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公文写作实务 目录 第一节公文概述 第二节通知 第三节通报 第四节报告 第五节请示 第六节批复 第七节函 第八节会议纪要 第一节公文概述 一 公文性质和种类 一 公文性质 第一节公文概述 一 公文性质和种类 二 行政公文种类 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 二 公文的一般格式 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 二 公文的一般格式 3 紧急程度 标明 特急 急件 二 公文的一般格式 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 二 公文的一般格式 发文机关标识 二 公文的一般格式 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居右侧 二 公文的一般格式 7 红色反线 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 但不是所有的标题都具备三要素 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 部 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 二 公文的一般格式 概括为 废止部分规范性文件 二 公文的一般格式 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 二 公文的一般格式 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 二 公文的一般格式 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 二 公文的一般格式 此处的发文机关可以写 也可省略 二 公文的一般格式 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 二 公文的一般格式 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 二 公文的一般格式 7 附注是指需要说明的其他事项 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 二 公文的一般格式 2 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 二 公文的一般格式 3 印发机关和印发日期印 印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文付印的时间为准 二 公文的一般格式 二 公文的一般格式 第一节公文概述 三 公文处理 第一节公文概述 三 公文处理 一 发文办理 概念 指以本单位名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等 注意事项 1 公文送负责人签发前 应由办公室进行审核 审核的重点是是否需要行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式是否正确等 2 由本单位制发的上行文 原则上由本单位主要负责人或主持工作的负责人签发 以本单位名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发 3 公文正式印制前 应对公文进行复核 主要是复核审批签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一规范等 第一节公文概述 三 公文处理 二 收文办理 概念 收文办理指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 注意事项 1 收到公文之后办公室应进行审核 审核的重点是 是否应由本单位办理 是否符合行文规则 涉及其他单位或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用公文格式是否规范 审核通过进行登记 2 办公室应及时提出拟办意见 送负责人批示或交有关部门办理 需要两个以上部门办理的应当明确谁是主办 谁是协办部门 紧急公文应注明办理时限 3 承办部门收到交办的公文后 应及时按要求办理 不得延误推诿 确有困难的应及时予以说明 4 送负责人批示或者交有关部门办理的公文 办公室要负责催办 做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 第一节公文概述 三 公文处理 三 公文管理 公文的收发 审核 归档 销毁等工作 由办公室或专职人员统一进行 公文办理完毕后 应及时整理归档 个人不得保存应当归档的公文 公文借阅原则上应填写 借阅单 并做到不丢失 不损坏公文 不具备归档和存查价值的公文 经过鉴别并经办公室负责人批准 可以销毁 销毁涉密的公文应到指定场所 由二人以上监销 保证不丢失 不漏销 其中销毁 绝密 公文应进行登记 第二节通知 一 通知的适用范围和特点 第三节通知 一 通知的适用范围和特点 通知是常用公文中使用频率最高的文种 它有三个特点 第二节通知 二 通知写作的基本格式 一 批转 