但有些审计机关不重视审计公文的拟写及行文，公文处理不规范，这不仅影响了审计工作质量，破坏了审计机关形象，也给审计工作带来了一定的风险。由此，笔者结合公文写作方面的规定和审计工作实际，具体剖析一下现行审计公文的写法和格式。
一、审计公文写作 审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法（审办发〔２０１４〕４７号）自２０１４年５月１日起施行。２００１年12月发布、２００２年１月１日起施行的审计机关行政公文处理办法同时废止。该办法就是我们审计文书处理的指南和标准，它的出台为审计工作者提供了参考依据。
（一）标题的写法及格式 公文的标题一般由发文机关、公文主旨和文种三个要素构成。标题在公文中起到揭示主旨的作用，要求简练、准确，不能试图用它详尽地表达公文的各项内容。除引用法规等情况外，也不必都完整地出现转发文件的标题。
例如审计局关于混淆预算级次、乱收费 ２５４００.００元、私设小金库８５６００.００元和坐收坐支 １０５３２０.００元审计的报告。这个标题出现了个三个方面的错误一是公文标题成分残缺。在标题中缺少主送机关，这个报告是给谁出具的，没有公文主旨；
二是文种错误。审计报告作为审计机关的一种行政公文，是一种具体的文种，不能写成“审计的报告”；
三是标题过长，出现了不必要的标点符号。应当写成审计局关于局年度财务收支的审计报告或者写成审计局关于局混淆预算级次等问题的审计报告，这样不但去掉了多余的文字，而且也去掉了标点符号，公文主旨更加清晰。
具体参见审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法（审办发〔２０１４〕４７号）第三章第九条第一款第（七）项“公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。
（二）发文字号的写法 行政公文的发文字号是由“发文机关代字”、“年份”和“序号”三部分组成。其中“发文机关代字”用于表示公文责任人，即发文机关和公文事项的主办内设机构。
发文字号的错误主要有以下几种，具体如审计通知书的写法审通[2005]03号。这里包括三处错误，一是发文机关权属错误，如审通，应更正为审通；
二是发文标识错误，具体是发文符号和顺序号的错误。发文符号应用正确的六角号“〔〕”，而不是中括号“[ ]”或者方括号“【】”和“〖〗”，更不能用括号“（）”。“序号”是同一类公文的流水序号，它应当是自然数，不应预设固定数位用“０”补齐高位空缺。
正确的写法为审通〔２０１７〕3号。“”代表某审计机关的简称，如审，代表审计机关下属部门。
具体参见审计署关于印发主要审计文书种类和参考格式的通知（审法发〔２０１１〕２４号），审计署研究确定了１０种主要审计文书及其参考格式，并制定了３种审计文本参考格式。其中，审计通知书应写为“审通〔〕号”， 审计决定书应写为“审决〔〕号”， 审计处罚决定书应写为“审罚决〔〕号”等等。
另外需要注意的是审计报告征求意见书套红打印，需要编写文号，写为“审征〔〕号”。审计文书送达回证不编写文号。
（三）正文层次的写法 正文层次写法不规范或者就是错误使用，主要是个人写作水平所决定的，属于写作基础范畴。常见错误包括层次不清、段落不平衡、随意分段，中心不清等。
正确的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。
公文章节要匀称，避免段落不平衡、随意分段等。公文章节匀称有两层含义，一是各章节在篇幅上的匀称；
二是在内容层次和重要性上的匀称。行文时要适当顾及同一级次的题目或章节条款之间篇幅的匀称，但应当以表述清楚为准，不能为了匀称而拼凑或肢解篇幅。最重要的是应当做到公文章节在事项层次和重要性方面的均衡，即并列的题目或章节条款在内容层次和重要性上应当一致。要注意区分不同的内容，把内容一致的按照匀称的要求进行排列，把不一致的内容不要混排，而是另起一段进行表述。
（四）法律法规引用的写法 审计公文中的法律法规引用是审计执法工作的一项重要表现。但是在具体的审计报告、审计决定书等文书中，法律法规引用的方式各种各样。错误形式主要是引文要素不全，有的引用标题而不引用发文字号，有的法规内容引用不全。特别需要注意的是法律效力等级为宪法－法律－行政法规－地方性法规－规章。
我国法律遵循上位法优于下位，新法优于旧法的原则，特别法优于一般法，所以在引用相关法律法规的时候一定要注意这个原则。
正确的引用格式为首先引用法律法规标题，然后注明发文字号，最后写全引用的具体条款，如审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法（审办发〔２０１４〕４７号）第三章第九条第一款第（七）项“公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。
对于熟知的法律法规后面可不加文号，如中华人民共和国审计法（以下简称审计法）、中华人民共和国会计法等，第一次引用后面写明法律简称；
