公文具有5个方面的作用，即指挥和指导作用、规范行为作用、联系协调作用、宣传教育作用、凭据记载作用。公文具有法定性、工具性、规范性、时效性等4个特点。根据公文的作用、公文的特点，按不同的标准可对公文进行不同的分类。
1.按使用范围分为通用公文和专用公文。通用公文即办法和条例所颁定的18种公文。专用公文指专门机关、专业部门等使用的特殊公文，如司法、外交、军事等公文。
2.按发文机关所属组织系统分为党的机关公文和行政机关公文。
3.按行文方向分上行文、下行文、平行文。请示、报告是典型的上行文，决定、指示、通知、决议、批复等是典型的下行文。函是典型的平行文。
4.按涉密程度分普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。标有密级的文件要严格控制知晓范围，一般不得复制，确需复制的须经本单位负责人批准，并由文件保管人员作好登记。严禁在无保密措施的设备和因特网终端计算机传输、存储、编辑、打印涉密文档。
5.按处理时限分平急、急件、特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急件、加急件、特急件、特提件四类。需即刻办理的使用“特提”、2日内办理的使用“特急”、4日内办理的用“加急”、6日内办理的用“平急”。
公文还可按来源、处理方式、性质和作用等分类，这里不再叙述。重点讲一下党的机关公文和行政机关公文分类 条例规定党的机关公文有14种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
办法规定行政机关公文有13种命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
从以上分类可以看出，两大公文法规共列举了27个文种，其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的，党的机关公文没有命令令、公告、通告、议案这4个文种，而行政机关公文则没有决议、指示、公报、条例、规定这5个文种，所以党政公文的法定文种（亦叫“正式文种”或“主要文种”）合计为18个。各种组织行文，原则上不能超出这些文种而自制新的文种。在实际工作中，我们经常用到的正式文种有以下几种决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
办法和条例还规定了公文的格式办法规定有16种格式，条例规定有17种格式，格式分别确定了它们在文面上的区域和大小。这些特定格式，是公文规范化的重要标志。公文写作采用规范的格式，旨在维护公文的严肃性，保证公文的准确、完整、统一，从而行之有序、行之有效。
条例和办法中没有明确规定的文种，属非法定公文，它们中大至有总结、计划、调查报告、简报、信息、述职报告、会议记录、会议讲话稿等，小到专用书信、便函等，这些文书也称常用事务文书。非法定公文中我们还会用到规章文书（如章程、办法、规则、制度）和专用文书（如意向书、合同、策划书等）。非法定公文在整个公文体系中处于次要、从属地位，既没有法定的格式，也不具备独立的行文资格。尽管如此，作为辅助性公文，非法定公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广泛，使用频率较高，起着不可替代的作用。
二、公文规范 （一）公文文种规范 1．按组织系统的职能范围选用文种。党的机关与行政机关各有其职能、分工范围，如通告，就只能由行政机关制发，党的组织系统不能选用。（通告与通知的区别通告的行文无特定对象，通知则有特定对象）。
2.按组织的级别权限选用文种。如命令、公告，制发者只能是县级以上的行政机关，条例只能是党的中央组织才能制发的法规规章性公文。
3.按组织之间的工作关系选用文种。隶属关系上下级之间选用上行文和下行文，不相隶属关系选用平行文。
4.按公文的适用范围选用文种。向上级汇报工作、反映情况选用报告行文，提出建议则用意见行文。
在公文实践中，文种选用的混乱现象不同程度存在，主要表现在一是混用文种，如公告与通告、决议与决定、请示与报告、条例与规定、请示与函等几组相近文种混用。二是误用文种，将事务文书误作为正式公文文种使用。主要表现在本应使用规定、决定、意见、报告、通知、通报等公文，却使用计划类、总结类、简报类事务文书，以要点、打算、安排、小结等形式行文（误用文种的情况在我县不同程度存在，在县纪委监察局机关也有这种情况）。
（二）公文行文规范 行文规范，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流程。行文规范包括8个方面内容 1.行文精简的规则。行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
2.按隶属关系和职权范围行文的规则。各级党政机关的行文，都应根据本机关的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；
而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
3.职能部门行文的规则。党政各职能部门，在自己的权限内，可以相互行文，可以向下级机关相关业务部门行文；
也可以根据本级党委或政府的授权和有关规定，对下级党委或政府直接行文。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。各级政府和有关领导机关办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，可不在文首或文中标注“经**同意”的字样。
部门内设机构除办公厅（室）外，不得向外正式行文。
4.联合行文的规则。同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文；
