[摘要] 文书档案管理是医院档案管理过程中的重要组成部分，可以将其视为保障医院各项工作正常开展的重要基础与保障。目前医院文书档案管理还存在工作无法有效衔接、各部门缺乏配合、缺乏规范化制度以及领导不够重视的问题，针对以上问题，该次研究提出了针对性的改进提升策略。
[关键词] 医院文书档案管理；问题；策略
[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2017）09（a）-0019-02
[Abstract] The document archives management is an important part of the hospital archives management， and it can be regarded as the important foundation and guarantee for the normal development of hospital work. At present， there are still some problems in the hospital archives management work， including ineffective cohesion and coordination of departments， inadequate standard system and insufficient attention of the leadership. Some improvement strategies have been put forward in order to solve the above problems.
[Key words] Hospital document and archives management； Problems； Countermeasures
醫院文书档案主要反映的是医院的行政管理活动的档案，记录了医院的各项管理活动。文书档案主要为文字和图表的方式记录信息，应保证完整性和准确性。文书档案包括医院的所有协议、责任书及会议记录等，还包括上级部门下发的各种文件，也是医院记录工作和管理的历史性资料，因此文书档案的管理是医院所有服务项目的重要基础，对于医院领导作出重大决策具有极为重要的参考依据。文书档案具有专业性和综合性特点：就专业性而言，医院文书档案记录的主要是医疗方面的工作内容，是对医疗工作的实际反映，因此在内容上专业性很强，可能会用到大量专业术语或专业名词，医院发展阶段中的多种计划、对诊断和治疗进行记录并规范临床医疗的相关操作，制定各种规章制度以及医学研究成果等，都需要记录在医院文书档案中，而这些非诊治方面的记录一样会体现出很强的专业性。就综合性而言，综合性属于医院文书档案的重要性质，医院综合档案室是医院的办公室内设机构，在医院的文书档案管理中心处于重要位置，这些档案主要记录了医院的常规工作，包括人事、财务、党务工作等，综合档案的主要来源为医院自身和医院上级机构，它们的业务性、规范性和指导性都较高，另外还有一部分是对医院关联单位的文件，主要为编史等材料。随着社会发展节奏的逐渐加快，医院文书档案的工作更加重要，但目前仍然有很多医院在文书档案管理方面存在问题，因此需要对其进行深入探讨。
1 文书档案管理工作的特点
1.1 档案内容
文书档案是医院从多个方面真实记录并记载的内容，涉及众多部门和科室，所承载的工作性质各有不同，因此档案内容丰富多彩。
1.2 管理重点
医院文书档案的管理通常以医院的日常工作以及医疗事件为主，在记录事件时，需要写明事件标题、发生时间、经过、处理方法、处理结果等内容，因此管理对象以书写的内容为主，需要通过载体记录并分门别类存放于档案室中。
1.3 相互关联
档案工作以文书工作为基础，通过收集档案资料并鉴别、整理、分类、保存、统计、检索和编研的方式管理档案内容。文书工作是档案工作的前提，文书档案绝大多数资料都来自于文书
2 文书档案管理工作存在的问题
2.1 文书工作和档案工作无法有效衔接
实际工作的过程中，文书工作和档案工作之间有很大区别，虽然有一定的相同点，但分工明确，在衔接的过程中，文书与档案的工作相互配合并形成一个具有分体特征的管理系统[1]。当文书工作人员的档案管理意识薄弱或者档案工作人员不重视文书工作时，两项工作之间就会存在脱节，这是许多医院单位都存在的问题。
2.2 各部门对文书档案工作缺乏配合
文书档案的归档工作需要通过向医院不同部门收集资料的方式开展，但在实际工作过程中，很多部门只图一己之便，对于文书档案的工作不予配合，不愿花费精力将文书档案的相关资料归档并进行统一管理，从而给文书档案的管理工作带来阻碍，造成不必要的浪费，给文书档案管理人员增加工作量。这一问题对文书档案管理水平提高的制约是非常明显的。
2.3 文书档案管理工作缺乏规范措施
