事业单位档案管理信息化建设途径分析
摘 要：在当前信息网络时代，事业单位档案信息呈现出多样化和复杂化的特点，传统的档案管理方式越来越无法满足档案工作发展的需求，档案管理信息化建设已成为事业单位档案工作发展的必然趋势。文中从事业单位档案管理工作的特点，分析了事业单位档案管理信息化建设的意义，并进一步对事业单位档案管理信息化建设的途径进行了具体的阐述。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；特点；途径
档案管理信息化即是在档案管理工作中渗透信息网络技术，有效的提高档案管理工作的高效化、实时化和信息化水平。近年来科学技术的快速发展并在档案工作中广泛应用，事业单位档案管理工作的专业化水平有了大幅度的提高，特别是信息技术在档案管理工作的中应用，对事业单位档案管理工作提出了较大的挑战。目前事业单位加快了自身档案管理信息化建设的进程，档案信息化水平的提升对于事业单位的发展起到积极的促进作用。
1 事业单位档案管理工作的特点
事业单位基于自身的特殊性，其档案管理工作具有较强的政治性和专业性特点。即在事业单位实际档案管理工作中，其与国家政策、方针之间存在紧密的联系，档案管理工作需要在相应政策指导下进行，同时在实际档案管理工作中事业单位都具有自身独特的管理方法和运作程度，专业性较强。事业单位档案包含的信息量较大，而且涵盖多个领域，这些信息无论是对提高国民经济发展水平还是国家竞争力都具有重要的参考依据，可以为国家发展和决策提供科学的信息支持。对于事业单位档案管理工作而言，其还具有服务性和保密性的特点，事业单位工作的本质即是服务大众，档案管理工作是事业单位服务功能的重要基础，因此其体现出较强的服务性。同时事业单位档案关系到有关政策和学术研究等方面的信息，对保密性具有一定的要求，因此在档案管理工作中还要重视档案信息的保密。
2 事业单位档案管理信息化建设的意义
事业单位档案管理信息化建设的开展，可以将各类信息纳入到数据库中，并在电子磁盘上进行保存，可以有效的提高档案管理工作的效率，而且对于档案信息，可以通过网络及时对档案信息进行查阅和共享，为档案信息的利用提供了更多的便利。由于传统档案管理工作效率较低，需要大量的人力，实际工作中也容易出错，但通过信息化建设工作的开展，档案检索和管理更为快速，档案管理效率大幅度提升。而且在档案管理信息化建设过程中，主要以电子文档来对资料进行保存和备份，档案信息不易遗失和损坏，实现了无纸化办公，不仅档案工作效率有了较大程度的提升，档案管理成本也实现了节省。
3 事业单位档案管理信息化建设的措施
3.1 提高对档案信息化建设的认识
档案信息化建设具有较强的系统性，在当前事业单位档案信息化建设进程中，事业单位领导层需要加大重视程度，并能够及时转变观念，认识到档案管理信息化工作的重要性。同时档案管理人员也需要加快传统管理理念的转变，加大对档案信息化建设的宣传力度，使单位从上到下对档案信息化建设工作都能够有一个深入的了解，这样在档案信息化建设过程中才能够获得人力、物力和财力的支持，科学的配置资源，为事业單位档案管理信息化建设工作的有序开展奠定良好的基础。
3.2 加大对档案信息化建设的资金投入
首先，在硬件设备上，档案部门要积极引进相应的设备，将现代化管理手段和现代化计算机技术渗透到档案管理工作中。工作人员需要借助先进的硬件设备对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换。其次，档案工作作为一个集收集、保管、利用、共享和服务于一身的系统工程，必须要环环相扣，工作人员需要借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。无论是软硬件配置还是信息化建设工作的开展都离不开资金的支持，因此需要加大资金投入，积极推进事业单位档案信息化建设的进程。
3.3 制定健全的档案管理信息化制度
事业单位应结合实际情况，综合考虑多方面因素，不断改进并完善档案管理信息化建设制度，确保各项制度切实可行。如岗位责任制度，明确每位人员的岗位职责与权限；责任追究制度，明确每位人员应承担的相应责任，避免出现问题后相互推诿；档案收集、整理及归档制度，确保收集档案的完整性、真实性和清晰性。通过完善档案管理信息化制度，可以为档案管理信息化建设工作有序开展提供制度上的保障。
3.4 制定本单位的档案信息化建设规划
事业单位需要基于自身的实际情况制定合理的档案信息化建设规划，并以此为依据来推进档案信息化建设的进程。档案信息化建设规划要具有较强的灵活性和可扩展性，能够更好的满足档案工作长期发展的需要。构建档案信息化管理的网络管理模式，有条件的事业单位可以建立一个档案信息网站。档案信息网站主要是以网页的形式，相关人员可以通过档案信息网站对所需要的档案信息进行查找、浏览和下载，提高档案信息资源共享的程度。
3.5 保证档案信息的安全
事业单位档案管理信息化建设过程中档案信息安全是一项较为重要的问题。在档案信息化建设过程中，网络和硬件等方面都会给档案信息带来风险。互联网自身具有较强的开放性，一旦档案信息系统被黑客和病毒攻击，必然会导致档案信息发生泄露或是丢失，影响到档案信息的安全。同时计算机及相关硬件在使用过程中一旦发生故障，也会导致档案文件丢失和损坏。为了进一步提高档案信息的安全，事业单位需要对档案信息管理系统设置防火墙，加装防病毒软件，对于涉密档案严禁上网。强化对硬件设施的管理，并做好具体的备份工作，有效的保证档案信息的安全。
3.6 优化档案管理人员的素质
档案管理工作的水平如何，很大程度上取决于管理者和应用者的素质和能力。针对当前档案管理人员能力不足、年龄结合较大等问题，必须要加强档案管理人员的能力素质建设。要解决个别单位没有专门档案管理人员的问题，确保档案管理有专人负责。通过定期开展培训等方式，让档案管理人员真正意识到信息化建设的重要性，提高做好档案管理信息化的主动性。要加强档案管理人员应用信息化设施的能力和水平，提高自己对档案信息化平台的熟练掌握和应用能力，确保档案管理信息化凭条能够真正发挥作用。
4 结束语
通过加大事业单位档案管理信息化建设，可以有效的提高档案管理工作的效率，降低档案管理人员的劳动强度。为了进一步提高事业单位档案管理信息化的水平，还需要加大资金投入力度，重视软硬件设施的建设，科学对档案管理信息化建设进行规划，积极推动事业单位档案管理信息化建设工作的有序开展。
参考文献
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