党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。
5.文件抄送的规则。向下级机关或者本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关；
因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关；
受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关；
上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应当抄送其另一上级机关，如临沧市纪委下发到我县的一些重要文件，有的主送机关直接就是县委（县政府）、县纪委，有的则注明了抄送县委。还有就是领导与指导的关系，党章第八章第四十三条明确规定，党的中央纪律检查委员会在党的中央委员会领导下进行工作。党的地方各级纪律检查委员会和基层纪律检查委员会在同级党的委员会和上级纪律检查委员会双重领导下进行工作。我们有的同志在公文表述和口头汇报工作中，用“在同级党委的领导下，在上级纪委的指导下开展好工作”，这种表述是不正确的。我们是双重领导，这是党章的规定，不是我们自创。
6.协商一致的规则。凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。
7.向上请示的规则。下级向上级报请示公文要注意以下五个问题一是按级请示。二是请示一般应一文一事。三是请示除领导直接交办的外，一般不要直接送领导者个人，应归秘书部门统一处理。四是上报的请示不要同时抄发给下级机关。五是不要多头请示。
8.文件退回的规则。对不符合行文规则的公文，秘书部门可径直退回。
（三）公文语言规范 公文语言使用正确与否，语言表达完整与否，都直接关系到工作开展的质量和公务活动的成效。文件应与内容相呼应，文章的语言和口气应适合文章的论旨。不同体裁的文章，由于其反映现实、表达思想的方式不同，语言风格也不同。即使是文学类作品，散文、小说、诗歌、戏剧，之间的语言也有很大差异性。千百年来，在公文的形成和发展中，在人们办理实际公务的过程中，逐步形成了公文语言运用的特殊语体，这种公文语体与非应用文类各体文章的语体相比，风格迥异，个性特点十分鲜明，其特点和要求概括起来主要有八个字准确、简明、朴实、庄重。
1.准确。即要观点明确，表述准确。句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
2.简明。要简洁、明快，可读性强、浅显易懂。缩略语强调规范化，一是约定俗成，如 “三个代表”是约定俗成的缩略语，可在公文中直接使用。二是先全后简，文字较多且需要在公文中反复出现的未经约定俗成的名称，应当在公文中第一次出现时采用全称，然后用括号注明以下简称“**”，便可将缩略语在本篇公文中重复使用。三是句式的选择，公文中使用最多的是陈述句 和祈使句，而很少使用描写句、疑问句和感叹句。如公文的开头，常用“党的十七大以来”、“近段时期以来，由于”等陈述句式。而在下行文中常出现“要、要求”的祈使句，上行文中常出现“请、恳请”的祈使句。
3.朴实。语言要平易、朴素、实在。要慎用形容词，公文通常是开门见山，直叙事实，直陈意见，直提要求，力戒说假话、说大话、说空话。
4.庄重。语言要端庄、郑重、严肃、认真。要求不用戏谑语，不追求诙谐与幽默。不能带有个人的情绪和感情色彩。要使用书面语，使用规范化、模式化词语。
（四）公文处理规范 公文处理工作，是机关办理公务的一种重要形式，贯穿于机关各项工作之中，为机关公务活动正常运转提供保证。
党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。
1.收文程序。收到公文后，首先要由办公室进行登记、审阅、提出办理意见，送有关领导阅批，再进入办理程序。领导及各室参加上级会议所发的文件材料，应及时交办公室进行登记。对有密级的文件注意保密。文件在传阅和承办过程中，不得将其擅自留存，若确因为工作需要须留存使用的，要与收发员做好衔接，处理结束后立即归还。应该说收文程序我们执行得比较好，今年我们还建立了承办公文登记制度，涉及办理的重要公文，办公室制作了表格进行专门登记、跟踪落实、及时反馈办理情况。
2.发文程序。步骤明确拟发公文内容→确定拟稿人拟稿（起草文件须依据相关的政策法规和工作要求，遵循行文的有关结构、格式规范。）→办公室审核把关→送请领导审核、签发→办公室登记、编制发文字号→校对印制文件→按发文范围发文（重要公文要有签收痕迹材料）→涉及到具体办理的工作还要跟踪落实等。需要强调的是，办公室审核把关文稿一定要在送领导审核签发之前，这既是发文的必要程序，也是对领导的尊重。
3.立卷归档。公文的立卷归档是公文办结后的善后处理工作，这既是处理公务的痕迹，更具有档案利用的现实意义和有历史意义。其主要程序有分类、整理、立卷、销毁、保存或移交等五个环节。已归档的文件借阅必须做好借阅登记手续。
（五）公文其它规范 1.公文文字排列规范。公文文字从左至右横写、横排。
2.公文用纸规范。党的机关公文用纸采用16K型（长270mm、宽 195mm），行政（政府）机关采用国际标准A4型（长297mm、宽 210mm），左侧装订。
3.公文数字使用规范。行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。党的公文中的数字使用与此要求基本相同，但其成文时间用阿拉伯数字。
4.公文引用规范。公文中人名、地名、数字、引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
5.公文层次序数规范。公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“1”。
当公文结构层次不足四层时，不必逐层选用，可越过层级，如只用“一、”和“1．”，但注意不可只用“（一）”和“1”。还应注意正确标注序数，不能在第二、三、四层级时使用顿号或逗号，如“（一）、”，“1、”，“1、”都是错误的用法。
