,雅居乐地产置业有限公司,AGILEREALESTATEPROPERTYCO.,LTD.,公文管理培训集团行政中心x2006年4月,,,,重要性,与工作密切相关行政办公的工具工作沟通不可或缺特定的法定效力,您认为很重要重要一般不重要,三个层面的问题,我懂得的知识是否满足我目前工作的需要假如我不提升，会有什么后果,了解相关标准基本技能掌握方法/套路,成为一种能力满足工作需要得到别人认可,实践运用,方法技巧,观念态度,,,公文概述公文格式公文处理公文写作,课程内容,一、公文概述,,公文的定义,公文又称公务文书、行政公文，是指党政机关、群众团体和企事业单位在处理公务时使用的有一定规范的各种正式文书。处理公务公布和贯彻政策法令、传达和布置任务、请示或答复问题、指导或商洽工作、报告或交流信息等。,公文的主要作用,上传下达沟通交流宣传教育依据凭证,公文的特点,鲜明的针对性明显的时效性严肃的客观性有法定的作者有极强的权威性有规范的体式,二、公文格式,（雅居乐公文格式）,公文的格式,公文各要素的标识规则排版规格与印制装订要求[注]公司的公文格式与国家行政机关公文格式有区别。,公文用纸,采用国际标准A4型纸（297mmX210mm）国家机关正式发文使用红头文件纸。我公司发文使用统一印制的发文用纸。,公文排版,版心尺寸162mm247mm，页面设置左边距25mm,右边距25mm,下边距25mm。版面干净，字迹清楚无断划，版心不斜。,公文字体,公文标题使用二号小标宋体或宋体加粗）;公文发文编号、正文用3号或小3号仿宋体字；
,二号宋体,三号仿宋体,,发文格式公司内部,,公文格式对外发文,,公文各要素的标识规则,发文单位公文的制发单位秘密等级公文的秘密等级及保密期限。紧急程度指传递时间。特急、急件表示应迅速传递到收文单位。发文字号单位代号、年份、序号。,公文各要素的标识规则,公文标题准确地概括公文主要内容的题目。主送机关公文发送的对象。正文内容正文的编印方式。附件标注公文的附件。成文时间公文形成生效的时间。发文机关发文机关印章加盖的位置。版记标识主题词、抄送机关、印发机关、印发时间。,公文的秘密等级,涉及公司机密的公文，需标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字标识。标在发文单位标识红色线下、公文标题之上，居右排布。,发文编号,发文编号由发文单位代字、年份和序号组成。发文编号标识在公文标题下一行，居右排布。年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角号〔〕括入；
序号不编虚位，不加“第”字。本部门发的通知、通告、报告、请示、批复等公文按发文先后顺序编排流水号，使用同一组发文编号，如“雅集行〔2002〕20号”。“函”独立使用一组发文编号，如“雅集行函字〔2002〕10号”。“会议纪要”独立使用一组发文编号，如“雅集会字〔2002〕10号”。联名发文，只标明公文主办单位的文号。,公文标题、主送单位,红色文武线下空1行，用2号小标宋体字（或宋体加粗）。公司内部发文，标题只标文种，如“通知”、“通告”等，标题具体内容在下面“主题”部分中标明；
对外发文反映公文的主旨，如“关于XXXXXXX的请示”等。主送单位发文代字下一行，左侧顶格标识，标为“致XXXXXX”。如属对外发文，则标为“XXXX单位”主题在“发文单位”下一行，左侧顶格标为“主题XXXXXXX”。主题下加一条反线。,公文生效标识,公文生效标识由成文日期、发文机关印章组成。单一机关发文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，在成文日期上加盖发文单位的印章。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。