论如何加快事业单位信息化建设


  摘要:信息化建设既可以帮助实现事业单位办公自动化,又可以提高事业单位绩效考核水平和工作效率,还可以降低管理服务成本,对于事业单位的可持续性发展极为重要。本文结合笔者多年的工作经验,对如何加快事业单位信息化建设进行了深入地探讨,其中包括加强组织领导创新信息化服务、加快信息化建设步伐、加强OA办公系统信息化建设,具有一定的参考价值。
  关键词:信息化;档案管理;档案服务;事业单位
  随着互联网技术的快速发展,事业单位的管理和服务工作也进入到信息化时代,为其发展提供了难得的机遇,信息化建设既可以帮助实现事业单位办公自动化,又可以提高事业单位绩效考核的水平和工作效率,还可以降低管理服务成本。本文就如何加快事业单位信息化建设进行探讨。
  1加强组织领导
  各个事业单位应该成立由单位一把手任组长、分管领导任副组长、各科室相关领导为组员的信息化建设工作小组,明确领导责任,落实成员负责信息化建设的具体适宜,使信息化建设工作做到事事有人负责,环环有人把关。与此同时,把信息化工作作为事业单位管理的一项重要内容纳入年度目标考核,与其他工作同部署、同组织、同考核。
  2创新信息化服务
  事业单位工作人员在信息化背景下要勇于解放思想,对信息化服务观念勇于创新。
  第一,充分利用事业单位信息资源共享平台,深入拓展信息利用途径,同时,改进事业单位信息公开的宣传方式,实现信息资源共享。
  第二,信息价值的真正有效发挥要建立在安全的基础上,事业单位信息化建设更离不开安全。但从目前来看,信息化的快速发展也带来了系统瘫痪、黑客人侵、信息失密、病毒泛滥等现象,严重威胁信息安全,由此可见,务必加强事业单位信息安全。
  一是网站安全问题整改。对本单位网站存在的安全隐患,及时与网站开发维护公司对接,要求进行安全隐患整改和漏洞修补,并把整改情况反馈给上级部门和公安分局网络监管部门。
  二是信息管理系统安全自查。各个事业单位要对正在使用中的信息管理系统进行全面安全自查,梳理使用中发现的问题,列出整改清单,逐条整改。
  第三,落实基层单位信息安全管理工作。各个基层单位应开展自查和整改工作,要求在使用信息系统时做好相关安全管理工作。上级部门可以随时进行系统后台检测和现场抽查,督促各单位安全措施落实到位。
  3加快信息化建设步伐
  事业单位要基于“统一性、系统性、完整性”总体要求,强化四项措施,努力开创信息化建设新局面,为推动事业单位实现可持续发展提供有力支撑。
  一是做好信息化制度的废、改、立,逐步搭建“以制度管人、用程序管事”的信息化工作管理平台,完善信息化工作流程,深化信息化基础管理,实现信息化管理的科学化、制度化和规范化;抓好安全运维管理,建立统一的信息安全事件处理流程和响应联动机制,提高应急事件反应能力和应急处置能力,保障各业务和办公系统稳定可靠运行。
  二是从信息化科学规划人手,抓好规划落实和水平提升。事业单位要学习先进单位信息化建设的科学方法和典型经验。注重统筹设计与项目带动,科学系统制订信息化发展规划,确保规划方向的一致性、目标的合理性、技术的可行性和结构的完整性,提高信息化工作的实用性和创新性。同时,严格落实年度计划,抓好规划的落地实施,确保信息化工作取得实效。
  三是从信息化基础建设人手,抓好机房管理和网络建设工作。事业单位应本着统筹兼顾“建、管、用”的原则,继续加大基础设施和网络建设投入力度,做好信息化网络升级改造工作,做好机房管理,有针对性地消除故障隐患,降低运维成本。
  四是从开展信息化培训人手,抓好信息化队伍建设工作。事业单位应着眼于提升信息化工作队伍的专业技能水平,在各基层部门设置兼职信息化技术员,开展多次信息化应用和操作技能培训,提高信息化队伍的业务能力和技术水平,并以点带面提高事业单位信息化办公能力。
  4加强OA办公系统信息化建设
  为加强事业单位内部日常管理、规范工作流程、实现信息共享、提高办公效率,进一步节约办公运营成本,降低各种资源消耗,事业单位应加强OA办公系統信息化建设,提升整体管理水平和效率。
  4.1方案设计100%规范——完善功能
  事业单位在OA办公系统建设过程中,务必要以实用、便捷、高效为建设原则,在满足需求、完善功能、确保时限上下功夫,并制定事业单位OA办公系统项目计划书,以便明确具体环节的时间节点。要反复修改事业单位整体的OA办公系统构建方案,从主页版面设计到具体栏目框架的建设都要进行规划设计,不断调整相关栏目形式及功能。
  4.2工作流程100%规范——改进系统
  事业单位在OA办公系统开始试运行阶段,各科室都应该从公文流转、发文拟稿、信息发布、业务审批等环节进行逐一测试。办公室和信息化办公室组织相关部门进行研讨,对系统中各环节的流程设计、栏目应用、信息发布及公文流转等应用,广泛听取使用意见,对系统应用中发现的问题,通过讨论协商逐一修改解决,确保正式上线运行前无差错,逐步完善系统中的各个功能。
  4.3操作培训100%规范——保障运行
  事业单位在OA办公系统上线运行的最后阶段,务必要组织各基层单位OA办公系统使用培训,并编印《OA办公系统使用手册》。办公室要组织兼职信息化管理员以点带面开展实操培训,采用上机操作的形式,现场操作现场答疑,确保每名参会人员都能熟悉操作本系统;同时,若有条件的话,可利用事业单位内部网络,采用视频会议形式,对各个基层单位面授讲解OA办公系统的使用方法,确保全体干部职工能够熟练使用0A办公平台;并对大家在使用中的问题,给予全部解决,为正式上线运行做好准备。
  4.4管理制度100%规范——提高效率
  事业单位在OA办公平台正式上线运行后,应结合其具体情况来指定相应的OA办公系统使用管理办法和办公自动化运维管理制度,不断细化各项工作流程,明确各部门职责,落实OA办公平台各项栏目内容及要求,保障各类文件和信息传递快捷畅通,行政管理公开透明和运转高效,有效降低行政成本,切实提高办公效率,确保5O,CHINAMANAG.EMENTINFORMATIONIZATIONOA办公系统的规范管理和正确使用。
  5结语
  做好事业单位信息化建设工作,才能使事业单位各项工作步人现代化、制度化、科学化、规范化及信息化的管理轨道。
  参考文献:
  [1]何恩贵.河南省信息化发展现状、存在问题及解决策略分析[J].安阳师范学院学报,2015(3).
  [2]李海梅.中小型企业信息化的问题及对策研究[J].知识经济,2011(11).
  (作者单位:浦口区社会慈善募集和救助中心)