信息化建设下的人社档案管理初探
摘 要：当前人社档案信息化管理还具有较多不足，譬如软硬件经费投入较为匮乏、档案管理人员信息化管理观念及专业素养较差等，故使得信息化管理效果差强人意。因而，必须对人社管理信息化问题予以分析，从而提出改进建议，以增强人社档案服务能力，确保人社档案信息安全、完善，以为民众、企事业单位提供更加高效、优质的服务。
关键词：信息化；人社档案；档案管理
1 引言
信息化建设下的人社档案管理系统可以大大提高工作效率，不再需要投入大量的人力物力进行繁琐的档案调阅和复杂的档案管理，降低了劳动强度，压缩了管理成本，提高了管理效能。档案的整个生命周期都由平台支撑实现档案的采集、处理、上传、存储、调阅和管理，强大的索引功能使得各个业务能够及时、准确地得到所需要的档案信息，实现档案的共通共享。
2 信息化建设下的人社档案管理特点
2.1 技术手段丰富
互联网信息技术让人社档案管理更加多样化，同时在传统的档案管理中，纸质档案管理比较费时，且容易受到外界环境的影响，丢失和缺损是主要问题。在纸质档案管理中，资源消耗较大，管理工作者的任务量大，从记录到整理到备档等，均需要通过人工来完成，这样就是的其准确度下降，容易出现失误。互联网则是信息存储变得十分方便，将档案以电子的方式存储于计算机中，方便使用者随时调取和查看，且档案可以以多种形式进行存储，便于档案的分类管理，降低了管理成本和工作强度，管理手段越来越丰富。
2.2 拓展服务空间
互联网时代，大信息量状态是人社档案管理的普遍问题。与以往比较来看，纸质档案显然无法跟上信息增长的节奏。并且占用空间远超过电子档案管理。而在空间成本逐年增加的基础上，信息的增长无疑是提高了成本。在这一背景下，互联网以虚拟空间的形式出现，极大的降低了档案占有空间。并且计算机的存储空间与现实意义上的空间在概念上存在不同，档案的实际占有面积降低了，其管理成本也自然的降低。位于计算机中的档案信息可以随时供企业人力资源等部门查阅，使企业员工信息更加清晰，便于员工的调度及安排，突破了空间的限制，显示出档案管理专业化。
3 信息化建设下的人社档案管理现状
3.1 缺乏完善的人社档案管理机制
目前，很多地区人社部门的档案管理都采用分类管理的方式，将不同的档案内容分类到不同的管理部门进行管理，以提升档案管理的水平。这种管理方式存在一些问题，出现问题时只有多个部门全方面协调，才能实现科学、合理的档案管理。档案达到一定的管理数量后，调取和查询档案时，档案管理的工作难度较大，易出现档案遗失的问题。另外，进行人社部门的档案保证工作时，面对繁多的个人信息资料，很难顺利开展工作。
3.2 财力投入不够，基础设施落后
信息化基础设施建设是人社档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。要加强人社档案管理信息化建设，应首先具备一定的硬件条件，配备服务器、计算机、路由器、扫描仪、打印机等信息化设备。但是有些单位在这方面资金投入不足，出现硬件设施配备不全，或是规格不同不能互相兼容，导致其信息共享和信息服务的质量不高。
3.3 档案管理人员信息化管理观念及专业素养较差
该专业为冷门专业，不具备较好的人才基礎，故部门的档案学专业人员匮乏，且是该专业出身并具备较好信息技术能力的复合型人才少之又少。尽管该部门有对档案管理人员进行入职、在职培训，但与该专业、信息技术相关的培训较少，故使得人社档案管理工作人员不具备较好的信息化管理观念及专业素养。
4 信息化建设下的人社档案管理的有效开展
4.1 健全制度，规范档案管理
要想档案管理工作可以切实有效落实，就要完善人社单位的档案管理制度，按照《档案法》的明确规定，明确落实档案管理人员的职责，并改革与完善当前单位中的管理条例，分类档案管理人员的工作，严格要求档案管理人员按照单位的管理制度进行工作。从一些成功单位的管理情况来看，只有有效落实单位管理制度，才能有效提升单位档案管理人员的工作效率，减少工作失误。随着我国经济体制的不断改革，需要存入档案的资料越来越多，如职工的入职/离职档案、岗位调动档案、学历证明档案等，这给档案管理人员增加了新的工作要求；因此，实际工作应用中，档案管理人员必须加强自身的综合素质和专业能力，进而满足档案管理的需求。
4.2 加大投入，完善基础设施
只有完善软硬件设施，才能为人社档案管理信息化建设提供良好的基础保障。首先，可采取国家财政和政府支持与自筹资金相结合的方法筹集经费，加大对基础设施的资金投入。其次，应以档案部门的内网、外网和党政机关专网的建设为重点，配备成套的计算机设施，并安装专业的软件系统和与档案管理信息化相关的扫描、打印等设备。
4.3 加快档案管理信息化建设，将档案室变成人社系统的信息中心
一是对保存的档案从价值、实用和利用频率等方面进行鉴定，把需要长久保存、利用率高的纸质档案优先进行扫描，转化为电子档案，按类别归档，方便查询。二是开发人力资源社会保障档案管理信息系统，以社会保障卡号码为目录索引建立数据信息库，为每个人建立电子档案，把所有人的人社部门信息都纳入信息数据库。档案室要建立个人电子档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业、人事管理、劳动监察等系统化管理体系的对接，对个人电子档案进行动态管理，逐步实现职称、干部调动信息、人事档案、参保缴费等信息均可按人名和社会保障卡搜索。用户可以通过人社档案个人信息查询终端，输入自己的社会保障卡号码就可以查询到自己的招聘录用、社保缴费、待遇领取、就业培训等情况，使档案信息查询更加便捷和高效，提高工作效率。三是建立内部信息共享机制。对人社电子档案目录实行动态化管理，档案管理服务部门要加强与其他经办部门的信息互通和数据衔接，实现档案管理信息化与经办业务处理信息化实时对接，保证各部门能按照权限共享信息资源，逐步达到依据档案材料可出具相关证明的，不再转递档案；可查询到的信息资源，不需要办事群众查询提供。通过人社系统的档案信息平台，可有效提高各部门办事效率，逐步做到办事群众凭一张身份证或社会保障卡便可办理所有业务，进一步优化人社部门的服务内涵和水准。
4.4 注重档案信息复合型人才的引进与培育
首先，领导大力关注，提升人才引进门槛，创设专业的档案信息化管理队伍。人社部招聘时，需单列档案员编制计划，且于招聘标准中注明档案学专业等要求；其次，对档案管理人员的信息化专业培训予以强化。不但需安排专职档案管理工作者参与上级人社系统的专业培训，还应对所有员工的信息化培训予以强化，促使其明确档案管理属于系统工程，需所有人齐心协力开展工作；最后，对高层次档案信息化管理者的交流学习予以强化，重视对人社档案信息化管理操作、研究等人才的分类培育。
5 结束语
在建设档案信息管理过程中加快步伐，一方面可以推动我国现代档案管理信息化的进程，另一方面还能使档案管理朝更加有序和规范的方向发展。人社档案管理工作极为关键，能确保社会秩序稳定，并给国家经济发展、事业建设给予有力支撑。此次研究主要针对人社档案信息化管理问题进行了分析，并提出了相应改进建议，望以此促使人社档案信息化管理工作具备更好效果。
参考文献
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