医院通常都会制定比较完善的整体管理制度，但对于看似不重要的文书档案管理工作则大多没有明确管理要求，也缺乏统一并且具有执行力的制度[2]。这一问题导致很多有价值的文书档案无法得到应有的重视，降低了文书档案收集、管理的效率，同时容易导致文书档案的完整性缺失。
2.4 文书档案管理工作未得到足够重视
在大多数医院单位中，文书档案管理工作通常都不是医院领导重点监督的内容，在很多医院中不受重视的问题已经成为普遍现象。有些领导认为自己既然不属于这一系统，就无需“多管闲事”；而有些领导则认为文书档案工作不重要，自己应将更多的精力用在对医院服务水平和业务水平的提升方面。在领导缺乏重视的情况下，下级管理人员直到工作人员都会存在轻视文书档案工作的现象。
3 提升文书档案管理工作的策略
3.1 重视文书工作与档案工作之间的衔接规范
文书档案的管理工作中，文件质量和档案的质量关系密切，因此应重视文书与档案工作之间良好的衔接效果，从而提升文书档案的质量和工作水平。首先，文书人员应做好对文书材料的立卷和归档工作，在对文件的处理过程中，需要同时计划好归档工作，以实现一体化思维，把好文件材料的质量关[3]。其次，对文件的处理工作需要做到及时并准确，及时登记所有收发的文件，一旦发现缺失，应立即处理。最后，需要加强对文件的立卷工作，这也是文书工作接近尾声的重要内容，档案管理工作自此开始，因此是文书档案两项工作最重要的衔接点。
3.2 加强不同部门之间的文书档案工作合作
提升文书档案的收集效率有助于提升文书档案工作的整体效率，并且保证文书档案工作的质量。因此应加强不同部门之间的互动合作，文书档案管理工作人员向医院各部门传达档案管理工作的重要性，并且深入各部门主动了解其信息，掌握最新材料，以不断优化文书档案管理工作[4]。应加强文书档案部门和医院其它各部门之间的积极协调与沟通工作，确保能够顺利地收集文书档案资料。在整理文书档案的过程中，应重视对医院历史和现状展现的档案整理，为医院进一步发展提供重要基础，为医院各部门实际工作提供必要的、有价值的参考信息。另外，文书档案部门应充分适应时代发展，保证相关工作有序、高效的开展，促进文书档案工作的现代化发展。
3.3 加强不同医院之间的文书档案工作学习
实践是总结经验的重要基础，医院文书档案的管理工作也不是在封闭环境下就能完成的，彼此之间需要足够的交流及学习，不同医院之间应展开积极合作与交流，互相交换经验教训，实现共同进步。文书档案管理人员应以3个方面的提升为基本要求：①自我学习提升；②多参加院内学习交流活动；③积极同其它医院的同职位工作人员交流。
3.4 建立健全完善的文書档案管理体系与制度
随着技术水平和人们认知能力的不断提高，医院文书档案的管理手段也应与时俱进不断提升，因此医院需要不断完善文书档案的管理体系。健全的规章制度是保障文书档案管理工作质量的重要前提，通过完善规章制度的方式，明确所有管理人员的相应职能，对医院不同部门和不同载体的档案进行统一管理，同步档案管理和业务考核体系[5]。医院应建立具有科学性的文书档案管理系统，健全文书档案管理的相关制度，保证文书档案管理工作有序、高效、准确地进行。医院可以根据相关法律法规，综合自身实际情况，建立健全自己的文书档案管理制度，明确文书档案管理部门各岗位工作人员的具体职责，同时明确奖惩措施，保证严格执行使所有文书档案的管理都能做到有章可循，通过明确而严格的制度约束工作人员的态度和行为[6]。
3.5 加强领导重视并提升管理人员培训水平
领导部门应积极主动地加强对文书档案管理的宣传工作，通过多种途径和方式，宣传文书档案管理的重要性，自上而下地加强管理理念和意识[7]。另外，医院领导应加强对文书档案管理人员的业务能力培养，提升医院各级干部和职工的文书档案管理意识。领导首先认可文书档案管理工作的重要意义，然后将精神传达至基层，才能起到上行下效的效果。医院领导应将文书档案管理工作视为医院发展的重要内容，狠抓落实，加强学习与培训，充分与兄弟单位进行交流与协作，从各个层面提升管理人员对文书档案管理工作的认识，提高管理人员的能力和素养，推动医院文书档案管理工作不断发展前行[8]。
4 结论
综上所述，医院文书档案管理工作具有一定的复杂性和长期性，想要全面提升并完善文书档案管理工作并非易事。就目前医院文书档案管理工作存在的问题，此次研究均提出了针对性的解决方案，希望通过这一研究，充分加强医院文书档案整体管理水平，为医院的可持续发展提供强有力的动力。
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[7] 刘彤，刘乃嘉，王珏，等.医院文书档案信息化管理与利用[J].中国校医，2016，30（8）：609-610.
[8] 刘清云.医院档案规范管理之我见[J].河北联合大学学报：医学版，2014（2）：247-248.
（收稿日期：2017-06-09）