摘 要：随着社会发展对人事档案管理工作要求不断加强，高职院校的人事档案专审工作也在全面发展。人事档案是高职院校人事组织工作的核心，是关于院校人事等部分在工作中产生的信息记录，对高职院校的持续发展有着重要的作用。為了顺应国家对各单位人事工作提出的新要求，高职院校也要加强对校人事部门档案专审工作的改革，满足时代发展需要，创新管理体系，完善人事部门工作。目前，高职院校在人事档案管理中还存在一些问题，为了促进高职院校的长远发展和保证教职工人事档案的准确全面，对高职院校教职工人事档案管理工作进行了研究分析。
关键词：高职院校；
教职工人事档案；
管理工作；
分析研究
国家对高职教育的重视不断加强，促使高职院校发展得到政策支持，开始了迅速发展。高职院校吸引了全国各地的专业人才和优秀专业教师，使院校的教职工信息变得错综复杂，高职院校人事档案管理工作面临全新的要求和挑战。现如今的院校人事部门管理工作还存在一定缺陷，影响了人事档案整理工作效率，导致人事档案出现不准确、不全面的现象。完善人事部门的教职工档案工作管理体制，加强教职工人事档案管理，是促进高职院校平稳发展的保障和基础。因此，对高职院校教职工人事档案管理工作要快速行动起来，推动高职院校的管理水平和效率，使国家教育事业健康有序发展。
一、高职院校人事档案管理存在的问题
1.人事档案管理制度不规范
在高职院校人事档案收集和整理归纳过程中，部分高职院校的人事部门管理制度不规范，没有按照国家制定的相关规则进行人事档案整理工作，导致资料遗漏和错乱。教职工人事档案包括个人简介、学历、担任职务、学习工作证明等，还包括教师在校期间的工作作风、工作实绩和遵纪守法等许多相关资料。教职工人事档案资料种类复杂，分类细致，如果学校规模较大，人事档案的管理难度会大大加深。在校的教职工人事档案还关系到期末教学成绩的评比，是考察和选拔人才的重要根据。高职院校的人事档案管理制度不规范，对人事档案的鉴别工作不严，会出现教职工简历不真实、个人材料虚造等不良现象。教职工个人材料真实性差、材料内容空洞无内涵，将无法为社会竞争、学校评选提供准确真实的个人资料档案。高职院校在组织教职工人事档案填写时，还存在填写不规范、不完整的问题。同时，人事部门在审核档案时，没有按照严格审核标准和规定范围来进行审核工作，导致审核超时、漏审错审等不良问题。人事档案管理工作是学校行政部门的重点工作内容，由于记录不完善、填写不规范等各种问题的出现，导致了工作效率下降，对后续管理和查阅造成了一定影响。在当下的工作优化中，需要根据目前存在的问题进行优化改善，提高档案管理的效率和质量，规范档案填写方式，建立严格的深刻体系，促使档案管理变得高效化，促进了高校行政工作的开展。
2.人事档案管理体制较落后
随着信息时代的到来，档案管理工作已经进入了新阶段，全新的档案信息管理系统建立成了主流，信息化建设的推进能够帮助工作人员解决日常工作问题，提高工作开展的质量和效率。但是，从目前的工作开展现状了解，发现高职院校人事档案管理工作仍然采用传统落后的纸质文档管理方法，没有跟进社会发展需要，缺乏先进的人事档案数字化管理设备。大多数高职院校没有专门存放人事档案的档案室，一般都是把教室和办公室进行改造处理，管理设施设备也不完善，没有专门的储存设备，使档案资料无法合理有效分组，人事档案会出现错分、漏分等问题。教职工人事档案都是以纸质进行存档，档案室应设立通风除湿装置，但改造的档案室基础设施不完善，影响人事档案的安全储存，存在一定风险。除此之外，在人事档案管理中信息化管理程度低。在档案收集、整理、存档、储存、查询过程中，大部分仍然采用人工方法，没有顺应信息时代发展的需要。面对高职院校庞大的信息资料，仅仅采用人工方式进行整理，造成诸多问题。一是效率性低、费时长，需要大量人工和时间；
二是信息整理得不够细致全面，可能出现遗漏和错乱的情况；
三是不能及时收取信息的更新情况，及时性差。人事档案管理体制的落后，导致人事档案管理工作无法高效、全面、准确地开展，对于外部信息更新接受的能力也要落后许多。管理体制信息化程度低，没有合理配置先进的资源设备，使教职工人事档案管理工作无法满足国家规定，没能顺应时代的快速发展。
信息化建设是人事档案管理工作开展的重点，当下已经进入信息时代，系统完善能够促进各项工作的开展，及时准确地进行信息传输和更新，这样可以使得工作人员了解到更加全面的档案信息，为后续工作开展提供较大帮助。在当下发展过程中，需要关注于管理体制的完善，跟随社会发展的步伐，建立专门的档案管理数据库，通过电子档案的存储和管理，提高人事档案管理的安全性，这样可以避免信息泄露、遗失等问题的出现，全面提高工作的质量和安全。