对于一些行政法规应写明发文主体单位，如国务院财政违法行为处罚处分条例；
对于一些规章制度必须加文号，以示区分，如审计署关于发布审计机关行政公文处理的办法（审办发〔２０１４〕４７号）。
一般来讲，一件部法律由章、节、条、款、项、目组成，个别重要的法典还分编。编、章、节是对法条的归类，所以，在适用法律时只需引用到条、款、项、目即可，无需指出该条所在的编、章、节。因此，弄懂法律规范中条、款、项、目的含义，在审计文书中正确适用法律规范的条、款、项、目，对于规范执法行为，提高审计质量是大有益处。
1．条的概念及书写。法律规范的“条”，又称“法条”，是组成法律规范的基本单位。一部法律，都是由若干法条组成的。如审计法由5４个法条组成。法律规范的“条”，是法律规范对某一个具体法律问题的完整规定，如审计法第五条“审计机关依照法律规定独立行使审计监督权，不受其他行政机关、社会团体和个人的干涉”。
一般来讲，条的数目的书写应使用中文，如中华人民共和 国审计法第五条。执法活动中，对一个涉法问题作出决定时，可能要适用多个法条。
２．款的概念及书写。“款”是“条”的组成部分。在一般情况下，每一款都是一个独立的内容或是对其前一款内容的补 充表述。如审计法第四十八条“被审计单位对审计机关作出的有关财务收支的审计决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
被审计单位对审计机关作出的有关财政收支的审计决定不服的，可以提请审计机关的本级人民政府裁决，本级人民政府的裁决为最终决定。” “款”的表现形式为条中的自然段，每个自然段为一款。“款”前不冠以数字以排列其顺序。如中华人民共和国审计 法第四十八条的两款，款前均无数字。有数字排列的不称为款。如审计法第四十五条“对本级各部门（含直属单位）和下级政府违反预算的行为或者其他违反国家规定的财政收支行为，审计机关、人民政府或者有关主管部门在法定职权范围内，依照法律、行政法规的规定，区别情况采取下列处理措施 （一）责令限期缴纳应当上缴的款项；
（二）责令限期退还被侵占的国有资产；
（三）责令限期退还违法所得；
（四）责令按照国家统一的会计制度的有关规定进行处理；
（五）其他处理措施。” 上条第一段冒号下为（一）责令限期缴纳应当上缴的款项。该段文字虽然是另起一行，但因为上段结束符号是冒号，本段开始前有一，因此，该段文字不视为是一个自然段，也不能认为其是一款。“款”的数目的书写一般应当使用中文，不用阿拉伯 数字。如审计法第四十八条第二款，不写作审计法第四十八条第２款。“款”一般可以独立适用，如审计法第四十八条第二款。一个法条有两款或者两款以上的，应当适用到款。一个法条只有一款的，应当直接适用该法条，不应称作该条第一款，如审计法第五条“审计机关依照法律规定独立行使审计监督权，不受其他行政机关、社会团体和个人的干涉。”在引用时，就应该写作“根据审计法第五条”，而不是“根据审计法第五条第一款”。参照最高人民法院关于引用法律、法令等所列条、款、项,目顺序的通知（法行字第13032号），如果某一条下面没有分款而直接分列几项的，就不要加“第一款”，例如审计法第四十五条只有（一）（二）五项，就不要写“第四十五条第一款第一项”，而直接写“第四十五条第（一）项”。
3.项的概念及书写。一般来讲，“项”是以列举的形式对前段文字的说明。如审计法第四十五条“对本级各部门（含直属单位）和下级政府违反预算的行为或者其他违反国家规定的财政收支行为，审计机关、人民政府或者有关主管部门在法定职权范围内，依照法律、行政法规的规定，区别情况采取下列处理措施 （一）责令限期缴纳应当上缴的款项；
（二）责令限期退还被侵占的国有资产；
（三）责令限期退还违法所得；
（四）责令按照国家统一的会计制度的有关规定进行处理；
（五）其他处理措施。” 该条的五个项是对前段文字中“下列处理措施”的列举式说明。含有项的法条，其前段文字中一般都有“下列”二字或相应的文字表述。“项”前冠以数字以对列举的内容进行排列，而且这些数字只能以中文数字加括号的形式出现。
项的数目的书写一般应当使用中文加括号，不用阿拉伯数字。如审计法第四十五条第（三）项，不写作审计法第四十五条第3项。
对含有项的法条，适用时应当适用到项；
适用到项，是对具体违法行为性质和情节的一种界定。如果不适用到项，就无法确定是多项违法行为之中的哪一种，有适用法律不准确之嫌。
4.目的概念及书写。“目”隶属于项，是法律规范中最小的单位。“目”的特性与作用与“项”相似，不同的是项对条或款的列举式说明，而“目”是对项的列举式说明。财经类法律法规中“目”不多见，也不常用。
如以前的公共场所管理条例实施细则第二十三条“对违反条例和本细则有关规定的单位或个人视情节轻重给予警告、罚款二十元至二万元、停业整顿、吊销‘卫生许可证’的处罚。
上述处罚可单独使用，也可合并使用。
一有下列情形之一者给予警告处罚 1．违反条例第六条，卫生制度不健全或从业人员未经卫生知识培训上岗者；
2．违反本细则第五条第一款第一项，不按时进行健康检查者；
