；1.5.7法律事务类FLSWL；1.5.8软件服务类RJFWL；1.5.9其他类QTL
2、地产项目：DC
2.1、2.2、2.3…… 按照开发的项目区分。如：文景园项目WJY，双城汇项目SCH，墅院项目SY……
2.1.1 立项LX；2.1.2用地YD；2.1.3设计SJ；2.1.4开工KG；2.1.5施工SG（2.1.5.1 土建工程；2.1.5.2安装工程；2.1.5.2精装修工程；2.1.5.2室外工程）；2.1.6监理JL；2.1.7竣工JG（2.1.7.1竣工图；2.1.7.2竣工验收文件）；2.1.8营销YX；2.1.9采购CG；2.1.10成本CB；2.1.11合同HT（2.1.11.1土地类TD；2.1.11.2期类QQ；2.1.11.3套设施类PTSS；2.1.11.3基础设施类JCSS；施工类SG；甲供材料类JGCL；甲供设备类JGSB；环境景观类HJJG；开发间接类KFJJ；营销类YX；房屋销售类FWXS；物业服务类WYFW）；2.1.12物业WY
三、进行档号编制
1、经营管理类档案
档号建议按“全宗号-类目号-年度-案卷号”编制，如：EMDC-QG.JY. XXH-2013-1（指恩马地产公司2013年度信息化类档案第1卷，EMDC为全宗号，QG.JY. XXH为类目号，2013为年度，1为案卷号）。
2、基建类档案
档号建议按“全宗号-类目号-案卷号”编制，如：EMDC-DC.WJY.LX-1 （指恩马地产公司文景园项目立项类档案第1卷，EMDC为全宗号，DC.WJY为类目号，1为案卷号）
四、档号应用
1、标注在案卷封面、脊背上以备查阅 ；
2、标注在“档号章”加盖处；
3、标注在案卷目录中。
结束语
通过统一对房地产开发企业内部归档文件编制类目表，确保了类目的全面性、唯一性、合理性。类目表中各级类目以汉语拼音缩写形式标识，比纯数字标识更直观，以此类目表为基础编制档号，有利于对档案进行存放和查阅。建议各房地产开发公司广泛采用上述档号编制方法。
参考文献
[1]《基本建设档案案卷整理规范》，青岛市档案局，2009年7月20日发布；
[2]《档号编制规则》，国家档案局，1995年6月12日批准；
[3]《科学技术档案案卷构成的一般要求》，国家质量技术监督局，2008年修订。