联合行文加盖印章，将成文日期拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两印章不相交或相切。当公文超过一页时，必须保证最后一页有正文内容，发文日期和印章靠近正文。,抄送单位、页码,根据发文内容而定。抄送单位用3号仿宋体字标识，上加一条反线。页码用4号阿拉伯数字标识，居中排布。,[讨论],看看这两份文件的格式有什么问题（1-1、1-2）,[小游戏]九个小圆点,请用四条直线连续不断一笔过将这九个圆点连接起来,,,,,,,,,,,,,,三、公文处理,公文处理,明确公文的种类及适用范围发文的要求发文的范围发文的工作程序,常犯的错误,公文种类使用不当表达不当发文对象不当发文程序不当,公文的种类,（1）命令（2）议案（3）决定（4）指示（5）公告、通告（6）通知（7）通报（8）报告（9）请示（10）批复（11）函（12）会议纪要,事务文书,会议记录简报计划总结调查报告规章制度汇报提纲述职报告,[讨论],这份文件有无不妥之处（2-1）,各类公文的适用范畴,命令（令）适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；
宣布施行重大强制性行政措施；
奖惩有关人员；
撤销下级机关不适当的决定。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。,各类公文的适用范畴,公告、通告“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,各类公文的适用范畴,通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；
发布规章；
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；
任免和聘用干部。,各类公文的适用范畴,通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。,通知与通报的区别,通知是让受文者了解上级的意图，告诉受文者做什么、怎么做，是一种硬性规定。通报是以具体的事例来教育受文者以期改进工作。通报的用途不如通知广泛。多数通知有较强的行政约束力，需要下级不打折扣地认真执行，通报主要用于告知情况，不要求受文者主动执行。通知主要是直接提出要求，较少议论，语气较严厉，篇幅较短。通报篇幅一般较长，文字也较有文采，在叙述的基础上还要有议论的文字。,通知与公告的区别,在发布方式上，通知常以文件的形式发送少数可在报纸上发布。公告多数通过报纸、广播、电视等公共新闻媒体发布或张贴的形式发布。从发布范围看，公告的发布范围很广，是用来向国内外公布重大事件的一种普发性、周知性文件。通知多有具体的受文单位。从发布机关看，通知对发文机关没有限定。公告对发文机关的要求则较为严格。从发布事项的重要程度看，公告所发布的是国内外周知的重要事项。通知发布的多为一般工作事项。,各类公文的适用范畴,报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问,各类公文的适用范畴,请示适用于向上级机关请求指示、批准批复适用于答复下级机关请求事项。,各类公文的适用范畴,函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。,各类公文的适用范畴,会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。,[练习],1、小区会所的游泳池因维修暂停开放，对外发布此消息时用什么文种2、在某项工作任务完成以后，要使上级部门对工作情况有个概括性了解，应采用什么文种,什么时候需要发文,无文不行口头沟通无法执行作为依据凭证行使职权,发文的范围,公司下发文件主要用于公布规章制度。