3.人事档案管理人员专业素质不强
在高职院校中，人事档案管理工作量大，且工作枯燥乏味，从事档案管理工作的人员稀缺，许多院校的人事档案管理人员大部分都是非专业人员，多数是教师兼职人事档案管理，人事部门出现一人兼职多个管理工作或者工作岗位的缺少管理人员现象。随着国家对高职院校的政策支持，高职院校规模不断扩大，招生人数不断增多，高职院校人事档案管理工作面临着巨大挑战。由于人事档案管理人员专业不对口、专业知识素质不强、档案管理水平低等现象，教职工人事档案在管理工作中也会存在许多严峻的问题。人事部门档案管理待遇较低，导致档案管理工作人员流动性高，新入职的工作人员需要对档案管理工作进行重新了解，大大降低了管理工作的效率。人事档案管理人员专业素质不强，对档案整理存档的专业性不高，档案管理工作无法有效有序地开展，其综合素质无法满足人事档案管理工作的需要，大大削减了工作的有序性和有效性。同时，缺乏专业档案管理人员也会大大影响高职院校人事档案工作的改革，没有专业人才的支持，管理工作会受到限制，不利于高职院校教职工人事档案的合理规范储存和审批，影响高职院校的发展。人事部门档案管理工作人员专业性对于现场工作的开展起到了非常关键的作用，在实际工作过程中，若人员的专业性并未达到相应标准，在处理各项问题时缺乏经验和专业素质，会导致工作开展的质量下降。在当下的发展过程当中，应当更加注重人员专业素养的提升，结合人事档案管理工作的基本需求进行定期培训，提高人员的专业水平，这样可以保障各项工作开展达到相应标准，提高工作的规范性和质量。
4.教职工人事档案管理工作没有受到充分重视
第一，大部分高职院校和教师之间，都存在对人事档案工作不重视的情况，教师没有意识到人事档案资料是其职称评选和干部选拔的重要参考资料。第二，高职院校对人事档案管理工作也不重视，没有建立和创新合理的档案管理体系，保障档案管理有序高效地开展。第三，在人事档案管理工作中投入资金不足，没有建立专门的档案室和购买先进的设施设备，没有为院校人事档案管理工作提供良好的物质基础和工作环境，使档案管理工作的信息化程度低，档案管理的设施设备落后。第四，高职院校也没有严格执行国家规定的人事档案管理条例，对人事部分工作没有做到有效监管，人事档案工作没有引起高职院校的意识和重视。第五，教职工在填写个人档案资料时，没有充分意识到人事档案资料的重要性，在填写过程中出现填写形式不规范、填写的内容不完整、不真实等问题，导致教职工的个人档案信息不准确。
二、高职院校教职工人事档案管理的构建策略
1.加强教职工人事档案管理意识
高职院校要加强人事档案工作的宣传力度，拓宽教师人事档案意识的渠道。院校可以在校内报刊刊登关于《人事档案条例》的有关知识，加大档案管理的知识宣传。还可以通过微信、微博、QQ等发布关于人事档案知识的问卷调查，通过对教职工的认识情况进行相应的知识宣传活动。利用互联网的优势，加大对人事档案知识的传播学习，提高教职工在人事档案填写时的规范性和真实性。信息传播的及时性和全面性对现场工作的开展起到了重要的作用，高校人事档案管理部门，需要加强对技术应用優势的认知，引入先进的科学技术，包括大数据技术、云计算技术等，构建高效化的管理系统，这样可以使得工作人员在日常工作中通过系统完成人事档案的管理，提高了信息查询、信息处理的工作效率。同时，还可以举办关于个人档案知识的座谈会和人事档案填写的培训会，在提高教职工档案意识的同时也能提高教职工填写个人档案时的水平，有利于教职工提升对人事档案管理重要性的认识。除此之外，校领导也要充分了解人事档案的权威性，加强档案意识，将人事档案管理列入开会讨论的重要事例之一。高职院校要发挥引导作用，加强全校师生人事档案管理意识，明白人事档案管理的重要性。教职工应顺应国家人事档案规定，认真学习个人档案相关知识，熟悉个人档案填写要求，加强人事档案管理工作监督，提高高职院校全体教职工的档案意识，推动高职院校人事档案工作顺利开展。
2.完善教职工人事档案管理制度
构建先进的人事档案管理制度是高职院校人事档案管理工作顺利进行的保障。为了解决出现档案造假、档案填写不完整、档案审批遗漏等问题，加强完善人事档案管理制度，大力开展人事档案审批检查工作，对不合格、不准确、不真实的档案进行及时处理，保证人事档案管理的顺利高效进行。首先，要完善人事档案材料收集归档工作制度。在人事档案收集之前，要对档案进行全面清查和核实，避免出现漏交、漏收的情况。还要完善人事档案的审核工作制度，工作人员按照规定对档案的真实性和准确性进行严格审查核实，对不合格的档案及时打回重写。完善人事档案的整理工作制度也是很重要。对人事档案进行细致分区整理，保证档案储存的规律性和有序性。完善创新教职工人事档案管理机制，构建高效的专审全覆盖“2+1”工作机制，明确人事部门的工作职责，构建人事档案工作规划，为提高人事档案管理工作有秩序、有规划、有目标的发展。