转发性通知的写法 1 标题 如 大学关于转发国家教育委员会 研究生学籍管理规定 的通知 由发文机关 关于 发布 印发 转发 批转 被发布文件标题 的 文种组成 也可省去发文机关名称 第二节通知 二 通知写作的基本格式 一 批转 转发性通知的写法 2 正文 发布性通知的正文须把握三点 对印发 批转 转发的文件提出意见 表明态度 如 同意 原则同意 要认真贯彻执行 望遵照执行 参照执行 等 写明所印发 批转 转发文件的目的和意义 提出希望和要求 第二节通知 二 通知写作的基本格式 一 批转 转发性通知的写法 2 正文 如 省人民政府同意省公安厅 关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告 现批转给你们 请认真贯彻执行 农村人口迁入城镇落户 是一项政策性很强的工作 是关系到全局和群众切身利益的大事 各级政府和有关部门要通观全局 把有限的 农转非 指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题 一些市 县不考虑本地的实际情况和承受能力 盲目地把大批的农业人口 农转非 是非常错误的 必须坚决纠正 今后 各地应严格执行规定 从严控制 不得自立法规 擅开口子 随意扩大 农转非 控制指标 第二节通知 二 通知写作的基本格式 二 规定性 指示性 通知的写法 1 标题 如 国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知关于做好2010年工作总结及2011年工作思路的通知 由发文机关 关于 主要内容 的 文种组成 也可省去发文机关名称 第二节通知 二 通知写作的基本格式 二 规定性通知的写法 2 正文 由通知缘由 通知执行事项 通知执行要求三部分组成 缘由要简洁明了 说理充分 执行事项要具体明确 条理清楚 执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求 第二节通知 二 通知写作的基本格式 二 规定性通知的写法 2 正文 如 为全面总结回顾即将过去一年的工作成果 经验和不足 及时研究部署明年的部门工作规划 现就做好2010年工作总结及2011年工作思路的有关事宜通知如下 1 请各部门对照公司2010年年初制定的工作目标 严格从实际出发 实事求是地对本部门年度工作落实情况展开全面的回顾 认真总结经验 查找薄弱环节 分析原因 并在此基础上 提出本部门的2011年工作思路 2 工作总结应言简意赅 突出重点 杜绝空话 套话 工作思路应富有创新 做到重点突出 措施可行 3 请各部门在2010年12月15日前将本部门的年度工作总结和2011年工作思路以电子文档的形式发送至人事部邮箱 第二节通知 二 通知写作的基本格式 三 知照性通知的写法 如 为了全面推进素质教育 推动本地区教育事业的发展 在教师节来临之际 我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者 希各县 市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室 评选办法见附件 特此通知附件 评选先进教育工作者办法 正文主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 一般包括形成该事项的过程 原因 根据 事项的具体内容 性质 状态 第三节通报 一 通报的适用范围和特点 第三节通报 一 通报的适用范围和特点 通报的特点 第三节通报 二 通报写作的基本格式 一 标题 标题大多采用三要素齐全的完整标题或省略发文机关 如果是张贴的通报可只写文种 如 教育部办公厅关于石国建同志 石虎同学先进事迹的通报关于刘雨婷先进事迹的通报通报表扬 第三节通报 二 通报写作的基本格式 二 正文 表彰性通报要突出主要先进事迹 批评性通报要抓住主要错误事实 如 2010年4月7日 公司收到加贸通客户杭州良金船艇有限公司发来的感谢信 对我公司客服部员工刘雨婷在电话咨询服务过程中耐心指导 主动加班加点服务 协助企业顺利拿到加贸手册批复的敬业精神表示了诚挚的感谢 第三节通报 二 通报写作的基本格式 二 正文 表彰性通报 在阐述先进事迹的基础上 提炼出主要经验 意义和值得学习与发扬的精神 批评性通报要分析错误的性质 危害 产生的根源和责任 指出应吸取的主要教训等 第三节通报 二 通报写作的基本格式 二 正文 如 客户的感谢信充分体现了我公司客服部员工以客户为上 重视用户体验的良好服务意识 及高度负责的职业精神 经报公司审批决定 对客服部刘雨婷予以通报表扬 第三节通报 二 通报写作的基本格式 二 正文 表彰性和批评性的通报 应写明组织结论与予以表彰或处理的决定 同时提出对表彰或批评对象与读者的希望 要求 情况通报 一般对受文机关提出一些希望和要求 3 希望与要求 第三节通报 二 通报写作的基本格式 二 正文 如 希望公司各部门认真学习这种爱岗敬业的职业精神 以客户为本 严格要求 积极进取 为实现浙江电子口岸快速蓬勃发展贡献自己的力量 第三节通报 三 通报写作的注意事项 第四节报告 一 报告的适用范围和特点 报告的特点 第四节报告 二 报告写作的基本格式 一 标题 1 由发文机关 主要内容 事由 文种构成 如 市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告 第四节报告 二 报告写作的基本格式 二 正文 交待报告的起因 缘由或说明报告的目的 