转发上级文件或发布根据上级文件制订的本公司文件。公布体制机构变动和干部任免。公布重大的开发、经营等决定。发布奖惩通报。工作安排、会议安排。其它需相关人员周知的事项,发文的范围,公司对上、对外行文主要用于向上级机关呈报计划、请示等。与业务单位联系重要的事项。注各业务部门与外单位发生的一般性业务联系，可以部门名义发函，不以公司名义发文。,发文的要求,公司公文归口由行政部（办）统一管理。各部门发文，须先经行政部（办）审核。部门之间不得以发文形式来解决一般性问题。遵照公文处理工作原则。严格执行行文制度、行文规则。,发文程序,,,,,,,,,,,,,,收文工作程序,,文件处理笺,行文关系,相隶属的领导与被领导关系上行文或下行文。同一系统、不同一系统的平级部门平行文。上行文指下级被领导部门向它的上级领导部门报送的公文，如上报的请示、工作报告等。上行文反映下级机关向上级汇报工作，请示问题，请求给予指导等。下行文指领导部门对它所属下级机关的发文，常用的有指示、决定、通知、通报等。平行文指的是相互之间没有隶属关系的部门之间的行文，如公函、通知、会议纪要等，一般不发指令性文件，也不能互相请示，双方应是平等身份，文件的语气应当是协商，应当有必要的礼貌。,行文方式,逐级行文是指行文机关（部门）向自己的直接上级部门或所属的下级部门行文，即按部门层次一级一级地行文。多级行文是指向两个或两个以上级别的机关行文。越级行文越级行文，即下级机关在非常必要时，可以越过自己的直接上级而向更高的上级机关直至中央行文。这种方式只能在个别极特殊的情况下，才可以采用。直达行文也叫通行行文或直贯到底的行文。即上级机关向所属范围内的所有下级机关、单位的一次性行文。这种行文方式一般不涉及机密，既可用公文运行的通常渠道发送，也可采取广播、报纸、张贴等形式公告。,行文规则,少而精地行文。按隶属关系行文，不要轻易越级行文。行文应分清主送机关和抄送机关。同级部门之间，对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，以免造成混乱。同级机关和部门，在必要时可联合行文坚持一文一事制度,[讨论],从公文处理的角度看，此两份文件有无不妥（2-2、2-3）,四、公文写作,公文写作与文学创作,感性,理性,形象思维,逻辑思维,文无定法,有固定规则定式,有感而发,主题先行,自觉创作,“奉命”写作,文学创作,公文写作,实事求是,虚构想象,逻辑,雪莉吾友我恨你因为,逻辑,,,,,,DearShirley...雪莉吾友,Ihateyou我恨你,Reason1第一个理由,Reason2第二个理由,Reason3第三个理由,逻辑,,,,,,,,,,,,,,中心思想,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,支撑思想的主要理由,支撑理由,支撑理由,表达,叙述描写抒情说明议论,语言,准确恰当简练明快通俗平实,修改句子,去年以来，我们项目销售额增长幅度之大，上缴税金之多，都是空前少有的。至年底，XX项目的各项任务指标已基本上差不多全部完成了。据我们不成熟的意见，下半年的任务也许能够大体上完成。原成本需200元，现成本只需150元，降低到25％。,对比句子,（1）在设计、施工中都要注意安全问题。（2）在施工中要加强安全管理。（1）项目总经理XXX、集团副总监XXX在XX召开了办公会议。（2）项目总经理XXX在XX召开了办公会议，集团副总监出席了会议。,[练习],修改这段文字为了将项目之间先进的管理经验互相取长补短、交流学习，集团公司计划本周组织各项目人事部相关人员前往XXX项目观摩学习人事管理经验,[参考],为了促进各项目之间的工作交流与学习，互相借鉴优秀的人事管理经验，集团公司将于本周X组织各项目人事部前往XXX项目观摩学习。