三、公文格式 （一）公文格式的类别 从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。
1.按条例、办法和格式分类 条例规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项。
办法规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等16项组成。
格式规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。
其中，需要说明的是条例中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三项格式办法中没有，而办法中规定的“附注、附件”这两项格式条例中却没规定；
格式在办法规定的16项格式之外，还增加了“份号、页码”这两项格式。
2.按格式使用的严格程度分 公文格式可分为指定性格式项目（如发文机关标识或版头、发文字号、标题、正文、成文日期等）和选择性格式项目（如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件等）两个部分。
（二）公文格式的制作 格式规定“公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分”。眉首部分是公文首页红色反线以上的部分；
主体部分是公文首页红色反线以下至主题词以上之间的部分；
版记部分是主题词及其以下的部分。
1.公文份数序号。“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。格式规定份号用七位阿拉伯数字标识，其位置标注在文件首页顶格左上角第1行。如0000132标识为本份文件的第132份。
2. 秘密等级和保密期限。这是公文涉密程度的标志，标注在文件首页右上角第1行，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级（根据定密权限，县乡党政机关一般不涉及）。
3.紧急程度。是对公文送达和办理的时间标志，标注在文件首页右上角，密级下方位置。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
4.发文机关标识，即版头。这是公文眉首部分的中心标识，是公文最重要的生效标志之一。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
5.发文字号。由机关代字、年份和发文序号组成。如“凤纪发〔2011〕3号”。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文序号不编虚位（即1号不编为001号）。
6.签发人。这是代表机关核准并签发公文的领导人。行政机关上行文应当标注签发人、会签人姓名。
以上6项格式属眉首部分，其中“公文份数序号、密级、紧急程度、签发人”4项属选择性格式。
7.公文标题。标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如果标题字数过多，可以省略发文机关名称，以获得语言简练、主题突出的效果。
8.主送机关。这是指收受、办理文件的单位，俗称台头。一般应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称（普发文一般用统称，如各乡镇纪委）。
9.正文。是文件的主体部分。用来表达文件的内容。
10.附件。这是对附属于正件的其他文件或材料的说明。应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。附件当置于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标注序号。
11.发文机关署名。俗称落款，应使用机关全称或规范化简称。需要注意的是，单一行政机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标明成文日期（大写），并加盖印章。党的机关公文落款处使用发文机关全称或规范化简称，成文日期用小写，不加盖印章。
12.成文日期。这是公文形成或生效的时间标志，以领导人签发或会议通过的日期为准；
联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，标注于正文之下，右空4字距离。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
13.机关印章。这是公文作者合法性及公文效力的标志。条例规定，党的公文除会议纪要和印刷的有特定版头的普发性公文外，应当加盖发文机关印章。办法规定行政公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
此外，格式对印章使用还作出如下规定当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
14.附注，即需要说明的其他事项，比如中央和省级的有关文件标有印发传达范围，有的公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释等。附注标注在成文日期的左下方。如 “（此件发至县团级）”。“请示”则应当在此处注明联系人的姓名和电话。
15.主题词。是用以揭示文件基本内容并经过规范化处理的词语。其位置标注在文件末页下部，抄送范围上方。
主题词标注的原则和方法一是上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。二是一份文件的主题词最多不超过五个。三是先标类别词，再标类属词；
