[摘 要]人事档案记录了员工的个人履历、家庭成员、学历、政治面目、奖励处分以及工资待遇变动等各方面的情况，人事档案管理为企业选人用人、职称评聘等方面的工作提供准确详实的依据，显得尤为重要。本文根据钢铁企业人事档案管理的现状分析企业人力资源管理过程中人事档案管理的重要性，并提出加强人事档案管理的一些建议。
[关键词]企业；人事档案；管理；改进；措施
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.147
[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）14-0-01
1 当前钢铁企业人事档案管理现状
1.1 钢铁企业人事档案没有统一的管理模式
有些钢铁企业，特别是国企，人事档案管理经历了很多次变革，虽然在管理模式上有了很大的改进，但仍存在不足。钢铁企业的机构一般由总公司和各下属二级单位组成，每个二级单位都有隶属于总公司的人力资源管理部门。员工的人事档案由各二级单位分别管理，每个二级单位都采用各自的人事档案管理模式进行。例如有些二级单位以全厂员工的姓氏笔画作为排序依据，没有其他区别标识；有些单位按员工的类别分为干部和工人两大类，再按名字首拼进行排序管理。后者的好处在于便于人力资源部门进行分类管理，也便于领导直观地了解各类人员信息，提高档案利用效率。这种由各二级单位分管人事档案的管理模式，优点是适合本单位内部管理，方便单位主管利用，有利于人事档案的保密工作；缺点是导致各个二级单位管理模式不一致，给公司总部或各二级单位之间查阅和传递档案资料就会产生诸多不便。
1.2 人事档案管理的信息化程度不高
目前很多钢铁企业的人事档案依然使用纸质材料，由档案管理员收集、记载、填写目录并装订。这种管理方法注重档案的原始记载，管理人员收集、记录以及装订，工作量大，使用效率低。日常使用档案，例如干部职务聘任及职称晋升或查阅职工个人资料，都要用到个人相关时期的评审表和原始记录，需要查找、撤出、复印，然后按目录位置放入装订成册。这无形中浪费了大量人力、物力和时间，且不利于档案材料的保管，每次翻找、撤出以及装订的过程中，都会损毁档案材料，有些材料一旦丢失或损毁严重，是根本无法弥补的。
1.3 人事档案管理人员个人素质不高，管理水平不高
在实际工作中，有些钢铁企业或二级单位对人事档案管理不够重视，不配备专职人员，而是兼职管理或经常轮换岗位，兼职管档人员对业务不熟，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档以及装订等业务不太了解，严重影响了档案管理水平。特别是在国有钢铁企业，有的工人文化程度低，是20世纪70或80年代招工上岗的，原始的招工表成了该员工参加工作时间界定的唯一凭证，由于保存时间较长，若保存环境过于干燥或潮湿，纸张发黄或字迹模糊现象就在所难免，非专业档案管理员不懂得如何保护和使用这些原始记载资料，给管理工作带来很大的麻烦。
2 改进钢铁企业档案管理问题的建议
2.1 建立科学合理的人事档案管理制度
传统的钢铁企业人事档案管理，已不适应企业当前的管理模式，必须进行改进。要及时建立统一的、科学合理的人事档案管理制度，使人事档案管理集中化、规范化。人事档案材料的收集、鉴别、排序和装订，以及档案的登记、借阅和保存等环节都要建立相关的规章制度，并在实际工作中不断完善，以保证人事档案管理工作有序进行。要以提供详实的记载和安全的保管为目标，既要方便使用，又要尽量减少因管理不善造成的漏洞。
2.2 建立人事档案管理信息化的管理模式
人事档案管理工作要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。这个系统要求建立纸质档案与数字档案相结合的技术性管理系统，实现人事档案的信息化管理。在钢铁企业总公司建立人事档案管理信息系统，把每个员工的档案信息都录入到数据库中，并把纸质资料转换成影像资料链接到员工信息中。这有利于提高人事档案管理人员的工作效率，有利于档案管理实现信息化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可随时取用，上级人事、组织部门只需调用档案数据就可查阅，并大大提高了管理人员的工作效率，并能保护纸质档案。
2.3 提高档案管理员的业务水平，实现专人专管
加强人事档案管理人员的素质培训。人事档案管理员要在政治上可靠、作风正派、责任心强。重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使其了解管理档案的重要性，增强责任心。人事档案实现信息化管理后，对档案管理员提出更高要求。人事档案信息化将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，节约大量的工作时间，使其可以钻研业务，学习各种管理知识，不断提高业务管理水平。
3 结 语
要进一步改进国有钢铁企业的人事档案管理模式，使之适应新时期人力资源管理和企业管理的需求。人事档案管理工作既要规范化管理，又不能墨守成规。随着我国钢铁企业员工素质的不断提升，传统的手工人事档案管理势必会给档案使用带来不便，必须建立人事档案管理信息系统，实现个人档案信息的录入、检索和查询，实现用现代化手段管理和利用档案，把人事档案管理工作融入到人力资源管理和企业管理中，体现人事档案的社会价值，发挥人事档案的更大作用。
主要参考文献
[1]邰启杨.信息时代的人事档案管理[M].北京：中共党史出版社，2004.
[2]秦丽媛.从现代人力资源管理看人事档案内容的变革[J].兰台世界，2007（9）.