,规范性词语,称谓词语开端词语承接词语征询词语答复词语结尾词语祈请词语文言词语模糊词语,通知的写法,批示性通知对转发的文件加以说明、揭示或评论，对执行文件精神提出要求。指导性通知先说明原因、依据或目的，后分条写出要指导的精神告喻性通知把要求告知的事项写明确清楚,注意问题,内容明确具体行文关系恰当注意批转、转发、印发的不同语言简洁、朴实,范例通知,关于开展消防安全工作检查验收的通知各区、县人民政府，市府直属各单位，驻穗各单位为切实做好我市的消防安全工作，市人民政府决定对各系统、各单位的消防工作进行检查验收，通过检查验收，总结经验，找出差距，进一步推动安全防火工作责任制的落实，强化消防安全的基础工作，提高抗灾能力，把贯彻“谁主管，谁负责”原则的工作推向新台阶。现就检查验收的事项通知如下,范例通知,通知致各相关部门、相关人员由集团行政部主题关于港澳通行证、出国护照及签证等办理的规定为了方便员工前往港澳地区或海外地区探亲、旅游或公干，公司统一为部分高层管理人员、特殊岗位人员办理港澳通行证、出国护照及签证等，由于通行证多用于私人事务，公务使用的比例较少，因此对通行证的办理作如下规定1、员工凡办理港澳通行证、出国护照或签证，无论属新办证照还是通行证续期、签证等，所有费用一律由持证人承担。2、办证费的支付，申请人可选择支付现金或在当月工资中扣除的方式。3、办证的有关程序按原规定执行，行政部负责具体的办理工作。以上规定由4月1日起执行。二OO二年五月七日,范例通知,广东省人民政府办公厅转发省财厅关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位省财厅制定的广东省临时出国人员用汇管理实施细则，业经省人民政府同意，现转发给你们，请遵照执行。（印）二OO一年十月九日,通知（例）,通报的写法,第1步、事件写明通报事件或问题的基本情况和基本事实。（5W）第2步、议论进行分析和评论，反映组织的态度和看法。第3步、要求提出要求、希望，以贯彻执行。,范例通报,关于表彰全国土地开发复垦地（市）级先进单位的通报各省、自治区人民政府为落实“十分珍惜和合理利用每寸土地，切实保护耕地”的基本国策，近几年来，各级土地管理部门在政府的领导和支持下，认真贯彻执行“节流”和“开源”并举的方针，大力推动土地后备资源的开发复垦工作，加强土地开发复垦的规范化管理成效显著。为表彰先进，推动全国土地开发复垦工作的开展，经各省、自治区推选，国家土地管理局审查，批准XX市等53个地（市）土地管理局为全国土地开发复垦先进单位，现予通报。希望各级土地管理部门以先进单位为榜样，充分发挥土地管理部门全面统一管理土地资源的职能作用，把土地开发复垦工作不断推向前进。二OO一年十月九日,通报（关于时兴装饰有限公司通过ISO9001质量体系认证的通报）,为响应集团公司的管理要求，规范和完善公司的管理运作，今年初，时兴装饰有限公司开始推行ISO9001-2000质量体系认证的工作，经过各级管理人员及相关工作人员的共同努力，至9月份，时兴装饰有限公司顺利通过了质量体系的认证。在本次质量体系认证工作当中，以陆文楷厂长、黎桂良副经理带领下的内审员队伍克服了管理基础薄弱的困难，积极组织相关人员进行ISO质量体系培训，制定了各产品和施工工艺的标准文件，并有效推行实施，使各项管理和产品质量都有了显著提高。在短,,时间内取得这些成绩，离不开全体内审人员的努力付出和忘我的工作，他们的工作作风为我们树立了良好的榜样。为表彰先进，特对上述在工作中作出贡献的内审员给予通报表扬，望全体员工学习他们的工作精神，为公司的事业发展作出更大的贡献。表彰名单如下二OO五年九月二十二日,报告的写法,基本无固定的模式，一般包含三部分1、报告缘由2、报告事项3、报告结语通常用“以上报告请审查”“以上报告如无不妥，请批转执行”之类结尾。,类别情况报告、工作报告、呈报性报告、答复报告、检查报告、例行报告无论什么内容的报告，其语言表达方式是陈述，不是描写，也不是议论，而是实实在在的陈述。,范例报告,关于落实省山区利用外资洽谈会项目的报告市外经委我县外经委等10个单位共40多人参加了省山区利用外资历洽谈会，带去项目36个，要求投资总额7000万美元。洽谈结果，实现14个项目，投资总额为4000万美元，1500万人民币。现将洽谈会后所做的工作报告如下一、二、以上报告，如有不妥，请指示。（印）二OO一年十月九日,1、遇到对上级的指示、规定理解有分歧，请求上级明确批示；