3．符合条例第十四条第一款的规定，有一项主要卫生指标不合格者；
” “目”的前面冠以阿拉伯数字，并在阿拉伯数字后加点在具体引用法条的目时，只注明阿拉伯数字，无须加点，例如公共场所管理条例实施细则第二十三条第一项第2目。
“目”的适用如果某个法条或款的内容有“项”，而“项”下还有“目”的，在适用法律时就应当适用到“目”。
（五）数量单位和惯用词的写法 审计公文中出现的数量单位及惯用词应当统一。
一是统一和明确数量单位。如文中出现多处的人民币单位时，就应当统一为“元”或者“万元”，不要时而写为“元”，时而有写为“万元”；
天数应写为“90天”或者“60日”，不能时而写成“90天，时而由写成“60日”，一般应当写成多少日；
二是是名称使用要规范。名称的规范体现在对相同对象使用相同的称谓。不能在同一公文中对一个对象进行不同的表述，如不能时而写为“计算机审计”，时而写为“电脑审计”；
对被审计单位或者其它单位不能时而用全称，时而用简称，时而用“该单位”，时而用“你单位”，而且公文中出现的单位名称尽量用第三人称来表述；
三是根据中文使用习惯使用汉字数字和阿拉伯数字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如“第一”，不能写成“第1”；
“两个”不能写成“2个”等等；
四是使用缩略语要防止造成误解。每篇文章首见时最好使用全称，以后可写成缩略语。当应注意有些词是不能省略的，如“省人大常委会主任”，不能缩略成“省人大主任”，因为作为省级最高权力机关的人大会议，只有执行主席，它的常委会才有主任的职务。称谓应该前后一致，缩略语也该前后一致。
另外，成文日期应当注意的“0”、“o”和“○”的区别。在成文日期的写法中要写成汉字的数字。正确的写法如二○○五年四月十五日。而不是用数字“0”或英文字母“o”代替汉字“○”。破折号“”，这是不对的，应为“”。
（六）小数保留位数 对于公文中数值的小数点保留位数，国家行政机关公文格式GB/T 9704-1999 未作出规定，审计署法制司关于印发和参考格式的函（审法字〔2005〕1号）对此有所表述“审计报告中的数值（包括百分数）除整数值外，小数点后一律保留两位”上述文件虽然仅发送至审计署机关各业务司、各派出审计局参照试行，当审计人员也应该采用此做法，即当金额有角无分时，分为应当写“0”，写为186.90元；
当金额无角分时，不加“.00”，写为186元。
以万元为单位的，写法为“196.5万元”，而不应写成“196.50万元”。有些审计人员之所以在整数金额之后加“.00”，一般是参考财政部会计基础工作规范（财会字〔1996〕19号）对会计凭证填写的做法，该规范第五十二条第（二）项规定“所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；
无角分的，角位和分位可写‘00’或‘--’”该规定是对填制会计凭证的要求，出发点是为了控制篡改会计凭证行为的出现，而在审计报告中不存在此问题，因此审计报告中整数型金额的写法不应参考会计基础工作规范。
（七）数字分节 数字分节写法不统一的情况如下对四位和四位以上的金额，以“贰万叁仟柒佰捌拾肆元”为例，有以下三种写法 1.采用三位分节法（以小数点起向左每3位为1节，分节号为1/4汉字空格），写为23 784元（审计署报告中体现，与国际接轨的考量，并不适合中国人的读数习惯。如15,756,485,310其读法为Fifteen BILLION seven hundred and fifty-six MILLION four hundred and eighty-five THOUSAND three hundred and ten.）。
2.千位分隔符（,）写为23,784元（适合西方，不适合我国，对于非财务人员反而降低了读数速度。四分位符合我国读数习惯，以万为单位，但没有明确规定）。
3.直接写数字，写为23784元（从方便审计报告阅读人的角度出发，只是采取正常的数字连写的做法有一定可行性）。
例如在教育部2015年度预算执行等情况审计结果一文中写道“本次审计教育部本级及所属单位2015年度财政拨款共计 1 576 212.84万元，占部门财政拨款总额的12.12，审计查出问题对教育部2015年度预算执行结果的影响见见附表2。” （八）账和帐的区分 2002年，教育部、国家语言文字工作委员会发布了第一批异形词整理表，其中“【注释】”特别指出“账”是“帐”的分化字。古人常把账目记于布帛上悬挂起来以利保存，故称日用的账目为“帐”。后来为了与帷帐分开，另造形声字“账”表示与钱财有关。“账”和“帐”并存并用后，形成了几十组异形词。简化字总表、现代汉语通用字表中“账”和“帐”均收，可见主张分化。二字分工如下“账”用于货币和货物出入的记载、债务等，如“账本、报账、借账、还账”等；
“帐”专表用布、纱、绸子等制成的遮蔽物，如“蚊帐、帐篷、青纱帐（比喻用法）”等。所以，审计公文中应该写作“账”，除非特殊项目“帐”很少出现。