主旨 意义 一般用 现将有关情况报告如下 承启下文 如 根据省局 关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知 精神 我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工作 现将有关情况报告如下 第四节报告 二 报告写作的基本格式 二 正文 答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题 然后过渡到下文 如 前接 政发 2004 106号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 第四节报告 二 报告写作的基本格式 二 正文 第四节报告 二 报告写作的基本格式 二 正文 第四节报告 三 报告写作的注意事项 第五节请示 一 请示的适用范围和特点 第五节请示 一 请示的适用范围和特点 第五节请示 二 请示写作的基本格式 一 标题 1 可以由发文机关 主要内容 文种构成 如 学院关于建立计算机中心要求拨款的请示 第五节请示 二 请示写作的基本格式 二 正文 正文包括请示缘由 请示事项 请示要求三部分 请示缘由一般是写请示问题或事项的原因 背景 理由 如 房地产开发公司自今年组建以来 配合 市旧城改造 业务发展很快 最近已中标开发 市五号地块 该公司现有干部 职工60余名 随着业务扩大 工作人员逐步增加 鉴于目前公司办公用房系租用远郊旧房 面积小 交通不便 影响正常业务的开展 第五节请示 二 请示写作的基本格式 二 正文 将请示上级机关给予指示 批准或批转的具体问题及事情全盘托出 请求上级机关作出答复 如 为此 该公司拟自筹资金建造综合楼一座 建筑面积7000平方米 其中 为解决拆迁户回迁用房5300平方米 办公用房1700平方米 总投资1100万元 第五节请示 二 请示写作的基本格式 二 正文 请示要求是请示的结语部分 常用的结语有 请求指示的请示 结语一般 以上认识 妥否 请指示 请求批准的请示 结语一般用 以上请示如无不妥 请批准 妥 当 否 请批复 以上请示 请批复 等等 如 以上请示如无不妥 请批准 第五节请示 三 请示写作的注意事项 第七节函 一 函的适用范围和特点 第七节函 二 函写作的基本格式 一 标题 1 可以由发文机关 主要内容 文种构成 如 市劳动局关于工伤确认等问题的函劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函 第七节函 二 函写作的基本格式 二 正文 发函的缘由一般概括交代商洽 请求 询问或告知事项的目的 依据 背景 原因等 如 为适应引进国外先进技术和设备的需要 我厂拟选派10名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年 第七节函 二 函写作的基本格式 二 正文 复函的缘由一般首先引述来函的日期 标题 发文字号等 如 贵厂 关于请求协助解决技术人员进修外语的函 厂 2007 18号收悉 现答复如下 第七节函 二 函写作的基本格式 二 正文 发函一般写清楚商洽 请求 询问或告知事项的主要内容 并向对方提出希望或要求 如 为此 特与贵校商洽 恳请给予大力支持 有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理 第七节函 二 函写作的基本格式 二 正文 复函要有针对性地写答复事项 即针对发函所提出的商洽 请求 询问等问题作出具体明确的答复 如 经与外语系研究 同意接受贵厂10名技术人员到我校英语强化班进修 关于经费 时间安排等具体事宜 请贵厂速派人到我校与外语系有关人员作具体商议 发函 按是否要回复的要求用不同的惯用语 如要对方回复 一般用 特此函询 请函复 即请函复 如无须对方回复 一般用 特此函达 特此函告 等 复函的结束语一般用 特此函复 等 第七节函 二 函写作的基本格式 二 正文 第七节函 三 函写作的注意事项 第八节会议纪要 一 会议纪要的适用范围和特点 第八节会议纪要 一 会议纪要的适用范围和特点 会议纪要主要有三个特点 第八节会议纪要 二 会议纪要写作的基本格式 一 标题 1 由会议名称 文种组成 如 开发区经济工作研讨会会议纪要 第八节会议纪要 二 会议纪要写作的基本格式 一 标题 2 由主要内容 文种组成 如 关于企业改制问题的会议纪要 第八节会议纪要 二 会议纪要写作的基本格式 一 标题 3 双标题 正标题表明会议主旨 副标题交代会议名称 范围 文种 如 抓住机遇扩大开放 沿长江五市对外开放研讨会纪要 第八节会议纪要 二 会议纪要写作的基本格式 二 正文 1 开头 第八节会议纪要 二 会议纪要写作的基本格式 二 正文 一般包括会议的主要精神 会议议定的事项 会议上达成的共识 对今后工作的安排 会议上各种主要观点及争鸣情况等等 主体常用的写法一般有三种 一是条文式 二是综述式 三是记录式 第八节会议纪要 二 会议纪要写作的基本格式 二 正文 结尾通常用来强调会议的意义 提出希望和要求 发出号召等 也可省略结尾 三 会议纪要写作的注意事项 附 常见问题 一 联合行文时有哪些要求 二 命令 决定 和 通报 用于奖励时如何区分 三 下行公文制发发生错误后 如何处理 更正 条如何书写 四 公文成文时间 印发时间和生效时间有何区别 五 领导签发公文用笔应注意什么 六 公文被撤销与公文被废止 在效力上有何不同 谢谢大家 2010年12月2日