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如国务院关于加强水土保持工作的通知。先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。四是一份文件如有两个以上主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。五是根据需要，可将不同类的主题词进行主配标引。六是当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。
16.抄送（抄报）机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印刷版记上方。
17.印发机关、印发时间和印制份数。
18.印制版记。版记各要素之下均加一条反线，版记应置于公文最后一页（封底）。
（三）传真电报的格式 2009年，中共凤庆县委办公室以凤办发电〔2009〕38号对规范电报格式的有关事项进行了通知，发文机关标识发往县内一律改为“凤庆县发电”，版头由发电单位、签批盖章、等级（紧级程度）、密级或明电、发文字号等构成。用纸统一采用A4型纸张，发文机关不加盖印章。
四、公文写作 （一）公文结构的构成要素 公文结构一般包括标题、开头、主体、结尾以及主体部分的层次与段落、过渡与照应等。
1. 标题。公文标题大致可概括为四大类 ⑴公文式标题 即由制发机关内容文种组成。在制发者与主要内容之间以“关于”这一介词连接。公文、一部分事务文书如调查报告等常用此类标题。例如“关于转发、关于印发、关于的调查报告”等。
⑵论文式标题 此类标题一般包括以论题为标题和以论点为标题两种情况，学术论文和部分调查报告等常用此类标题。如宏观调控是现代市场经济体制的内在要求。
⑶新闻式标题 新闻式标题的核心标志是标题的一部分必然涉及事实。一般分两种情况，一种是消息类标题，标题的主要部分直接陈述主要事实。例如我县优化软环境增强软实力制度创新阶段工作全面启动。一种是通讯类标题，一般使用正副题，正题点明主旨、揭示意义、烘托气氛，副题标明内容范围和文种。例如扎根第二故乡创业致富小湾库区移民新村调查。事务文书中，简报、部分调查报告常用新闻式标题。
⑷文种式标题 以文种名称为标题，诉状类文书、合同、启事、部分礼仪文书等常用此种标题。例如民事起诉状、廉政合同等。
2.开头。常见的有以下几种 ⑴原因式 开篇交代事项起因、写作原因等，用“由于”，“因为”，“鉴于”等句式。
⑵目的式 说明事项或要求的目的、意义等，使用“为了”，“，为此”等句式领起。
⑶依据式 交代事项或要求的根据，使用“依据”，“根据”，“经决定”，“经通过”，“遵照”等句式。
以上三种开头方式虽可单独使用，但将原因、目的、依据三种形式结合使用的情况更为常见。
⑷引据式 引述来文来函关键内容（一般是引述标题、来文时间、发文字号等），进而表明写作意图和看法。如批复的开头“你（部门、公司等单位类别）报来的关于的请示（〔2001〕号）收悉”。
上述几种开头方式常为公文采用。
⑸情况概述式 简要叙述对象的基本情况，使读者有总的印象，有利于自然引出具体介绍或进行分析评价，表达主旨。部分调查报告，大多数通报均用这种开头方式。
⑹评论结论式 针对文章涉及的问题与事实发表意见，作出评价，提出总体看法。
⑺问候祝贺式 社交礼仪文书常用此开头。
⑻背景交代式 总结常用此种开头方式，连用“在下”交代工作背景情况，以引出总体评价和具体情况。
3.主体。主体是正文的主要部分，主要材料和观点均在此部分展开。公文主体部分的结构 ⑴小标题式。篇幅较长、内容涉及方面多的公文，一般运用小标题醒目地标出若干观点或内容范围。调查报告、计划、总结等文体多数情况下在前言之后的主体部分以小标题的形式安排结构。
采用小标题的形式要注意各小标题应属同一逻辑层次，语言要简洁，力求字数相近、句式接近，整齐、均衡。
⑵标序式。即用数字标出主体内容的层次。使用条件与小标题式接近，一般在条理分明，但难以提炼恰当小标题的情况下运用。
⑶条目式（亦称条款式）。合同、协议的条款部分常采用这种结构形式。它的好处是条理清晰，醒目庄重，便于识别与执行。
⑷独段与分段式。内容简单的文章，往往无需小标题、标序和条目，一气贯通或分段表述。
4.结尾。力求明快简洁，对主体起强调和补充作用。常见形式有 ⑴责令式 公文中的下行文往往采用这种结尾形式，作者在结尾处向下级提出贯彻执行要求，如“请认真贯彻执行”。决定、指示、通知等常用这种结尾方式。
⑵模式套语式 语义明确、用法固定，能使读者准确把握其意图，如通知、通告、批复常用“特此”模式语强调其内容。
⑶祈请式 一般用于公文的上行文、平行文中，表示请求批准、指示，给予支持、帮助的意愿。如发函的“盼复”、“希给予大力支持”，请示的“当否，请指示”等结语。
⑷结论建议式 调查报告、述职报告等文种一般采用此种结尾形式。如“综上所述”、“鉴此”。
⑸期望号召式 通报、会议纪要、贺信等较多采用此种形式。
5.过渡与照应。过渡和照应是使文章前后连贯、气脉畅通的重要手段。
⑴过渡 过渡指上下文之间的衔接和承转，它在文章的关键层次之间起着桥梁的作用，使文气不致阻隔。公文中缘由和事项间常用“现如下”、“特如下”作过渡；
主体与结尾间常用“综上所述”，“总而言之”等过渡。
⑵照应 即文章前后内容上的关照和呼应。常见的照应方式有题文照应、前后照应、首尾照应。运用照应时应注意根据内容表达的实际需要合理使用，而不能为照应而照应，画蛇添足，影响简洁。
（二）公文写作思维走向 所谓思维走向，就是人们常说的“思路”。
文学写作在内容和形式上都强调创新求变，因而在思维走向上特别重视并时常采用求异思维、逆反思维、发散思维等，以求突破窠臼、独创一格。应用写作则不然，公文的实用性内容和规范化形式，要求写作者的思维必须听命于指令或实际需求、受制于文体格式规范。因此，公文写作主要采用定向型的模式思维，不能“天马行空”，只宜“循规蹈矩”。
