医院档案管理信息化建设初探

　　【摘要】因为医院档案记录着医院管理活动与医疗机构建设情况完善的数据。为提高医院档案管理水平，促进医院档案工作信息化发展极大地提高了医院档案管理的工作效率，同时增强了医院档案保障的可靠性。
　　【关键词】档案管理;信息化;建设
　　目前，随着信息技术的迅速发展，档案工作也逐渐呈现出信息化、自动化的趋势。档案管理信息化逐渐深入到了社会的各个领域。为加快促进医院档案管理工作的现代化发展，使医院档案管理工作逐渐向信息化管理的方向发展，呈现出信息化、自动化的趋势。将传统的手工归档的档案管理模式转变为计算机自动化管理的方式，因为医院档案记录着医院管理活动与医疗机构建设情况完善的数据。为提高医院档案管理水平，促进医院档案工作信息化发展极大地提高医院档案管理的工作效率，同时增强了医院档案保障的可靠性。
　　一、增强档案信息化建设的认识
　　在新时代的档案管理工作中，随着网络的飞速发展，比较原始的档案保存方式逐步被信息化与网络化所取代。因此网络的硬件设施与软件设施都应是建设好档案信息化的基础条件。信息办公自动化将计算机技术、网络技术等技术融入档案工作中，是促进档案管理信息化、现代化的必要趋势。目前大多数单位档案管理已开始普遍运用计算机和网络技术管理档案工作，利用多媒体计算机对文字、照片、声像以及各种载体的档案进行现代化管理，特别是随着医院的扩大升级和部门的增加，面对日益倍增的档案数量，档案管理必须实行先进的信息化管理手段，为存储档案和保管档案信息资源开发利用提供良好条件。
　　二、档案管理信息化建设存在不足
　　（一）医院目前并没有改变传统的档案管理理念。主要还是应用纸质资料与照片等保存模式，但由于自然因素的影响，不能保证通风与合理的温度湿度，因此不利于档案资料的保存。再有，上述档案资料保存形式以实物为主，不可避免地会发生资料丢失现象，为档案管理工作带来了更多的困难。原因是没有给予档案管理信息化建设足够的重视。所以大多数医院还存在着对医院档案信息化管理认识不够，没有认识到档案信息化管理工作的重要性的现象，没有建立与时代发展相适应的局域网，信息化管理共享暂时只能成为一句空话，所以就导致医院档案工作運行效率不高。其主要原因还是没有引起医院领导的重视，在基础设施建设方面投入不够或相对欠缺，特别是对档案管理的软件使用更少，有的医院即便是使用了档案管理的软件，但是，部分软件产品的质量也不高，这样一来就影响了档案管理信息化、现代化发展的整体水平，从而制约着医院档案信息化管理工作的整体发展。
　　（二）当前医院档案管理信息化建设还未具备完善的管理制度。医院在开展档案信息化建设过程中，不具备档案管理信息化的统一管理标准，从而导致了医院档案管理信息化建设制度不完善。一方面是在医院档案管理工作中，很多医院档案管理人员还是非专业人员，缺乏档案管理方面的专业知识和专业技能，对档案的收集、整理、归档等工作环节都不是很清楚，还谈什么档案管理信息化工作。这样一来就严重影响了档案信息化管理的整体效率。加之，有些档案管理人员对档案管理责任意识不强，在档案管理中出现资料损坏、泄露、丢失等情况，这些状况都不利于档案的完整化和规范化管理。另外有些档案管理人员不具备较高的专业技能与专业知识，而且大多年龄偏大，本身不懂得信息化管理技术的操作，没有接受过系统的信息化档案管理培训，对信息化档案管理工作存在较大的盲目性。
　　三、建立完善的信息管理化建设制度与措施
　　（一）为进一步推动医院档案管理的信息化建设。首先要完善档案信息化、现代化管理制度，建立规范化、标准化的档案管理制度。为确保医院档案管理实现信息化，医院需要科学地制定档案管理信息化管理制度，制定出一整套系统的、统一的、科学的管理标准和制度。比如电子文件归档信息化管理制度、档案查询利用制度、信息安全管理制度、档案鉴定销毁制度、档案管理人员管理制度、数字资源管理制度、数字档案异地备份制度等。在这个基础上，还要对档案管理主要流程制定一整套管理制度，如对档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、统计和利用等。通过这些制度管理和利用实体档案的归档材料的手续、表述等要进行严格把关，做到科学地管理医院档案。
　　（二）一方面强化医院档案信息网络安全管理，另一方面要加强档案管理人员的技能培训。医院还需对所产生的文件等进行统一的处理和规定，建立起规范化、标准化的档案管理制度，才能保证实现新时代档案管理工作信息化。招纳具备一定档案专业素养的优秀人才，建立起独立的考核与奖惩机制，使档案管理人员能够拥有更强的责任感，才能更好地为医院发展服务。
　　四、加大档案管理信息化建设的投入
　　（一）在信息化管理建设的过程中，医院应加强对档案管理信息化、数字化工作的投入，保证数字化软硬件设施使用。所以要加大投入力度，加快推进信息化数字的建设进程，尽快配备完善的信息化档案管理设备，建设完善的档案信息数据库，积极借鉴先进单位的档案信息化管理经验，不断提升档案管理质量，积极引进高标准基础设施，才能在保证档案信息完整的前提下减少纸质档案材料的保存。
　　（二）还需及时引进多媒体、数据库软件、信息查询系统等基础设施。随着医院的进一步发展，其档案管理工作也越来越繁杂，传统的管理模式耗时、耗力，而且还难以保障档案内容的安全性与准确性。所以，一方面要从单纯的纸质管理模式向纸质管理模式与计算机网络管理模式相结合转变的方式转变，全面提高医院的档案信息化管理水平，注重信息化管理模式的档案管理建设，提高档案信息资源的利用率，有效地提高工作效率。所以，档案信息化就是把过去的档案进行保存，更加系统地、总结性地将档案进行整理储存，其核心工作就应当逐步地向着以保管为核心而改进实现信息化、网络化与数字化，达到接收、发送、存储的一体化的目的。确保档案内容的真实性与严肃性。总之，要真正地做到档案管理信息化的资源共享，实现档案管理模式的新变革、新突破。就要通过一系列的信息化措施，全面提升档案管理工作效率，实现档案管理工作信息化、现代化，逐步形成档案信息化管理新的标准体系，使档案管理工作能够得到进一步的发展。