二、文书包括业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。
三、全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。
四、必须严格保守文书的秘密。
五、文书按下列要点处置或办理 (1)凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则,必须明确责任。
(2)即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。
六、文书的收发、领取与寄送,原则上由行政部负责。
七、文书的发放 到达文书全部由行政部接收,并按下列要点处置 (1) 一般文书予以启封,分送各部门。
(2)私人文书不必开启,直接送收信人。
(3)分送各部门的文书若有差错,必须立即退回行政部。
八、文书的处理 (1)绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。
(2)机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
(3)秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
(4)普通。指非秘密文书。如果附有其他重要内容,则按密级分类处理。
(5)传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。
九、普通文书的处理原则 (1)由部门经理以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。
(2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指使办理。
(3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
十、带密级文书的处理原则 (1)带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。
(2)指名或亲启文书,原则上由信封上所指名的人开启,其他人未经授权,不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不接受本条规定的约束。
十一、文书的阅览原则 (1)某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如果有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。
(2)有必要在各部门传阅的文书,必须附上“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还行政部相关负责人。
十二、与各部门有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商,如果不能协商一致,上报或请示上级领导,由上级裁决。
十三、 请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事长审查、裁决和公文批复之后,方能执行。
十四、须请示审批事项如下 (1)职务及重要人事安排;
(2)各种制度性规定的变更;
(3)重要契约的缔结、解除与变更;
(4)诉讼行为;
(5)与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等;
(6)土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让;
(7)大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支;
(8)分支机构的增减与升降;
(9)重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让或廉价出售;
(10)有关公司经营的重要计划与企划;
(11)协作单位来函公文、文件、工作联系函。
十五、请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份,分送有关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。
十六、请示提案文书必须编号,注明起草者或请示者,所属分支机构及部门,并签名盖章。
十七、 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定,则以请示提案书(副本)替代批复返回,并请示部门予以执行。
十八、请示提案原本由行政部保管。
十九、文书按内容进行整理后,分为两类保管,一类是尚未完结的文书,一类是可以归档的文书。
二十、全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。
二十一、制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书,由行政部填写“重要文书目录”后,予以保存。
二十二、文书的保存年限如下 (1)永久保存文书,包括章程、会议事记录、重要的制度性规定;
重要的契约书、协议书、登记注册文书;
股票关系书类;
重要的诉讼关系文本;
重要的政府许可证书;
有关公司历史的文书;
决算书和其他重要的文书。
(2)保存十年文书,包括请求审批提案文书,人事任命文书,奖金工资与津贴有关文书,财务会计帐簿、传票与会计分析报表,以及永久保存以外的重要文书。
(3)保存五年文书,指不需要保存十年的次重要文书。
(4)保存一年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件,则由所在部门主管负责确定保存年限。
二十三、所有重要的带密级文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
二十四、保存期满以及没必要继续保存的,经主管决定,填写废除理由和日期后,予以销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。
二十五、如果职务或部门划分发生变更,或者作出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更调整后的结果。
二十六、必须做好重要文件的借阅登记工作,并注明归还日期。
二十七、本制度难以执行时,须与行政部联系,由行政部相关负责人作出裁定。
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