某钢铁公司备件采购信息化管理系统的开发与应用

摘要:笔者在大型民营钢铁企业一某钢铁公司从事冶金设备备件的采购管理工作多年,见证了备件采购管理模式由人工管理到信息化管理的转变,但在采购管理信息系统实际应用过程中,笔者发现,单纯的应用ERP软件,虽然采购效率有所提高,但采购部门的整体管理水平却变化不大,如何才能有效利用信息化技术,全面提高企业设备备件采购管理水平,是本文深入研究课题。

关键词:备件采购;信息化管理

一、問题的提出

冶金企业具有生产工艺复杂、连续生产、大型成套设备多、自动化程度高、技术层次多的特点,一个完整流程的钢铁企业,从原料供应到轧制成材所需的备件材料品种在5万种以上,既有技术复杂、附加值高的高精备件,又有大量普通的标准备件、材料,对于同一种类备件,质量标准等级、技术要求选配标准也存在差异。另一方面,同一种类的备件又有不同质量等级、技术层次的产品可供选择,备件采购管理的最终目标是以最合理的资金利用来最大程度的保证以最适应的质量标准等级和价格及时的供给生产所需。

虽然在当前钢铁行业中采购管理信息化ERP系统运用已经非常普遍,但是由于设备备件采购管理工作所特有的复杂性,致使不同企业在设备备件采购管理信息化应用方面效果不尽相同,甚至差别很大,其根本原因在于ERP系统对于“采购”的理解及“标准功能”的设计是基于大宗生产材料的采购,与设备备件采购管理要求相差较远。

二、设备备件采购管理对信息化的要求

ERP系统是一个庞大的软件体系,功能强大,能够可靠的维持采购业务流程持续运转,但设备备件采购不是一个简单的买卖过程,各个层面的管理要求都会对采购过程产生影响,而真正体现采购绩效的是采购的过程。在设备备件采购过程中,以下几个问题必须考虑:质量,方式,级别,价格。ERP上的业务流程只是在履行一个从请购计划到订单创建再到物资入库的过程,只是采购行为最终结果的电子化,因此,采购部门仅靠运行ERP系统上的主业务流程,无法真正实现采购的信息化管理。

只有全面提高设备采购部门各个方面的管理水平,才能提升整个企业采购管理的竞争力,因此设备备件采购信息化管理系统应该是一个深入到采购工作各个角落的全面的管理系统。

三、如何建立备件采购信息化管理系统

对ERP软件进行二次开发,可以实现功能扩展,达到全面的业务覆盖的目的,但对ERP系统大规模的二次开发,综合多方面的因素考虑,实现备件采购全面信息化管理的最优方案是:在ERP系统外,另行搭建重在管理的小型信息化平台,根据特定的要求灵活开发各种功能,通过与ERP系统共享数据,完成备件采购信息化管理的各项要求,与ERP系统组成“联合舰队”,稳步前进,灵活机动。

四、某钢铁公司设备备件采购信息化管理系统的开发应用

作为小型的专业管理系统平台,重在灵活成熟、开发快捷、价格低廉、使用方便,而北京勤哲软件公司的Excel服务器软件平台能满足此要求。

(一)软件特点介绍

将电子表格软件Microsot Office Excel和大型数据库管理系统MS SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作环境。功能及流程设计无需专业的IT人员,可由从事业务的采购人员完成开发。操作均在Excel中,用户无需培训。价格低廉,50用户版仅4万元。扩展性能好,由企业版(Web版)和标准版(BS版)可供选择。

(二)某钢铁公司ES系统实现的业务功能

ES系统灵活的应用到采购业务管理的各个层面,与ERP系统并行并共享数据,以丰富的功能实现了全面的备件采购管理信息化。包含零库存管理,设备维修管理,物资出门管理,质量异议管理,往来帐管理,供应商管理,报表查询管理,内部资料共享几个方面。

五、备件采购信息平台创新管理成果

ES系统自2006年7月1日上线运行以来,在某钢铁公司备件采购管理中发挥了明显的作用,彻底打破了以采购员为中心的管理模式,转为以ES系统为中心,所有人员协同工作,共享成果的管理模式。

(一)明显提高采购效率

通过实施ES管理系统,实现了采购供应工作的网络化、协同化,不同岗位之间依据既定的业务流程,进行充分的信息交流和信息共享,大大提高了工作效率。

(二)事物处理进程跟踪

ES系统在事务跟踪方面发挥了积极作用,系统原理并不复杂,但却是人工操作难以办到的通过实施有效的跟踪,使各项工作前后衔接,井然有序,除了订单跟踪外,还应用到质量异议处理等其他各个方面。

(三)方便快捷的报表及查询

报表的重要性不言而喻,报表内容的多少代表着管理的细致程度,ES系统可以瞬间收集各方面的数据,根据需要即时生成任何报表供使用者查询。

(四)逐步规范业务操作

ES系统把采购作业流程以“工作流”的形式进行了规范,每个“工作流”上的作业者,必须按照规范的模板填写内容并进行处理,最大程度减少了个人的“笔误”或“自由发挥”,强制实施标准化作业,这对于多人协作完成的工作尤为重要。

(五)迅速贯彻管理思路

应用ES系统通过在平台上改变系统流程和功能,可以使新的管理思路立即贯彻下去。

(六)持续产生降本效益

通过ERP系统的计划、订单、入库环节产生的各种数据,利用ES系统系统分析,使公司各单位的备件需求情况、订货情况、在途情况、库存情况一目了然,以此精确制定采购计划,有效降低备件库存,而零库存管理系统,则把备件厂家的产品库建到了日钢备件库中,即满足了生产需要,又为企业节约了大量资金。

六、结束语

ES采购管理信息系统是市场变化和采购业务需求发展的产物,它必须通过不断演变与发展来增加自身的功能和完善执行力,帮助和支持采购业务更好地运行,但是有一点要始终牢记,ES系统只是一个代表管理者实施管理的工具,其灵魂是管理者的创新意识,没有新的思路和突破性思维,功能再强大的信息化软件也不可能发挥有效的管理作用。

由于本文是基于作者所在企业的备件采购管理模式创作而成,而不同企业都有自己独特的管理风格和工作流程,因此不保证文中的管理经验对所有钢铁企业都能适用,作者希望本文能从管理创新的角度起到抛砖引玉的效果,和广大同行共同推动钢铁行业备件采购管理信息化水平的进一步提高。