1.根据实务需要去作定向思考 公文是处理和服务于实际事务的工具，实际事务的办理一般都按照“为什么”、“做什么”、“怎么做”的程式化思路去进行，撰写一篇公文，一般都作这样的定向思考为什么制发公文（发文缘由），公文有什么具体事项（发文事项），怎样去完成该事项（执行要求）。作者按此思路写作，才能满足实际事务对此工具性文书的要求。
2.依循规范格式进行模式思维 为了准确、及时、有效地处理公务，公文在长期的使用过程中形成了相对固定的写法、结构和文面格局，撰稿者对此不能别出心裁地更新创变，而必须依循其模式去构思、布局和运笔。在确定写法、布设结构、运用语言、安排版面时，撰稿者思维的独创性、灵活性都必须被“框定”在这种相对固定的格局之中。
（三）几种常用公文写作 1.决定 决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。决定使用的对象广泛，各级党政机关、企事业单位和人民团体均可使用。决定可以经会议讨论通过而产生，也可以由领导机关直接行文。
从反映的内容来分，可将决定分为知照性决定、指挥性决定、奖惩性决定和更改性决定。
纪检监察机关常用的主要是奖惩性的和更改性的决定，其写法 奖惩性决定的正文。首先应概括叙述被表彰对象的先进事迹或者是被惩处对象的错误情况；
然后对上述情况进行分析，表明对其表彰或批评的理由；
接着写出表彰或惩处的决定事项；
最后发出号召或提出希望，要求以表彰的对象为学习榜样，或者要求被惩处的对象吸取教训，防止类似的事件再度发生。
更改性决定的正文。对于纪检监察机关来讲，更改性决定主要用于处分到期的违纪违法人员（组织）恢复权利、解除处分。开头直接写明由机关或会议决定对下级等单位所作出的决定事由，根据什么理由对其进行变更、撤销等。若是变更则应具体说明其变更的具体内容。撤销下级机关不适当的决定事项，所涉及的事项又应该怎么处理，都应给予具体说明，便于下级机关遵照执行。
2.意见 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见具有行文方向的多样性、作用的多样性、作者的广泛性的特点，可以是上行文、下行文、平行文。意见的种类按内容可分为请批性意见、指示性意见、建议性意见。
意见的写法中需要注意意见的标题可以采用完全式标题，也可以采用省略发文机关名称的省略式标题。如果意见内容较多可在文种名称前加上“几点”或“若干”等文字。如关于进一步加强地方病防治工作的几点意见、关于加强基层纪检监察机关建设的若干意见。通常，使用省略式标题的上行意见都把发文机关及成文时间用题注的形式标注在标题之下。采用完全式标题，题注中可只标成文时间。采用省略式标题的意见，如果前面没有注明行文单位和成文日期，还应在正文之下标识出行文单位及成文日期。
3.通 知 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。条例中对通知适用范围特别明确了“发布党内法规”和 “传达上级机关的指示”两点。
通知具有极强的通用性、用途的广泛性、明显的时效性、较强的执行性等4个特点。
常用的通知有指示性通知、颁转性通知、知照性通知。
指示性通知 上级组织对下级组织就某工作发出指示、提出要求、作出安排，而又不能或不宜使用命令、指示行文时，就使用指示性通知。这类通知也被称为工作通知、布置性通知、规定性通知。
颁转性通知 也被称为发文通知，用于转发、批转其他机关的来文和颁布法规规章性文书。颁转性通知是复合体公文，由通知本文和被颁转的文书两部分合成，二者合一为完整的颁转性通知，不可将被颁转的文书视为附件。
知照性通知 主要用于告知某些事项、情况或意图。它的行文方向比较灵活，可下行，也可平行。任免干部、召开会议、变更机关名称、迁移办公地点、设置或撤并机构、启用或作废印章等事项的知照，即采用此类通知。它也被称为告知性通知、周知性通知、事项性通知。
通知的写法中需要注意的几个问题 ⑴标题。通知的标题一般采用完全式，有公文版头的通知如标题字数过多，可省略发文机关名称，使标题获得语言简洁、主题突出的效果。
颁转性通知标题的简化。一是为避繁琐冗长，转发类通知的标题可酌情省略被转发、批转公文的制发机关的名称。比如，国务院用通知批转国家新闻出版署、国家人事部关于编辑干部业务职称暂行规定时，拟制的标题就略去了该规定的这两个发文机关的名称，简洁地写成国务院批转〈编辑干部业务职称暂行规定〉的通知。二是转发类通知所转发、批转的文件如果是多层转发而来，不宜机械地“如实”写出层层转发机关及所转文件标题，而应省去中间转发的各层环节，以直转源文件的形式拟制简明标题，其实际转发层次的情况可在通知正文中予以说明。三是转发、批转若干机关的联合发文，不宜将源文件标题中的若干发文机关全部照写，而应只标明其中主要机关，其他机关用“等机关”表示。如**省人民政府用通知批转该省教委、建委、经委、财政厅、国土局联合制发的关于加快解决教职工住房问题的意见时，其标题就简洁地拟制为**省人民政府批转省教委等部门关于加快解决教职工住房问题的意见的通知。
发布类通知标题中的动词选用。发布类通知根据所发布公文重要程度的不同，分为颁发、发布、公布、印发等，其标题亦相应据此分别选用这几个不同的动词颁布较为重要的法规、规章用“颁发”、“发布”，公布一般性的、试行或暂行的规章和有关文件、资料用“公布”、“印发”。如国务院颁布办法这一重要法规时，选用的动词就是“发布”国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知。县乡这一级的通知一般就是用“印发”。
在通知名称前加说明性文字的标题。以下三种情况的通知均可在标题的文种名称前加上一定的说明性文字一是通知的事项十分紧急，可加“紧急”二字，如关于加强防汛工作的紧急通知；
二是通知是由多个机关单位联合发出，可加“联合”二字，如市税务局等部门关于开展税收财务物价检查工作的联合通知；