3.加强对人事档案管理人员的专业培训
人事档案管理人员的专业素质水平体现了人事档案管理工作的质量水平，是高职院校人事管理工作构建的重点内容。提高人事档案人员的专业素质水平，就必须对工作人员进行定时定点的培训。要破除传统“老带新”的老旧培训模式，要采用系统科学的强化培训，提高工作人员的人事档案管理水平。院校可安排统一时间，对人事档案管理人员进行强化培训。开展理论知识课堂，学习和了解人事档案管理相关的专业知识，提高自身对档案管理工作的认识。同时，还要开设实践操作课堂，将所学知识理论应用到实际操作过程中，对档案的收集、审核、整理、保存等过程都要进行相应的实际操作，保证在实际的档案管理工作中准确无误。还可以举办专题研究研讨会，人事部门相关人员对档案管理工作进行研究探讨，让管理人员在课题讨论中提升自身的专业理论知识和档案管理工作水平，为档案管理工作提高理论支持。随着档案管理信息化程度的加深，还要对管理人员继续信息技术培训。引进信息技术扎实的专业人员，对档案管理人员进行技术指导，弥补档案管理信息化人员稀缺的现象，潜移默化地影响人事部门的进步发展。除此之外，还要设立相应的奖惩措施，对人事档案管理人员形成激励作用，促进其工作的积极性。在加强人事档案监管和要求的同时，也要对专业素质强、业务能力强的工作人员进行提拔奖励，提高人事档案管理部门的积极性和活力。加强对人事档案管理人员的专业培训，提高人事档案工作的专业水平，保证了工作的质量效果。
4.利用先进科学技术进行信息化建设
高职院校的人事档案管理要顺应技术发展的要求，提高人事档案管理的信息化水平。高职院校要根据实际情况，引进先进的设备和数字化计算机信息系统，利用先进的科学技术，提高人事档案管理的工作水平。人事部门根据实际情况制定出人事档案信息化建设的工作方案，明确档案管理信息化各个步骤和任务，确立实现信息化管理的方法手段，使人事档案从收集到审批再到整理保存的每个过程有序进行，并有明确的要求和规定可以依照，使教职工人事档案管理信息化工作有序开展。同时，为档案管理信息化提高硬件设备支持。院校应加大资金投入，为人事档案管理部门购入电脑、打印机、智能档案存储柜、扫描仪等先进设备，设立专门的云端“档案资料库”，工作人员可以分级操作查看，方便对教职工档案资料进行及时查询和更新，也可以保证档案的保密性。还可以进行目录查询、数据备份、资料扫描等技术支持，促使人事档案管理信息化开展，提高工作效率，使纸质档案与电子档案相结合，也可以解决纸质档案丢失、损坏对信息资料丢失产生的影响。加强人事档案数字化管理也是很重要，可以将教职工个人档案资料进行信息化和数字化处理，建立数字化档案信息网，实现人事档案信息资源共享，及时上传发生变动的信息资料，让档案管理人员及时处理和更新，保证教职工档案信息的准确性和及时性，提高了工作人员的办事效率。高职院校人事档案管理工作向着信息化和数字化的方向发展，使工作的效率得到了提升。
三、总论
高职院校加强对教职工人事档案管理工作的研究，顺应了社会发展的需要，也促进了人事部门的工作改革。创新构建新的管理机制，弥补了之前人事部门工作中出现的问题，使高职院校人事管理工作健康有序发展。人事档案管理不仅满足了高职院校教职工信息掌握和管理的要求，也满足了社会教育保障的需要，对教职工人事信息掌握更全面、更准确。推动高职院校教职工人事档案管理工作的任务刻不容缓，高职院校要加强对人事部门工作机制的创新，提高教职工档案管理工作的效率和质量，在国家政策的不断支持下，进一步推动我国教育事业向高质量和制度化发展。
参考文献：
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[4]耿伟娜.高校人事档案管理工作创新策略探究[J].工作指导，2020
（作者单位：广西交通职业技术学院）
基金项目：2022年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目立项课题“溯源视域下高职院校人事档案专审全覆盖工作机制研究”（课题编号：2022ky1117）
作者简介：黄春蓓（1985—），女，壮族，广西宁明人，本科，馆员，研究方向：档案管理。
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