王芳芳 闫光荣
（山东广播电视大学，山东 济南 250000）
公文是具有法定权威和规范格式的应用文，具有特定的体式和流程。公文审核是公文办理的重要环节，做好公文形式、内容的审核对于提高公文质量、确保公文规范具有重要意义。为更好发挥公文效能，根据笔者公文审核经验，认为在公文审核中要着重要把握以下几点。
公文具有规范格式，其起草、审核、流转均需遵循严格规定。《党政机关公文处理工作条例》最新规定我国有15种通用公文，对公文种类、格式、行文规范、公文拟制、公文办理、公文管理等做出了严格规定和具体阐释，15种党政机关公文有着明确使用范围。随着高校的发展，高校业务逐渐扩展，公文数量日益增多，然而高校公文起草处理中会存在一些格式误用，故公文审核必须严格遵循公文的法定权威，准确把握公文格式规范。根据公文使用范围规定，除“命令”“公报”“议案”之外，其他12种公文文体皆可用于高校，但审核公文过程中经常会发现文种误用、混用，如审核中发现部门起草文件标题为《***关于***的说明》《***关于***的申请》，说明、申请之类并不属于规范文体，对此审核者就需要根据内容对标题进行修改，改为请示、报告等规范文体，保证公文格式规范。各文体有特定的适用情景和范围，以“通知”“通报”“通告”为例，《条例》规定“通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”，“通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”“通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”，审核处理一些与表彰优秀教师和学生相关的公文，有时部门图方便习惯用通知，但此类表彰先进、鼓励师生的公文用“通报”更为合适。在注重审核规范，确保公文格式准确的同时，审核者要根据公文内容进行合理调整，比如高校在办文过程中经常会涉及一些请示，请示要原因充分，言辞恳切、委婉、有说服力，要用尽量简洁的语言将请示缘由表达清楚，后期公文审核要根据不同文体特点对语言、内容进行调整，在确保公文格式规范的前提下充分保证实用性，强化公文创新，提高核文质量。
高校公文办理有固定完备的流程，按照拟稿人—拟稿部门负责人—办公室文秘科—办公室负责人—分管校领导—办公室文秘科的流程进行，每一程序都需要专人负责确认，有时在公文审核过程中会存在流程不完整、发文不规范的情况，审核者要严格把好发文程序关，对于一些紧急处理的急件，如相关人员因故不能履行流程，拟稿人须根据情况向分管校领导请示并注明情况（事后补签履行正常手续）。要确保公文合乎规范、内容准确，审核者必须把握审核关键，对发文程序、发文规范进行审核，把好公文审核第一关。要使公文成为真正的“红头文件”重点就要做好公文格式、内容的审核，重点做好文头、正文、文尾三部分的审核，把握审核重点，保证行文准确。文头作为强调公文责任归属和权威性的标识，重要性不言而喻。审核者审核文头应重点审核发文字号是否准确，发文机关代字是否规范、发文时间是否正确等。正文作为公文内容的主体部分，要准确传达有关事项，条理清楚，结构规范。审核时重点审查公文文种是否正确，行文理由是否规范，行文事项是否具体，字体、数字、段落是否规范，比如在审核《**大学关于2020年年春季学期开学的请示》时，审核者要着重审核公文是否符合上行文要求，正文内容是否恳切具体，是否把开学来龙去脉、准备工作、注意事项都写清楚，正文具体格式是否准确，要对正文中的重要部分、重要表述重点审核，尤其是具体的时间、数字等，保证“重要部分”“关键部位”合理规范。文尾作为公文主体内容的延续和深化，体现公文约定俗成、简洁明快的特点，应注意重点审核公文文尾是否得体，如要求下级执行，一般用“请遵照执行”，表示明确的指令性，如向上级请示，一般用“当否，请批示”，表示谦和有礼。要完成一篇格式规范、内容合理的文件，审核人员要把握审核关键、重点，对每一流程认真负责，规范公文管理，提高公文审核质量。
公文要真正做到格式达标、内容规范、语言简明、逻辑严密，审核者必须在了解全文基础上充分审核各种细节，把握公文审核关键与重点。审核公文要求审核者把握公文内容，有时审核者为节约时间，不是先通读全文，而是习惯性地直接就改，看一句改一句，导致改完后的公文前后文意不搭，内容表述不连贯，数据不统一，事情来龙去脉没有描述清楚，所以审核者在审核公文时要养成先通读全文再审核细节的良好习惯，全面完整把握公文内容。在全面把握公文内容的基础上，对公文进行细致审核，切忌粗枝大叶。现今高校工作任务繁重、时间紧张，很多公文都是匆匆草拟，审核时经常会遇到一些不规范的文稿，这就需要审核者能静下心来认真琢磨，牢固树立“100-1=0”的意识，不放过任何一个细节，确保公文规范。常见的问题一是文字审核不细致，虽然有时文件经过层层审核，但到办公室审核还会存在明显的错别字或多字、漏字现象，如“遵照执行”写成“尊照执行”，“鲜为人知”写成“显为人知”，“反应”写成“反映”。二是格式不规范，比如标题分行不当，破坏了词义完整性；
附件编排不合适，正确的要求是附件在正文下空一行并空两格，附件名称紧随“附件”二字之后，经常出现附件标记不规范的情况。三是标点使用不当，比如没有分清标点之间的层次关系，用来表示停顿关系的，有顿号、逗号、分号、句号，按照层级关系从低到高应该是顿号、逗号、分号、句号，审核时要注意分清句子层次关系，规范合理使用标点符号。审核公文时把握各种细节，不仅体现着审核者的专业素质和认真态度，更是提高公文质量的必然要求。审核者在审核时既要全面把握内容，又要发挥严谨细致、细密周到的精神，保证公文规范。
公文审核是一项严肃工作，是部门之间双向互动、沟通协调的过程，在审文沟通协调过程中要坚持原则性与灵活性的统一，保证公文的政治性、时效性、灵活性。一方面要有原则性，毛主席曾经说过，“从前人称‘校对’为‘校仇’，校对确实很难，非以仇人对之是不胜所为的。”审核公文特别是在原则性问题方面要坚定立场、原则，确保公文权威，否则一味追求“和”为贵而不断迁就发文者，容易造成公文内容不完整、格式不规范，所以审核者审核时要坚持原则，以认真负责的态度审核文件。另一方面要有灵活性,公文要完整、准确传达发文者的意图，所以在沟通过程中审核者必须根据具体情况随时调整思路，换位灵活思考应对，切忌一味为了原则采用形式主义、本本主义的思维审核公文，多与发文者沟通，及时了解情况，尽量减少信息不对称造成的误会。对需要修改处与发文者联系确认，尽量提出修改意见，做好公文的解释说明工作，完善公文内容，所以审核时要坚持原则性与灵活性统一，取长补短、实现内在和外在的统一，确保沟通顺畅，提高核文质量。
公文尤其是“红头文件”代表着学校的形象，一篇成熟的公文要确保政策上不出偏差、内容上没有错误、格式上符合规范，审核者既要强化学习意识，提升办文审文基本能力，更重要的是强化质量意识，做到法定性与实用性的统一、关键与重点的统一、全面与细节的统一、原则性与灵活性的统一，规范公文管理、提升公文审核能力和水平。
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