三是继前一公文发出后因故须再发一个补充通知时，通常将“补充”二字写入标题之中，如关于加强税收财务物价检查工作的补充通知。
⑵正文，一般由通知缘由、通知事项及结束语三部分构成。
发布类通知的正文分为两部分发布对象和发布意见或执行要求。正文一般都极简短，两部分内容融为一句话或一个自然段。如“现将关于实行党风廉政建设责任制的规定印发给你们，请认真贯彻执行。”（中共中央 国务院关于印发〈关于实行党风廉政建设责任制的规定〉的通知）其中“现将印发给你们”是发布对象，“请认真贯彻执行”是发布意见及执行要求。常用的执行要求用语主要有“遵照执行”、“研究执行”、“遵照办理”、“认真执行”等。
有的则稍复杂，在谈发布对象时要言明批准通过的原因、依据、时间、形式或生效日期；
在谈发布意见及执行要求时，对所发布的文件的重要意义或某一方面的精神加以强调或点明，对贯彻执行该文件的有关问题进行具体指示和说明。
转发类通知的写作模式与发布类通知基本相同。简单者仅用一句话或一个自然段，写明被转文件的发文机关、文件标题、文号及转发要求即可。
复杂者则有两个以上的自然段，第一自然段可写明转发对象和执行要求，然后另辟段落阐明所转文件的意义、该项工作的重要性，有的还要联系实际对如何执行该文件作具体指示、或对该文件不够完善的地方作补充。
转发类通知所转发的文件如同发布类通知所发布的文件一样，也不能视为附件，而是通知内容的组成部分，应将其置于本通知的成文日期之下、“版记”之前。
知照性通知的正文要写明通知的根据或目的，然后陈述通知事项，语言简洁，篇幅较短。这里主要介绍会议通知和任免通知的正文写法。
会议通知的写法比较简单、灵活，但一定要把有关事项交代得明确、具体。通知第一部分交代开会的缘由、依据（谁决定召开）和会议名称，然后以“现将有关事项通知如下”之类的语句开启下文。第二部分（主体部分）可用分条列项方式交代有关事项。一般包括开会时间与期限、地点、与会者及其条件、会议内容或主要议题、参会需作的有关准备、会议其他事项（如经费、食宿、交通安排）这六个方面。第三部分这是结尾部分。通常是向受文者提出参会的有关具体要求（如要求寄回回执或电话回复是否参会等），还可注明联系人、联系地址及联系电话。
任免通知的正文也可分为三部分。第一部分写任免的根据。常用“经研究决定”这种简明句式表述，而不必言明深层原因或具体细节。第二部分写出任免对象及任免职务。如涉及多人任免，应一人占一行，按职级高低排序分行写出。如是同一人既有任又有免，先写任后写免。有的还要写明被任免者的“待遇”即级别，如“同志任宣传部部长（正局级）”。第三部分结语。可用“特此通知”作结。任免通知的写作应篇幅短小、用语简要。
4.通 报 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报属于告知性、指导性公文，从行文方向看，是一种下行文。
通报按其内容与作用，可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报三种；
按其表述方式则可分为直述式通报、转述式通报两类。转述式通报相似于转发类通知，通报正文不直陈事实、情况，而只是针对附件（下级单位或外单位送来的情况报告、调查报告、通报、总结等来文）所反映的事实、情况，作出分析、评价，提出处理意见。
5.函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的发文和受文机关之间，不管机关大小，无论级别高低，都不存在职权上的指挥和服从的关系，相互行文，只能用函。函的正文，直陈其事，不客套寒暄。摆出缘由后，就直接表明意图（即事项），一般不涉及其它。文字简约，篇幅短小。
6.会议纪要 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要有 专用的眉首，定期召开的会议，可以用专用的“眉首”。如市人民政府常务会议纪要；
特定的版头，会议纪要标识由“会议纪要”组成。字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章，无主送机关，在“版记”的“抄送栏”内，写一“发”字，后着冒号，再列出需要送达的机关名称。
会议纪要中的议定事项是贯彻的依据，有政策性，因此表述要准确、具体。如对某项工作，是“同意”还是“原则同意”，就不能马虎。
7.报告 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告只向本机关的直接上级发出，是陈述性、汇报性的上行文。
这里重点讲一下工作报告，工作报告重在汇报已做了哪些工作，是怎么做的，取得了哪些成绩，尚存在什么问题，今后打算如何做。在篇幅上通常比其它类型的报告要长，须注意恰当安排层次结构。可采用分条列项的方式逐层陈述工作的方方面面，也可以小标题统率并分而述之。工作报告正文的主要内容包括 基本情况简要陈述工作概况和基本做法；
主要成绩和经验体会具体陈述工作的过程、措施、结果和成绩，并进而从工作实践中升华出理性的认识，概括出规律性的东西，以指导今后的工作；
存在问题和基本教训写出工作的缺点和不足，并从中分析出根本原因；
今后打算简明扼要地提出改进工作的意见，或提出今后开展工作的建议。
报告的结语通常以呈请语“特此报告”、“以上报告，请审阅”，或“以上报告如有不妥，请指正”等作结。
工作报告与总结的区别 工作报告的基本内容与工作总结是一致的，其相异之处在于总结非正式机关行文，不一定公之于众，主要用于指导今后工作，故内容侧重于经验、教训、体会，写作时主要运用分析论证等方式；
报告则是向上级机关正式汇报工作的公文，主要让上级了解情况，内容侧重于摆出客观情况、问题，写作时主要运用叙述，不作过多分析。报告除应更加简明扼要外，还须严格依循固定的公文格式。