二、审计公文格式 为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质监总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关标准公文格式（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标国家行政机关公文格式GB/T 9704-1999 的修订。1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。
根据党政机关标准公文格式（GB/T 9704-2012）和审计文书格式，笔者对其中一些电子格式进行提炼和总结，以方便审计文书撰写，形成标准的审计公文。
1．页边与版心尺寸。上37毫米、下35毫米、左28毫米、右26毫米；
2．字体和字号。公文格式一般采用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。常用字体为宋体、黑体、楷体和仿宋体。正文段首空2字。注意半角全角混用容易导致空1字或1.5字。需要说明的是，在window各系统间字体有时表现的不一致，需要根据实际情况调整。
3．行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
4．文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
5．公文格式各要素的划分。版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；
公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；
公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
6．发文机关。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。推荐使用小标宋体字，无小标宋字体的用宋体也可。颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
7．发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；
发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
8．签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
9．标题。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；
回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。我们一般采用上大下小的倒梯形。行间距一般用32或34磅。
10. 主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
11．正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。需要注意的是（一）后面无顿号，“1．”用全角,不是“1.”。
12．附件。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件1. XXXXX”）；
附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件（有具体内容的）。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。
13.成文日期。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。与正文相隔三行，时间用阿拉伯数字。成文日期上是发文单位名称。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
14．如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
15．印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
16. 页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；
一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页码位于版心外。
17．版记。取消了主题词。注意取消主题词不是取消版记，即后面的两条横线中间一行4号字。
另外，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
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