2、遇到新问题无章可循时，请上级指示；
3、遇到无权决定的事项，请上级裁决；
4、遇到困难没有能力解决，请上级帮助。,请示,特点1、内容具有单一性2、功用具有请求性3、语言具有谦恭性,请示的写法,1、请示的因由2、请示的事项3、请示的结语一般用“以上请示当否请批示”“敬请批准”之类结尾,注意事项,1、请示必须严格执行一文一事的原则，不能将几件要请示的事项写在同一份请示里。2、不能和报告混在一起，不能夹在报告里顺便请示，也不可把请示写作关于XX的请示报告。3、请示的主送机关只允许一个，是本单位的主管上级机关，或该业务的主管机关。一般不越级。4、语言朴实，精炼，语气谦恭。,范例请示,函,询问函、商洽函、便函请求批准的函答复函,使用方便,内容专一,一事一函,行文关系灵活,表述简明,语言得体,范例函,[练习],小马是人事部文员，前段时间人事部拟购买一套人事软件，邀请了几家软件公司洽谈、演示，最后确定了合作公司，对于落选的公司需正式复函告知暂不合作事宜。如果你是小马，你会怎样写,[例文],XXXX公司非常感谢贵司应邀为我们推介和演示贵司的“人力资源管理软件”。在演示过程中贵司工作人员所表现出的专业、敬业的态度我们非常赞赏，同时我们也觉得贵司的产品非常优秀。但经比较后，我们已选定了较为切合敝司实际使用的软件，故贵司的产品暂不考虑。望我们日后有更好的合作机会。再次感谢贵司对我们工作的大力支持XXXXX公司XXXX年X月X日,会议纪要,1、会议概况时间、地点、会议名称、与会人、主持人、中心议题2、会议主要精神分条列项表述清楚[注]座谈会纪要可采用“记录式”,会议纪要与会议记录有何不同,范例会议纪要,集团本部管理人员会议会议纪要本次会议主要内容是传达2006年高层管理人员会议的会议精神，以及对06年工作思路、工作计划作总体部署。会议由郑丽清副总裁和刘华锡副总裁主持。会议指出，06年高峰会取得良好的效果，得到了董事局的高度评价。本次高峰会的主要议题是1、针对集团双线管理存在的问题提出解决方案和思路；
2、如何完成06年项目责任指标及项目06年经营、管理工作思路；
3、集团06年发展方向及工作重点。总体上，公司上市后对管理营运提出更高的要求，1、优化双线管理，强化中心制，加强对项目的监控和服务，2、各中心罗列双线管理存在的问题，,,范例批复,批复雅集行中〔2002〕32号致长江项目行政办由集团公司行政中心主题关于业务员话费补助申请关于你项目采购员XXX的话费补助申请,经本部研究并报集团公司领导审批,同意按公司标准给予每月XXX元的话费补助，由四月份起执行。此复。二OO二年四月十五日抄送项目财务部,工作总结,定义是本部门、本单位或个人对已经完成的实践活动进行回顾、分析，从中找出经验、教训，提炼出具体指导意义的理论认识的书面材料。类别工作总结、学习总结、部门上总结、单位总结、个人总结、年度总结、季度总结、全面总结、专题总结,工作总结,导语铺垫作用,导读作用。能引起读者阅读兴趣。主体在什么指导思想下，干了什么事，怎样干，出现了怎样的结果，取得哪些成绩（回顾）；
为什么会取得这些成绩，升华到理论、规律（体会）；