8.请示 请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的标题通常用完全式标题，由发文机关、主要内容（即请示事项）和文种名称构成。如机关关于增拨公务经费的请示。在请示标题制作中应特别注意请示事项部分不能出现祈请类的词语，因为“请示”这个文种名称本身就是“请求示下”之意，像“关于请求解决水库除险加固工程经费的请示”这样的拟题就是错误的，必须删去“请求”两字。
以上8种属法定公文的写作。再简单介绍一下非法定公文中常用事务文书计划、总结、调查报告的写法。
9.计划 计划是机关、团体、企事业单位对未来一定时期的工作、事务预先作出安排筹划时使用的公用事务文书。计划主要依据党和国家的方针、政策以及上级的指示精神，确定本地区、本系统、本单位一定时期的工作任务，并提出具体的工作目标，完成任务的措施、步骤等，是组织实施的行动纲领。
计划是一个统称，在实际运用中有许多不同的提法。如规划、纲要、方案、工作要点、工作意见等，均属计划的范畴，但彼此又略有区别规划、纲要是带有全局性、长远性和方向性的计划。其中，纲要更原则、更概括。方案一般是指专项工作的、专业性比较强的、比较周密的具体的计划。工作要点是指一种粗线条式、提纲式的计划，常用于领导机关。工作意见是上级就某一阶段的工作对下级提出指导性要求的计划。但此文种应与公文中的意见相区别，前者为事务文书，多用于单位内部，后者为法定公文，要按办法和条例的规定使用。
计划虽不是法定公文，但它是单位、部门内部执行的公用事务文书，在一定范围内具有约束力，是内部的行动纲领，也是内部工作进度和质量的考核标准。
计划写作注意事项 ⑴要有全局观点和前瞻意识。计划如果缺乏全局观点和前瞻意识，就会脱离工作的大局，落后于社会发展的现实。
⑵要切实可行，酌留余地。目标过高，无法实现，计划就成了一纸空文；
目标过低，又会压抑主观能动性，不利于工作的进展。所以，人们对计划指标的确定，常常用“跳起来摘桃子”比喻，意即确定指标必须有一定的高度，但经过努力又是可以完成的。
⑶要明确具体，便于执行和检查。计划的内容要写得明确具体，笼统、模糊、抽象、空洞的计划，实施起来，只能使人无所适从。定入计划的任务、指标、措施、责任、时间要求等，都必须明确具体，不产生歧义，以便于执行和督促检查。
4.要广泛征求意见与建议，调动群众的积极性。制定计划是为了实现计划规定的事项，而计划的实现，大多需要各方面的协调配合，更需要群众的积极参与。因此，要广泛征求相关方面和相关群众的意见与建议，必要时还应将计划草案交与有关部门和群众讨论、补充乃至修改。计划制定过程中相关部门和群众的广泛参与，必将对计划的全面实施奠定坚实的基础。反之，只靠撰写者闭门造车制定的计划，大多缺乏群众基础，也难于顺利实施。
10.总结 总结是机关、团体、企事业单位对前一段的工作进行回顾、评价和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的公用事务文书。在众多的事务文书中，总结是应用范围较广、使用频率较高的一类。
总结可以分成多种类型按性质分，有综合性总结（全面总结）、专题性总结两种。按内容分，有工作总结、学习总结、会议总结、思想总结、生产总结等。
综合性总结又称全面总结。它的涉及面广、内容比较详细、时间跨度大，能够展现该单位、部门一定时期的工作全貌。它既能反映出工作的概况、成绩、问题，也能提炼出经验教训，还能简要提出今后打算等。
专题性总结又称专项总结。它是对某一项工作进行专门的总结。这类总结的内容集中，针对性强，大多偏重于总结经验、成绩，其它方面的情况一般少写或不写。
总结写作注意事项 ⑴实事求是，揭示规律，切忌虚假 如实反映工作中的成绩和问题，实事求是地归纳工作中的经验和教训，是写好总结的基础。通过总结，揭示以往工作实践的本质和规律，或探索出新经验，或寻找出新途径，或警示了新教训，给人以启迪和思考。切忌离开工作实践，随心所欲地编造事实，夸大成绩，报喜不报忧，或无根据地拔高观点，提炼所谓的“新体会”、“新经验”。
⑵要突出重点，分清详略，切忌平铺 每篇总结所涉及的工作都是多方面的，尤其是综合性总结涉及的内容更宽，时间跨度也更长。因此，总结的撰写必须突出重点，对主要工作，主要方面要舍得花大篇幅详述，而次要的工作或次要的方面则不多费笔墨。切忌不分轻重地罗列现象，事无巨细地记流水帐式的写法。
⑶要写出个性，注意深度，切忌肤浅 事物都是有个性的，不同单位的工作，同一单位的不同工作乃至同一工作的不同阶段，一般都有自身的个性。只要抓住了这种个性，总结就不会千篇一律，就会有区别于其它文章的地方。因此，写作中必须从事实出发，认真分析该项工作的特别之处，并据此进行探讨概括，使之理论化，系统化，从而写出有个性、有深度的总结来。切忌泛泛而论，老生常谈，停留在一般化的内容、形式、观点上。
⑷要条理清楚，精炼明白，切忌冗赘 总结必须条理清楚，层次分明，行文简洁，语言精炼，使人看了一目了然，听了一清二楚。切忌堆砌琐事，罗嗦累赘，让人望而生厌，难以卒读。
11.调查报告 调查报告是报告调查研究结果的文章，是作者有目的地对社会生活的某一事件、某一人物、某一现象、某一问题作深入细致的调查研究，然后用科学的方法进行分析而写成的书面报告。调查报告在标题中常常标出“调查”、“调查报告”、“考查报告”等字样。
调查报告写作注意事项 ⑴深入调查，充分占有材料。材料包括历史材料和现实材料；
具体材料和概括材料；
正面材料和反面材料；
背景材料。
⑵认真分析研究，确立正确观点 要对调查获得的材料进行定量、定性、因果、矛盾等方面的分析，去粗取精、去伪存真，从感性认识上升到理性认识，最终形成正确的观点。
⑶巧用表达手段，语言明快生动 写作调查报告要精心构思，巧妙结构，综合运用记叙、说明、议论等表达方式和比较、观照及比喻等修辞手法，注意引用有说服力的数据、生动的事例和富于形象性的群众语言，还可以恰当地引用一些诗词、典故、名言警句等以增强文章的表现力。
五、简报、信息的写作 简报、信息属于广义公文中的常用事务文书。
（一）简报 简报，是对一定情况或问题进行简明报道的信息文书。也是各级各类社会组织编发的刊载这种信息报道体文书的内部刊物名称。是党政机关、人民团体、企事业单位汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息的重要文体。
