从教学评估看学校档案管理的信息化建设

　　摘要：高校的教学档案资源是教学评估的基础及重要依据。另一方面，教学评估工作的开展也对高校的教学档案建设提出了新的要求，而档案信息化则是其中的重点。教学评估一方面是档案信息化建设的挑战，另一方面也是促进高校加强档案信息化建设的机遇。文章分析了目前高校档案信息化存在的问题，并以南京艺术学院为例，阐明了高校如何以教学评估为契机，推进档案信息化、网络化建设。
　　关键词：档案管理;档案信息化;教学评估
　　1 教学档案为高校教学评估工作提供重要依据
　　在教学活动中长期累积形成的高校教学档案是教学的原始记录，具备参考及保存价值，并存在多种不同的存储形式。教学档案是教学管理工作的基础，是高校教学、科研及管理水平的重要衡量标准，能够准确、完整、真实了解高校教学成果及教学管理工作发展过程[1]。教学档案也在教学评估工作中发挥着极为重要的作用。完整、规范的教学档案资料能够为做好高校教学评估准备工作打下良好基础，优质的教学档案管理也必然会对教学评估工作产生积极的影响。
　　2 高校教学档案信息化的必要性
　　在高校教学档案管理中应用信息技术，以计算机网络技术为支撑，采用计算机技术处理、保存及管理教学档案信息，提高教学档案的利用价值，为高校的教学改革服务，已经成为高校教学档案建设与管理的必然趋势。教学档案的信息程度及水平从某种程度上也反映了高校教学管理信息化的水平[2]。
　　2.1 是顺应时代发展的必然要求
　　如今，信息技术已广泛应用于生活的方方面面，而在高校开展教学档案信息化建设与管理也已成为教学工作的重点。高校教学档案建设与管理是体现高校教学管理水平的重要尺度，同时也是高校教学评估工作的基础依据及重点评估对象之一。信息技术、网络技术及多媒体技术广泛应用于教学之中，高校的教学方法及形式也随之产生了巨大的变化：教学活动内容日益丰富，教学方法、手段多样。这种情况为高校教学档案管理带来了更大的挑战，教学档案的数量急速增加，档案的收集、转化难度增加，大大增加了高校教学档案建设与管理工作的工作量及难度。因此，高校为促进教学改革不断深化，应当加快教学档案信息化、数字化的建设步伐，为高校的发展提供保障，以适应科技时代发展的需要。
　　2.2 高校教学档案的规范化管理要求高校实行教学档案信息化
　　随着信息技术、网络技术及多媒体技术的飞速发展，档案信息日益呈现多元化的趋势：原先单一的纸质文档形式逐渐被替代，电子文档、数字图像、音频、视频等资源形式及光盘、硬盘等资源承载方式成为存储教学资源的重要方法。教学档案的数字化和网络化能够提高数据的准确性、查找的便利性及管理的规范性。在高校教学档案建设与管理中引入信息技术及网络技术，依靠强大的信息技术数据储存功能和完善的数据库系统，能够大大提高高校教学档案管理的水平及效率。
　　2.3 有利于提高教学档案的使用效果及利用率
　　高校教学档案能够为今后的教学管理工作提供借鉴，完善的教学档案管理信息系统可以为教师和学生提供非常便捷、高效、准确的教学档案查询服务。能够满足师生、学校及社会不同群体对教学档案的需求，只要权限许可，通过在资源库中进行档案的信息检索、查找、下载，就能够便捷地实现高校教学档案资源的共享。
　　3 高校教学档案信息化建设与管理工作中存在的问题
　　3.1 教学档案信息化意识较为薄弱
　　许多高校为提高学校的教学质量，在教学第一线投入大量的人力、物力、财力，而对于看似与提高教学水平没有直接关系的档案管理工作缺乏投入。许多高校领导和教师及部分档案管理人员档案信息化意识较为淡薄，对于教学档案的收集、整理、开发利用程度都不够。例如，由于缺少制度的支持，档案管理人员并不重视档案的信息化工作，做不到及时将纸质档案转换为电子文档，常常存在材料收集不全、准确性不高等问题。
　　3.2 缺乏经费及软、硬件支持
　　教学档案信息化工作的经费投入不足，设备及软件系统也有待改善。经费是高校开展教学管理工作的基础保障，教学档案的建设与管理同样需要经费的支撑。而许多高校没有投入充足的经费进行软、硬件的购置，造成设备的陈旧、老化，软件系统功能不足，使得教学档案信息化工作难以正常开展。
　　3.3 缺乏檔案管理的专门技术人才，信息管理水平低下
　　目前许多高校档案管理存在人员数量少，素质参差不齐的问题。通过调查研究，发现大部分高校教学档案的管理人员多为行政人员、教学秘书或是由新任教师兼任，缺乏精通档案专业知识及信息技术的复合型专业人才。档案管理人员数量不足、兼职人员的精力与能力不足和与日俱增的教学档案之间存在着巨大的矛盾，也无法为将来的教学评估提供充足、准确的信息化档案资源。
　　3.4 缺乏先进的档案管理手段和技术
　　据调查，传统的档案管理手段和技术仍被许多高校广泛采用：文档材料的收集、整理、检索等大多数仍以纸质及纯手工的方式进行。而随着档案文档数量的迅速增长及数字化文档的大范围使用，传统的管理模式将会难以适应档案管理的新趋势，既无法解决工作量急速增加带来的问题，还需要增加存储纸质文档的经费投入。同时，传统的教学档案管理方式以纸质资源为主，不利于长期保存，信息检索不便，难以实现数据共享[3]。
　　3.5 教学档案的收集、整理不规范，难以实现数字化
　　许多高校的职能部门与各院系在档案材料的收集与整理过程中往往带有很大的随意性，没有提出明确的归档范围和要求。同时，各高校的教学活动大多具有学科种类多、专业性强等特点，从而使得教学档案也具有了内容繁杂、种类多样的特点。教学档案的产生往往贯穿教学工作的整个过程，并常常同时涉及多个部门，因此很容易出现教学档案收集不完整、遗失错漏、分类错误等现象，增加了教学档案的信息化建设与管理的困难。