如何提高档案的管理水平和服务能力
摘要：档案管理在当前社会发展形势下逐渐被广泛关注，对于现阶段各行各业来说，其档案管理工作职能也在逐渐发生转变，对于教育行业来说部分机构仍采用传统的档案管理模式，对其自身发展和保障学生信息的安全可靠都造成了一定的消极影响.本文基于教师及学生档案管理存在的不足进行分析，并探究其科学有效的优化解决方案.
关键词：信息化；人才培养；服务质量；工作效率
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2019）03-0099-03
我国社会经济快速发展，社会保障体系逐渐建立健全，当前形势下，人们生活质量不断提升，对于档案管理的认知水平也得到了增强.近年来我国不断深化教育体制改革，逐渐地转移工作重心，将个人档案的信息管理作为重点工作内容.现代科学技术的高度发展和广泛应用对档案管理方法进行优化创新，现阶段来说，行业应当加强对信息化档案管理方法的深入探究，以便于更好地提升工作效率和服务质量.
1 建立教育信息管理数据库的意义
当前我国社会经济发展模式下，人们的认知水平不断提升，对档案信息的管理方式也更加重视.对于教育行业来说档案信息涵盖内容较多，对教师、学生等多项信息数据进行收录，为日后的各项业务办理提供准确有效的依据.对于教育行业来说，其综合性较强，在实际运营过程中需要相关的政策与专业支持.建立档案信息管理数据库可以更好地对教师和学生的信息进行管理，监督业务办理流程，切实保障人员的个人利益.
1.1 有助于促进教育界的发展
伴随着我国教育行业的不断壮大，日常管理的事项也逐渐繁多，加大了教育信息管理的难度.尤其是在日常的教务管理工作之中，需要录入、整理越来越多的学生及教师信息，例如学生以及教师的基本信息、教师的教学计划、学校的课程安排、学生的成绩信息、学籍信息，甚至还包括定期考试的各种安排、信息等，这些都无形之中为教学的管理带来了很大的困难.如果还一直沿用过去传统的信息管理技术，那么最终只会出现学校信息网络瘫痪、学生以及教师的信息出现问题，影响到学校的正常运行.因此才需要使用信息化技术，对各种教育信息进行自动化信息处理，建立教育信息管理数据库，令各种资源能够实现信息的管理以及共享，从而提高日常管理的工作效率.
1.2 能够推动我国信息化管理不断发展
相较于传统的纸质档案管理，建立教育信息管理数据库准确性更高，也更加多元化.传统的纸质档案管理行使保存功能时往往只局限于文字或者是一些静态的照片等，比较单一，无法保存一些音频或者视频资料，给档案管理人员也带来一定的困扰.而教育信息管理数据库的建立则从根本上解决了这一难题，既能够保存一些文字或者静态图片，还能够保存视频、音频或者是一些动态图片等，令数据更加多元化.这样既能够丰富档案管理内容，为今后留下更多的借鉴资料，更能够提高我国整体的信息化管理水平，最终推动我国科学技术的更好发展，可谓是一举多得.
2 教育档案管理存在的不足
2.1 档案利用率较低
根据相关调查发展，现阶段我国多数档案管理部门的管理方式依然属于传统的档案信息管理手段，在这种管理模式下，档案的科学利用率难以有效提升.归结其原因，主要是由于两方面因素所致，第一，档案管理人员缺乏现代化管理意识，对档案管理缺乏正确的认识，认为档案只是单纯的档案管理，不会对行业的经济效益产生影响，致使在实际工作过程中难以有效地对档案信息资源管理进行有效的开发利用.第二，社会民众受传统档案管理观念的影响，对现代化档案管理缺乏正确认识，无法通过档案进行维护个人的切身利益，一定程度上来说既不利于个人权益的保障，也阻碍了行业的发展进程.
2.2 缺乏完善的档案管理制度
任何行业的健康稳定发展都离不开现代化制度的支撑，现阶段来说，教育行业档案管理工作的缺失正是由于缺乏完善的档案管理制度所造成的，笔者对一些教育机构进行调查的过程中发现，多数的单位并不具备完善的档案管理制度，对其工作效率和服务质量都产生了一定的消极影响.
2.3 基础设施和信息化建设有待于完善
当前大部分机构对档案管理缺乏规范的管理标准，并且在该方面的建设上资金、技术投入较小，以被动的方式进行档案信息管理.并且一些机构难以转变发展观念，仍采用传统的档案管理方式，与社会脱轨，不重视信息化建设.但实际上，伴随着计算机技术的不断推广，信息化已经深入至各个领域之中，为各行各业的发展都起到了积极的推动作用，当然也同样适用于教育档案的管理工作.因此，相关部门应该注意到时代发展的大背景，与社会接轨，加强教育档案管理工作的信息化建设，以便提高工作人员的工作效率和工作质量.在进行档案管理时，相关部门应该积极推进档案管理的信息化改革，建设相应的管理平台，这样既能够提高档案的管理质量，又便于他人进行查阅.工作人员也应该要树立正确的职业意识，积极主动地学习网络信息技术，提高自己的工作能力，确保教育档案信息化建设工作能够顺利地开展.
3 提高教育档案管理工作能力具体措施
3.1 打破传统束缚，积极转变观念意识
在开展一系列改善工作前，首先需要做的便是积极改变管理理念.对于档案管理工作而言，要先实现质的飞跃，就必须要先转变过去传统、固化的思想观念，这是第一步也同样是最重要的一步.只有彻底挣脱了观念上的制约与束缚，才能够帮助管理人员树立正确的观念意识，才能够真正推动档案管理工作发展.在正確的观念意识的引领下，管理人员才能够意识到开发利用现有资源档案的重要作用，才能够将资源档案与人们的生活水平等密切关联，保持着积极向上的工作心态，投身到档案管理信息资源的管理工作之中.
3.2 建立健全现代化档案管理制度
无论是什么行业，只有制定了明确的规章制度，工作人员才能够按照规章制度工作，做到“有规可依，按规工作”.因此，对教育档案管理工作而言，应该要健全档案信息资源的管理制度，制定明确的规章制度，确保教育档案管理工作能够做到有序开展.在日常的工作中，做好与基层工作人员的交流，调查他们在工作中存在的问题以及工作需求.对于大多数人的诉求，管理人员可以通过制定相关管理制度来进行解决.对于制度上存在的问题，在进行档案管理时要结合实际情况与工作人员的意愿对推行的制度进行修改、调整.为了能够推动管理工作更好地进行，管理人员可以从制度层面上针对存在的问题提出一些切实可行的解决对策.不仅如此，还应该建立健全的监督机制，设定专门的监督部门或是邀请外界人士对工作人员进行监督，将日常工作的业绩评价与绩效挂钩，以便能够从根本上调动起工作人员的工作积极性.