存在问题、不足，将来打算（展望）。,客观性,规律性,典型性,概括性,例1某项目05年度工作总结,春天的脚步声已向我们迈进，春天她是个充满生机的季节，也是个继往开来、播种希望的季节，随着公司在香港上市及海内外市场的逐步扩大，给我们项目带来了更大的发展契机，赋予我们更大的能量，我们正坚定不移地向着更高更远的目标而奋发前进。在新的一年里，XXX项目将严格按照集团公司新一年的发展规划和战略部署，以责任指标为工作中心，认真做好各项工作，力争圆满完成今年的各项任务。下面，就XXX项目2006年的经营管理思路和开发构想，以及如何完成新一年的责任指标提出一些想法和思路,,例2某项目05年度工作总结,2005年，雅居乐地产事业峥峥日上，捷报频传；
在公司董事局的英明领导下，各项目都取得了喜人的业绩；
XXX项目经过全体员工的努力拼搏、克服重重困难，全年销售XXX亿元，销售业绩连续两年保持在XXX、XXX地区的主导地位，完成责任指标的XX，占集团总销售额的XX，为集团整体效益贡献了力量。,,例2集团2005年度工作总结,2005年，是集团经济效益、社会效益、品牌效益全面丰收的一年，这一年，我们充分把握市场机遇，发挥自身优势，在各个领域取得骄人的成绩，房地产开发经营取得理想的效益增长，物业管理服务不断成熟完善，高尔夫球场、时兴装饰、酒店会所等业务也保持良好的运作，尤其值得骄傲的是，雅居乐地产于05年12月15日在香港联交所挂牌上市，开创了集团发展的新局面。,,工作总结例,（四）物业管理和客户服务得到巩固和加强（五）公司的社会效益同步发展（六）各项目经营管理提升到新的高度2005年各项目的发展呈现新的特点，责任指标完成的均衡性以及达标率是历年最高的，体现了各项目经营管理中全局观和协调性有了质的飞跃，更体现了各项目各级员工的努力付出（七）加强集团内部管控，实现“利润最大化”的目标,,讲话稿,进入演讲者的角色;研究听众；
目的在于使演讲内容在听众中产生强烈的影响；
开头根据场所、听众，突出主题，新颖，吸引听众注意力；
层次清楚，主次分明，严密的逻辑。语言表现力，通俗易懂，节奏明快。,2001港姐广州亲善活动演讲稿（例）,TVB集团的同事、各位准港姐、各位嘉宾大家晚上好今天，TVB集团的同事及12位准港姐莅临羊城，揭开了2001年港姐广州亲善活动的序幕，在这个令人振奋的美好夜晚，我们相聚在美丽的羊城，此时此刻，我的心情无比激动。这次港姐广州亲善活动，肩负起宣传广州形象的重大使命，我们看到，TVB集团的各位同事及各位佳丽均以极大的热情投入到这次活动中，这将使活动的开展更加多姿多彩。广州作为南中国的大都市，具有悠久的历史、丰富的人文风貌及风景名胜，商业发达，是一个面向国际的开放型城市它将为广州增色添辉，为广州的对外宣传贡献一份力量，也为促进粤港两地的交流与合作写下动人的篇章。,,欢迎词、欢送词、答谢词,篇幅短小热情礼貌,欢迎词（例）,尊敬的各位领导、各位嘉宾、女士们、先生们大家好在这个秋风送爽、硕果飘香的时节，我们迎来了雅居乐南湖半岛花园开张庆典的大喜日子，在这里，我谨代表雅居乐地产，对各级领导、各位嘉宾的光临表示热烈的欢迎向一直以来关心和支持雅居乐事业发展的各级领导、各职能部门、各友好合作单位表示衷心的感谢,,祝贺词例,各位嘉宾，女士们、先生们今天,非常荣幸参加凯茵新城的开张庆典。首先，我代表中山市人民政府向雅居乐地产又一大房地产项目凯茵新城的开张表示热烈的祝贺向各位远道而来的嘉宾朋友们表示热烈的欢迎，欢迎大家莅临中山做客雅居乐地产作为中山市房地产业界的龙头企业，以雄厚的资本实力、准确的市场定位、杰出的规划设计、人性化的管理服务，为社会创建优良的人居环境，,,感谢信,大事记,记录范围（雅居乐）①新项目立项；
②项目开发建设过程中的里程碑式事件，如奠基、封顶、开售、项目开发完成等；
③公司经营管理的重大成果；
④公司的管理变革、机构改革,重大人事变动；
⑤大型销售、展销活动；
⑥重要政府领导人接见公司高层；
政府部门、社会团体、重要嘉宾到公司参观、访问；
⑦公司或公司领导获得各项社会荣誉、奖励；
公司参与社会公益活动。,小结,请您说说今天的学习内容今天的收获,谢谢大家,