档案信息化建设与工程档案管理的重要性


  摘要:随着我国社会经济不断发展,建筑行业获得了长远进步,各项新工艺和新材料被广泛应用在工程建设中,产生了越来越多的资料文件。传统档案管理工作存在着工作量大、管理混乱、保存条件要求高等问题,而在信息技术时代,通过档案资料的数字化能够将档案保存在数据库中,对提升档案管理效益有着重要意义。
  关键词:档案管理;信息化建设;重要性
  档案信息化建设工作是将工程建设中相关信息资料录人到计算机和网络中,将档案进行数字化处理,提升查阅和管理效率,减少档案管理的人力成本,更好的促进建设企业的发展。由于网络的便捷化和共享特性,这些档案在分享和使用中将更加的高效,是提升档案信息价值的重要方法。
  一、档案信息化建设和管理内涵
  档案信息化建设的本质是整合信息资源,利用计算机技术和互联网技术为用户提供更加便捷的信息收集、整理和查阅功能。在对工程档案进行信息化处理后,能够和其它社会信息相融合,提升档案应用价值。工程档案是工程建设中对各项内容进行的原始记录,信息化建设一方面是狭义上的档案资料数字化处理和上传,建立管理查阅网络体系,方便相关人员的调阅和查询。另一方面是广义上的工程档案信息与当地其它社会、经济、政治、文化等信息的融合处理,从而为社会大众服务。
  传统档案管理工作中,一般是将原始记录文件,以纸质、刻录光盘的方式进行保存和处理,供人们的使用和查询。在这种管理体系下,档案信息的处理效率较低,需要大量的人力资源投人,并且为了保障原始文件的安全,还需要做好防尘、防水和防火等工作,提升了档案管理成本。在信息技术时代,通过档案数字化能提供更加便捷的查阅和下载服务,并且维护管理成本较低,有利于使工程档案管理突破传统的侠义范围,加入到社会信息管理之中。现代化城市的发展,必须加强城市的防护能力,对突发事件正确做出反应。工程档案信息化通过网络的保存和传播,能够加强对信息资源的高效利用,保障城市的顺利运转,是新时期档案管理中的核心内容。因此,必须要建立起规范化、标准化的档案管理体系。
  二、档案信息化建设和工程档案管理的重要性
  工程檔案是城建档案中非常重视的组成内容之一,是保障城市安全稳定和快速发展的基本要素。由于城市化进程的加快和人们生活水平的提升,现代化城市体系愈加复杂,其发展不能盲目无序,而是要根据多方信息进行科学规划管理,这就使得档案管理工作有着重要的现实意义。
  1.提升档案管理质量
  目前不少地区工程档案管理工作存在着较多问题,尤其是传统档案的管理体系,难以满足实际的需求,管理效果受到较大的影响。而利用计算机技术加强档案的信息化建设,能够将众多的信息资料存人数据库中,利用计算机和互联网高效管理数据并进行快速的分享传播,能够有效提升信息档案的总体应用效果,提升档案管理的质量。档案信息化建设有利于促进档案管理工作的科学化话标准化,对于提升工程档案信息的应用价值和管理质量,还有助于以更小的成本投人管理更多的数据。
  2.促进档案信息共享
  我国社会经济发展迅速,城市化进程不断加快,但是由于档案信息化建设起步较晚,发展较慢,因此在工程档案的建立、查阅和共享中存在着问题。而档案信息化需要制定统一的规范,依据计算机技术开发应用软件系统,行成标准化的数字化管理系统,从而促进档案信息的传输和分享。对于我国工程档案管理来说,能够转变传统纸质档案传播效率慢等问题,突破档案信息共享和研究上的时空限制,能够最大程度的提升档案信息的社会效益。
  3.有利于促进建设事业发展
  工程档案是我国建设项目各类资源信息的整合和归纳,除了纸质资源还有众多的图片和音像资料,这些资料对于我国建设事业的进步和发展有着重要意义。加强工程档案信息化建设,现代信息技术的发展能够存储大量的真实数据,并且对于存储环境要求不高。这些宝贵资料能够对我国其它建设项目的开发和施工起到启发作用。对档案信息的研究和探索,能够不断优化工程建设工艺和技术水平,为我国社会发展奠定坚实的基础。
  三、强化工程档案信息化建设的对策
  1.重视档案的数字化处理
  工程档案原始文件较为复杂,纸质资料和数字资料都有,施工建设单位应当重视工程档案的数字化处理,将原始文件进行归纳和处理转化成数字状态,录人数据库中,从而提升档案信息的有效利用。建设单位在前期要增加投资力度,建立起专业的档案管理部门,调配专业的信息技术和档案管理人才,加强硬件设备建设,为档案信息数字化提供条件。
  2.完善档案信息化管理机制
  档案管理信息化转型过程中,一定要完善管理机制,从而保障档案信息化管理的规范和科学。建设单位应当加强监督管理工作,落实档案整理和归纳职责,制定档案信息化建设管理的流程,严格规定档案管理的流程,对内容的梳理、操作流程和开发应用等模式要固定下来,优化运转模式,保障工程档案信息化管理的高效有序。
  3.加大档案管理信息化建设力度
  第一,要进行档案的数字化处理,使用计算机进行原始文件的扫描等数字化处理,对工程档案做好分类工作,提升档案的利用价值和管理效率。第二,要规范档案管理体系,对信息的传输和利用中,要按照相关流程开展,使档案信息化价值最大化。第三,创建完善的数据库。数据库是档案信息化的基础,建设单位应完善数据库的建设和维护工作,创建检索体系和使用规则,派专人加强管理,确保数据库的顺利运转。
  结束语:综上所述,在我国城市化进程不断加快的背景下,信息技术的应用使得档案管理工作更加高效便捷,在城市建设和维护中发挥着重要作用。因此,要加强工程档案的信息化建设,从实际出发,推动我国工程档案信息化管理工作的持续发展。
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