企业档案信息化建设评价指标研究
作为企业信息化建设的重要组成部分，企业档案信息化建设状况关系着企业的发展与进步。但基于多数企业档案意识较为淡薄，档案管理工作仅仅停留在传统意义上的纸质档案管理阶段。档案信息化建设存在滞后甚至是被忽视的情况。
1.档案人才匮乏，专业技术不精
企业作为生产盈利的机构，为将有限的成本投入到自身核心生产之中，多数企业均选择压缩非关键业务的成本，提高自身效益。档案工作在各个企业中多被当做边缘化业务工作，往往得不到企业管理者的重视，认为档案管理仅仅是简单的“管文件”，对档案管理员也多停留在“文件管理员”这一角色定位，因此，得不到应有重视，成本投入也相对较低。但随着信息技术的不断发展，新时代对档案工作人员有着更高的要求，档案保管员不仅仅需要掌握传统意义上的档案管理工作，更需要掌握相关信息技术，对企业档案进行信息化建设。
2. 建设目标不清，缺少建设标准
多数企业对于不能直接创造经济效益的档案工作往往不能给予足够的重视，企业档案信息化建设也多停留在响应国家号召这一目的上，企业档案信息化在建设前期，缺乏科学的规划与组织。对于本企业档案信息化建设不能够做到有所规划、有所标准。建设的信息化内容也难以为企业所用，如此以往，恶性循环，造成的低水平重复与各自为政现象严重阻碍企业档案信息化建设的发展。
3.网站建设不良，网页信息更新缓慢
选取500强企业中排名前100名作为调研对象，在对其网页网站进行逐个点击的过程中，网站多包含自身动态、职业发展、分支网点或与自身业务相关的部门导航，由于企业档案网站设计企业机密信息，大多不对外开放，因此，以上所查信息收获无几。因此，本文选取国外可口可乐公司、IBM公司与加拿大广播公司、时代杂志等几家具有代表性的企业档案网站作为研究样本，针对其建设实际提出企业信息化建设评价指标。
企业档案信息化建设评价指标
1.确定评价指标的原则
基于企业档案信息化建设评价指标的制定应遵循以下几个原则：首先，客观性。客观是指不以人的意识为转移的存在，即在设计评价指标时，需要以已有企业的实际特点出发，进而评判选取评价指标，保证选取对象的科学性。其次，专业性。这一点是尤其需要注意的。企業档案与其它档案有所区别，是企业在生产经营活动中形成的记录，往往带有自身企业专业化特色。因此，在评价企业档案信息化建设时，需要特别注意专业性这一原则，如基建工程档案涉及到大幅面图纸时，在信息化建设过程中便需要考虑图纸扫描后的缩放比例与清晰度。再次，可操作性，这一环节主要分为两大方面，第一是指评价的各项指标要清晰易懂，不能过于学术化而丧失了操作性，评分标准尽量使用定量的清晰指标来表示;此外，评价指标体系本身也需要具有可操作性，也就是从层次划分到具体权重占比均需要全面考虑。最后，导向性， 也就是说在设计企业档案网站建设评价指标的同时，需要有一定的前瞻性，兼顾企业现有档案网页情况与未来发展水平，为企业档案信息化建设的长期发展提供指导。
2.企业档案信息化建设的评价指标
档案网站信息资源从微观而言，主要包含四种类型：馆藏数字化档案、特色档案、现行文件以及编研成果。企业档案信息化建设平台往往还会加入自身行业的档案信息服务。具体评价指标应涉及以下几点：
（1）网页美观程度
档案网站在提供利用服务时，就像商场里的货架，其中所包含的档案信息内容便是货架上缤纷多样的商品。商品不仅需要注意自身内涵，更需要注意自身“颜值”，给予顾客美的享受，才能更好地吸引顾客，满足更多的利用需求。
（2）检索功能易用度
检索是用户直接表达自己信息需求的渠道，因此，在对企业档案进行信息化建设的同时，需要充分设计考虑企业档案信息化平台的检索功能。不仅要涵盖检索界面、检索字段、检索公式、检索控制、检索方式等，更要在检索技术设计过程中，考虑检索词之间的数量逻辑关系、本公司的特色功能、专业指导与跨库检索等。除考虑以上涉及因素外，还需要对二次检索即检索结果的处理考虑进易用度范围之内，需要按照检索相关度或者时间等多种可选方式对检索结果进行排列，此外，对包含档案基本信息与相关档案链接等相关信息也应被予以提供，以供用户选择。最后，允许的条件下，将本企业数字化后的档案提供全文浏览链接，并供以存盘、邮件发送、打印等多种方式的下载链接。在这一过程中，需要注意涉密档案及各部门间档案公开的范围，由于企业档案信息化建设平台的单一性，企业职工均使用一个平台，对于涉密或者仅向部分工作人员开放的档案，可以采用用户名与密码的方式限制获取，有效做到防止企业机密泄露。
（3）在线服务功能
目前，除去不含有档案网站的企业，多数企业档案网站在建设过程中，均将档案信息化网站作为一个展示平台，网页的使用功能远远小于展示功能。因此，需要打造“功能取胜”的档案网页，就需要将建设思路从以往的“展示型网页”向“综合服务型网页”转变，进一步促进档案网站页面设计的优化，提升企业档案信息化建设“功能化”这一特征，在服务项目的具体设置上，根据调研，从企业实际应用的最多需求出发，进行网页的布局设计，增强网站使用的“便利性”。
（4）档案信息资源建设状况
这一部分主要涵盖两方面的内容，首先，要考虑档案网站涵盖本企业档案资源的丰富与完整度。不仅仅要针对企业自身特色，设计检索利用等功能提供档案信息资源，还可以依此平台，宣传本企业档案文化与企业历史，进一步增强企业内部的凝聚力，扩大企业品牌影响力。比如，点击进入时代周刊档案网站上“档案（Archive）”栏目，便可浏览从该刊物成立以来，所有的杂志内容 ，有利于社会公众进一步了解该刊物的历史，增强该刊物的影响程度;而在加拿大广播的档案网站上，点击“目录（Categories）”栏目，即可浏览关于科学技术、艺术与娱乐、健康、生活风格、经济金融、政策、社会、环境、体育、战争与冲突等各个专题的电视、广播节目，可以为利用者提供更多可供选择的利用范围。