简报不是法定公文，但经常为法定公文提供“题材”，它具有汇报、指导、交流等作用。比如不少指示、通知就是对简报反映的情况作一定的选择、综合、提炼而成；
也时常对法定公文作浓缩而发为简报，比如有些报告、总结反映的情况和问题也就被简报浓缩或摘要，以“准公文”的形式向有关方面反映。
简报使用范围极为广泛、使用频率较高。在现代信息社会中，各级党政机关、企事业单位，都时常编发简报，在机关的受文、发文中，简报占有很大的比例。简报有时也被标以其他名称，如“工作”、“动态”、“通讯”、“内部参考”、“情况交流”之类。我们县纪委监察局办的凤庆纪监信息、督查通报就属于简报。
（二）信息 信息是记载、传递新资讯、新知识的文书。信息具有客观性、功利性、时效性的特点。信息所记载、传递的资讯都必须是有利用价值的。
信息按范畴可分为经济信息、文化信息、政务信息等；
按规模可分为单一信息（简要信息）和综合信息。
信息与简报的区别二者同属信息报道体文书。写法都相似于新闻消息，但二者在传播范围、传播方式和传播效用上却有明显区别。简报只能在组织内部传播，甚至具有一定的保密性；
信息则可以广泛传播、社会共享。简报刊载于组织内容刊物，是纸质文本；
信息的传播方式灵活多样，可用纸质、也可用电子、影像形式传播。简报是“准公文”，具有一定的公务效用；
信息的效用则比较泛化。信息写作者只挑选对相关工作、事务“有用”的资讯、情报予以反映、传递。
（三）纪检监察简报和信息写作方法与技巧 纪检监察简报和信息具有政治性、政策性、全局性、典型性、超前性、保密性、负面性等六个方面的特点。
纪检监察简报和信息具有领导决策的参谋助手作用、对政策落实和工作部署情况的监测作用、对社情民意的反馈作用、对倾向性和苗头性问题的超前预测作用。信息是各级领导掌握下情和大局趋势的“晴雨表”，是领导处理问题的“预警器”。
1. 简报和信息（信息报道）的特点 简报和信息的特点可用五个字来概括，即真、新、快、简、密。“真”即真实可靠。信息报道所述必须具有客观真实性，引用数据更要保证其准确性，摘录引用人物的语言也必须准确，以保证材料的完全真实。如对有关事实作评价，也应客观中肯。“新”即新闻性。这是信息的主要职责和价值所在。信息所反映的必须是新事件、新动向、新问题。“快”即迅速及时。信息具有新闻的时效性特征，要求及时发现与当前的政策密切相关的新情况、新经验等，要做到随采随写，快编快发。尤其是会议简报，上午讨论的情况，下午就要出简报，如果延误时间，就会失去或降低效用。“简”即简明扼要、短小精悍，结构简明，语言简练，不能细致入微地描述过程而使文章冗长、庞杂。“密”即具有一定的保密性，纪检监察信息一般在内部范围内发送和阅读。
2.简报的种类 简报的种类很多，按内容性质可分为四类 ⑴会议简报 用于报道会议的重要内容、进展情况、领导人讲话、与会人员意见或建议、会议决议事项等。每年县委全会、纪委全会等大型会议都会办专门的会议简报。
⑵工作简报（动态） 用于及时反映本部门、本系统在一定时期内各方面工作进展情况和存在的主要问题，以利于指导下级工作或向上汇报工作，平行发送则可利于各平级单位或不相隶属单位相互交流、学习。凤庆纪监信息就是典型的工作简报。
⑶情况简报 主要用于反映两方面的情况一是对贯彻执行国家方针、政策、重大措施的看法、认识；
二是反映社情、民情以及偶发事件、突发事件等。
⑷专题简报 是专就某项工作或某人、某事、某问题而制作的简报。所反映的内容应集中、单一，并具有一定的典型性。如我们所办的督查通报就是专题简报。
3.简报（信息）的写作 ⑴简报的基本格式 报头占首页的三分之一版面，以一条通栏红线使之与报身分开。报头包括简报名称（套红印制）、编发单位、期号、印发时间、密级和编号。有些简报内容有多项，则可在报头之下排印出目录来。
报身即单独成篇的报道体文章，大多由标题、导语、主体（正文）、结尾组成。
报尾位于简报末页的尾部，形式类似于公文的版记部分，由两条通栏平行线示明。注明简报的发送范围和印发份数。分送单位名称按上级、平级和不相隶属、下级顺序排列，不同级别之间用分号隔开。也可按级别分行排列。
⑵简报内容 ①标题常见的简报标题有四种。一是直述式。就是用概括、简明的语言直接标明简报的主要内容，如诗礼乡九个一抓好廉政文化建设、凤庆县采取有力措施清欠农民工工资150余万元、丘北县开展行贿犯罪档案查询工作初见成效等。二是提问式。就简报的主要内容，以提问形式作为标题，如他们是怎样抓好内部管理，走上成功之路的。三是复式，也称双标题。采用正副标题的形式，正标题揭示简报内容主题，副标题对正标题作补充说明，标明范围、事件等，如医疗费用也不能吃大锅饭我院出台公费医疗管理新举措。四是形象式。即用比喻、拟人等手法，具体、鲜明、形象地表达主题。如上述双标题的正标题采用的就是形象式。
②正文简报的正文包括导语、主体、结尾三部分。
导语 简明扼要，对全文的基本内容或要点作概括陈述。主要形式有总括式，总括全文基本内容；
提要式，首出结果、结论、核心问题、中心事件；
叙述式，简明扼要地叙述主要事实；
结论式，在导语里先述结果，然后在主体部分再具体简述原因；
提问式，以设问的方式，对事实的本质或重要方面提出问题以引起思考；
描写式，以生动形象的描写方式开头，引人入胜。导语是简报的“眼睛”，“片言居要”地起着统领全文、揭示主题的作用。但内容比较单一、篇幅特别短小的简报可不加导语，而主题十分显豁的简报也可不用导语。
主体 简报内容的展开部分。它承接导语，或具体回答导语所提出的问题，或以具体事实的陈述对导语作诠释、补充。主体部分也可仿效公文的事项部分的写法，或是反映目前情况；
或是肯定已有的成绩；
或是介绍具体的作法；
或是提出存在的问题；
或是几项内容兼而有之。这部分常采用的形式有条列式，总分条文式，列小标题式，消息报道式，讲话、发言摘要式，集锦动态式，数据图表式。
结尾 常以议论深化主题，或呼应开篇，归结全文。